AFAS - Overstappen naar vernieuwde exportlogica

Sinds kort hebben wij voor de module Factuurverwerking een vernieuwde export ontwikkeld via de AFAS Webservice ( 997 - Customisable - Afas), die de verouderde exportlogica’s via SOAP zal vervangen. Dit gaat om de volgende exportlogica’s:

• 024 - AFAS Profit - Webservice
• 027 - AFAS Profit - Extended Transitoria - Webservice

Het doel van dit artikel is om de verschillen in boekingsgang per exportlogica duidelijk te maken, zodat men een beter beeld heeft van de verschillen bij het overstappen naar onze nieuwe AFAS export '997 - Customisable - Afas'.

Het grootste verbeterpunt in de nieuwe exportlogica is dat dit een verbeterde boekingsgang geeft. De verouderde  exportlogica's zijn namelijk gemaakt vóórdat AFAS hun transitorische module had ontwikkeld. Bij facturen waarbij er sprake is van periodeverdeling (bijvoorbeeld over kwartaal of jaar) wordt er in de nieuwe export gebruikgemaakt van de AFAS transitorische module. Hierbinnen sturen wij enkel de kosten mee in combinatie met de start- en eindperiode. AFAS zorgt via de transitoria module voor de verdeling.  Aan de hand van onderstaande voorbeeld factuur, zullen we de boekingsgang van de 3  (024, 027 en 997) exportlogica’s toelichten:

Voorbeeld factuurgegevens:

024 - AFAS Profit - Webservice

Indien bovenstaande factuur via de 024 logica wordt geboekt, zorgt dit uiteraard voor een boeking op de crediteur 24000. Daarnaast worden factuurregel 1 en 2 (door het verschil tussen factuurdatum en periode) direct via transitorisch rekeningnummer 24302 geboekt. Vervolgens worden ze vanuit het memoriaal doorgeboekt naar de kosten in de juiste perioden. Zie onderstaande afbeelding. 

Kortom, factuurregel 1 wordt op basis van het veld “Aantal periodes” geboekt met €250 in periode 04-2025 én €250 in 05-2025.
Factuurregel 2 wordt met €167,30  doorgeboekt naar 04-2025.

Het voordeel van deze export is dat er geen overbodige tussenrekening boekingen worden aangemaakt in AFAS.
Het nadeel is dat je bij de boekingen op de crediteur niet direct kan zien op welk grootboek deze kosten betrekking hebben. Dit loopt immers direct via het transitorische rekeningnummer (24302).

027 - AFAS Profit - Extended Transitoria - Webservice

Indien bovenstaande factuur via de 027 logica wordt geboekt, zorgt dit uiteraard ook weer voor een boeking op de crediteur 24000 . Zie onderstaande afbeelding.

Gebaseerd op de factuurdatum ( 31-03-2025) worden factuurregel 1 en 2 direct in de kosten geboekt ( GB 44213) binnen periode 03-2025. Door het verschil tussen factuurdatum en periode worden deze kosten echter weer tegengeboekt uit periode 03-2025 en vervolgens via het memoriaal dagboek en het transitorisch rekeningnummer 24302 verwerkt naar de kosten in de juiste perioden.
Kortom, factuurregel 1 wordt op basis van het veld Aantal periodes geboekt met €250 in periode 04-2025 én €250 in 05-2025.
Factuurregel 2 wordt met €167,30  doorgeboekt naar 04-2025.

Het voordeel van deze export is dat je bij de boekingen op de crediteur direct kan zien op welk grootboek deze kosten betrekking hebben.
Het nadeel is dat je via deze methode veel extra tussenrekeningen gebruikt om transitorisch te boeken en daarmee vervuiling te creëren binnen AFAS.

997 - Customisable - Afas

Indien bovenstaande factuur via de vernieuwde exportlogica 997 wordt geboekt, dan worden de voordelen van beide exports gecombineerd en de nadelen voorkomen. Zie onderstaande afbeelding.

Kortom, naast de boeking op de crediteur 24000 worden de kosten ook direct in de juiste periode geboekt ( 04-2025 ). Daarnaast verdeeld AFAS via de transitorische module factuurregel 1 via 04-2025 en 05-2025.

De vernieuwde export geeft dus een beter beeld van de kosten op 44213 zonder daarbij overbodige boekingsregels van de tussenrekening aan te maken in AFAS. Hierdoor adviseren wij uiteraard gebruik te maken van deze export.

Naast bovenstaande standaard exports hebben we ook twee exportlogica's voor onze functie voorregistratie waarbij de factuur geblokkeerd voor betaling in AFAS wordt geboekt. Dit gaat om:
1) "222 - AFAS Profit - Preregistration entire invoice - Webservice" welke dezelfde boekingsgang kent als de 027
2) "992 - Customisable - Afas - Preregistration" welke dezelfde boekingsgang kent als de 997.
In beide gevallen wordt na de goedkeuring in de Spend Cloud de factuur in AFAS vrijgegeven voor betaling. 

• Related Articles

• Spend Cloud in combinatie met AFAS

  Algemeen Via de Spend Cloud hebben we de mogelijkheid om te koppelen met AFAS via een directe koppeling ( webservice). Via deze koppeling kunnen we stamgegevens (crediteuren, kostenplaatsen, etc.) importeren in de Spend Cloud en facturen + boekingen ...

• Visma.net Financials Webservice

  Algemeen In dit artikel zullen alle instellingen en aandachtspunten met betrekking tot de koppeling met Visma.net Financials worden besproken. Eerst zullen de algemene onderdelen, die zowel invloed hebben op Factuurverwerking als Kas & Pas, worden ...

• Aan de kant van AFAS de webservice instellen

  Voor de webservice tussen de Spend Cloud en AFAS Profit moet een App Connector toegevoegd worden aan de Afas-omgeving. Voor meer informatie zie help.afas.nl Gebruikersgroep in AFAS aanmaken In AFAS moet een gebruikersgroep beschikbaar zijn voor ...

• Import/Export configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Import/export, vind je instellingen die van toepassing zijn op imports en exports vanuit de Spend Cloud. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling ...

• Eigenschappen Webservice

  De Spend Cloud biedt naast de reguliere koppeling middels uitwisseling van bestanden voor een select aantal financiële pakketten een geavanceerde webservice koppeling. Met een webservice is het mogelijk dat de Spend Cloud rechtstreeks communiceert ...