AFAS: Kas & Pas-boekingen exporteren met en zonder btw

Lukt het niet om de periode vanuit de module Kas & Pas te exporteren naar AFAS? Krijg je een foutmelding vanuit AFAS met betrekking tot de btw-code, die bijvoorbeeld zo luidt:

'Btw-code is verplicht voor rekening xxx' of 'Er is geen waarde ingevuld in verplicht veld 'Rekeningnummer' (AcNr)' ?

Dit komt meestal doordat de btw-instelling (Af te dragen vs. Te vorderen) niet overeenkomt met het type boeking.

In dit artikel leggen we uit waarom dit gebeurt en hoe je dit eenvoudig oplost.

De oorzaak: Dubbele grootboekinstellingen

In de Spend Cloud is een btw-code ingesteld als ofwel 'Te vorderen' ofwel 'Af te dragen'. AFAS accepteert een export alleen als de richting van de btw-code overeenkomt met het type boeking:

Uitgaven: Vereisen een btw-code die is ingesteld als 'Te vorderen'.

Inkomsten: Vereisen een BTW-code die is ingesteld als 'Af te dragen'.

Wanneer je bijvoorbeeld de btw-code 'Geen btw' (ingesteld als Te vorderen) gebruikt voor een inkomstenboeking, ontstaat er een conflict. De btw wordt dan debet geboekt, terwijl dit bij inkomsten credit (af te dragen) moet zijn. AFAS blokkeert in dat geval de import.

De oplossing: Maak onderscheid in je btw-codes

Om dit proces soepel te laten verlopen, adviseren wij om in de Spend Cloud voor beide geldstromen een specifieke btw-code te gebruiken.

Stap 1: Btw-instellingen in de Spend Cloud

Ga naar Applicatiebeheer / Algemeen / Btw en controleer de volgende inrichting:

Btw-codes voor uitgaven zijn ingesteld als 'Te vorderen'

Btw-codes voor inkomsten zijn ingesteld als 'Af te dragen'

Tip: Ook als je in AFAS een code gebruikt die voor beide stromen geschikt is (zoals '3N2'), moet je in de Spend Cloud specifiek de variant kiezen die op 'Af te dragen' staat voor je inkomsten. Zo dwing je de juiste credit-boeking af.

Stap 2: De huidige periode herstellen

Heb je op dit moment een foutmelding bij het exporteren? Volg dan deze stappen om de periode te corrigeren:

Heropen de periode in de module Kas & Pas.
Loop de boekingen na.
Pas de btw-code aan naar de code die is ingesteld als 'Af te dragen' voor inkomsten en de btw-code aan bij de uitgaven naar die is ingesteld als 'Te vorderen'.
Sluit de periode opnieuw af.

Stap 3: Opnieuw exporteren

De export naar AFAS zal nu zonder foutmeldingen op de btw verlopen, omdat de btw-richting nu correct aansluit bij de boekingsgang.

Heb je hulp nodig?

Lukt het niet om de juiste codes aan te maken of blijft de foutmelding bestaan? Neem contact op met onze supportafdeling. We kijken graag met je mee.