AFAS - Overstappen naar vernieuwde exportlogica
Voor de module Factuurverwerking heeft Spend Cloud een vernieuwde exportlogica ontwikkeld met AFAS ( 997 - Customisable - Afas). De vernieuwde AFAS export werkt middels de nieuwste technieken via de AFAS REST API. Dit zorgt ervoor dat de export beter presteert, (voor ons) makkelijker is in onderhoud, meer ruimte bied voor maatwerk en tevens toekomstbestendig is. Kortom, alleen maar voordelen!
Het grootste verbeterpunt in de nieuwe exportlogica is dat dit een verbeterde boekingsgang geeft. De verouderde exportlogica's zijn namelijk gemaakt vóórdat AFAS hun transitorische module had ontwikkeld. Bij facturen waarbij er sprake is van periodeverdeling (bijvoorbeeld over kwartaal of jaar) wordt er in de nieuwe export gebruikgemaakt van de AFAS transitorische module. Hierbinnen sturen wij enkel de kosten mee in combinatie met de start- en eindperiode. AFAS zorgt via de transitoria module voor de verdeling en daarmee optimale boekingsgang.
De vernieuwde export geruime tijd getest en geoptimaliseerd, waardoor deze inmiddels voor alle AFAS-klanten in gebruik genomen kan worden en daarmee de verouderde exportlogica’s zal vervangen. Dit gaat om de volgende exportlogica’s:
De vernieuwde export geruime tijd getest en geoptimaliseerd, waardoor deze inmiddels voor alle AFAS-klanten in gebruik genomen kan worden en daarmee de verouderde exportlogica’s zal vervangen. Dit gaat om de volgende exportlogica’s:
- 024 - AFAS Profit - Webservice
- 027 - AFAS Profit - Extended Transitoria - Webservice
Het doel van dit artikel is om jullie mee te nemen in deze overstap door de verschillen in boekingsgang per exportlogica duidelijk te maken, zodat men een beter beeld heeft van de verschillen bij het overstappen naar onze nieuwe AFAS export '997 - Customisable - Afas'.
Door flink uiteenlopende configuraties vanuit het verleden delen we daarnaast een checklist, zodat jullie voor de overstap kunnen controleren of jullie klaar zijn voor de overstap naar de vernieuwde logica.
1. Verschillende exportlogica's
Aan de hand van onderstaande voorbeeld factuur, zullen we de boekingsgang van de 3 (024, 027 en 997) exportlogica’s toelichten:
Voorbeeld factuurgegevens:
Naast bovenstaande standaard exports hebben we ook twee exportlogica's voor onze functie voorregistratie waarbij de factuur geblokkeerd voor betaling in AFAS wordt geboekt. Dit gaat om:1) 222 - AFAS Profit - Preregistration entire invoice - Webservice welke dezelfde boekingsgang kent als de 027
2) 992 - Customisable - Afas - Preregistration welke dezelfde boekingsgang kent als de 997.
In beide gevallen wordt na de goedkeuring in de Spend Cloud de factuur in AFAS vrijgegeven voor betaling.
1.1 024 - AFAS Profit - Webservice
Indien bovenstaande factuur via de 024 logica wordt geboekt, zorgt dit uiteraard voor een boeking op de crediteur 24000. Daarnaast worden factuurregel 1 en 2 (door het verschil tussen factuurdatum en periode) direct via transitorisch rekeningnummer 24302 geboekt. Vervolgens worden ze vanuit het memoriaal doorgeboekt naar de kosten in de juiste perioden. Zie onderstaande afbeelding.
Kortom, factuurregel 1 wordt op basis van het veld “Aantal periodes” geboekt met €250 in periode 04-2025 én €250 in 05-2025.
Factuurregel 2 wordt met €167,30 doorgeboekt naar 04-2025.
Factuurregel 2 wordt met €167,30 doorgeboekt naar 04-2025.
Het voordeel van deze export is dat er geen overbodige tussenrekening boekingen worden aangemaakt in AFAS.
Het nadeel is dat je bij de boekingen op de crediteur niet direct kan zien op welk grootboek deze kosten betrekking hebben. Dit loopt immers direct via het transitorische rekeningnummer (24302).
Het nadeel is dat je bij de boekingen op de crediteur niet direct kan zien op welk grootboek deze kosten betrekking hebben. Dit loopt immers direct via het transitorische rekeningnummer (24302).
1.2 027 - AFAS Profit - Extended Transitoria - Webservice
Indien bovenstaande factuur via de 027 logica wordt geboekt, zorgt dit uiteraard ook weer voor een boeking op de crediteur 24000 . Zie onderstaande afbeelding.
Gebaseerd op de factuurdatum ( 31-03-2025) worden factuurregel 1 en 2 direct in de kosten geboekt ( GB 44213) binnen periode 03-2025. Door het verschil tussen factuurdatum en periode worden deze kosten echter weer tegengeboekt uit periode 03-2025 en vervolgens via het memoriaal dagboek en het transitorisch rekeningnummer 24302 verwerkt naar de kosten in de juiste perioden.
Kortom, factuurregel 1 wordt op basis van het veld Aantal periodes geboekt met €250 in periode 04-2025 én €250 in 05-2025.
Factuurregel 2 wordt met €167,30 doorgeboekt naar 04-2025.
Kortom, factuurregel 1 wordt op basis van het veld Aantal periodes geboekt met €250 in periode 04-2025 én €250 in 05-2025.
Factuurregel 2 wordt met €167,30 doorgeboekt naar 04-2025.
Het voordeel van deze export is dat je bij de boekingen op de crediteur direct kan zien op welk grootboek deze kosten betrekking hebben.
Het nadeel is dat je via deze methode veel extra tussenrekeningen gebruikt om transitorisch te boeken en daarmee vervuiling creëert binnen AFAS.
Het nadeel is dat je via deze methode veel extra tussenrekeningen gebruikt om transitorisch te boeken en daarmee vervuiling creëert binnen AFAS.
1.3 997 - Customisable - Afas
In combinatie met onze nieuwe exportlogica ondersteunen wij twee methoden van boeken: 1) Periode bepaling o.b.v. factuurdatum en (2) Periode bepaling o.b.v. periode in factuurregel Spend Cloud. De methode van boeken wordt ingesteld in de Spend Cloud binnen de AFAS exportinstellingen.
1.3.1 Methode 1: Periode bepaling o.b.v. factuurdatum
Indien bovenstaande factuur via de vernieuwde exportlogica 997 (methode 1) wordt geboekt, dan wordt de factuur bijna identiek geboekt als de verouderde logica 027, maar dan wel middels de nieuwste technieken. Zie onderstaande afbeelding voor de boekingsgang in AFAS.
1.3.2 Methode 2: Periode bepaling o.b.v. periode in factuurregel Spend Cloud
Indien bovenstaande factuur via de vernieuwde exportlogica 997 (methode 2) wordt geboekt, dan worden de voordelen van beide exports gecombineerd en de nadelen voorkomen. Zie onderstaande afbeelding.
Kortom, naast de boeking op de crediteur 24000 worden de kosten ook direct in de juiste periode geboekt ( 04-2025 ). Daarnaast verdeeld AFAS via de transitorische module factuurregel 1 via 04-2025 en 05-2025.
De vernieuwde export geeft via methode 2 dus een beter beeld van de kosten op 44213 zonder daarbij overbodige boekingsregels van de tussenrekening aan te maken in AFAS.
Zoals je kunt zien, geven beide methoden jullie de optie voor de gewenste boekingsgang op basis van jullie rapportage behoeften. Daarnaast maken beiden methoden gebruik van de nieuwste technieken i.c.m. AFAS, waardoor het advies is deze nieuwe export in gebruik te nemen.
2. Checklist voor overstappen naar vernieuwde AFAS export
Waarom een checklist? Vanuit het verleden maken sommige klanten gebruik van uiteenlopende configuraties in combinatie met AFAS. Dit kan bijvoorbeeld voortkomen uit een eerder gebruik van een ander financieel pakket. Bij het ontwikkelen van de vernieuwde logica moesten bepaalde keuzes worden gemaakt ten behoeve van standaardisatie, omdat wij hierbinnen geen unieke werkwijze meer willen ondersteunen met als resultaat een moeilijk te onderhouden koppeling. Dit zal voor 99,9% van de AFAS-klanten geen verschil geven, echter willen wij hierbij toch zekerheid bieden dat je als klant klaar bent voor de overstap.
- Betalingscondities: Allereerst adviseren wij om de betalingscondities binnen AFAS te vergelijken met die in Spend Cloud. Naast het aantal dagen, is het ook van belangrijk dat de code gelijk is aan die binnen AFAS.
Zorg er daarnaast voor dat de code voor Automatisch incasso met code "AI" is aangemaakt (Spend Cloud en AFAS). - Btw: Wanneer je als klant gebruikmaakt van btw, controleer dan dat de btw-grootboekrekeningen zijn ingevuld binnen de btw-codes. Meer hierover kan je lezen binnen het volgende artikel: Spend Cloud in combinatie met AFAS - Btw-codes .
- Periode:
- Periode plaatsing: De nieuwe export ondersteunt enkel een periode plaatsing binnen de factuurregel. Indien deze in de kop staat, dan zal deze verplaats moeten worden.
- Periode-notatie: Aanvullend ondersteund AFAS enkel een periode formaat maand - Jaar ( MM-YYYY). Daarmee is de notatie dag-maand-jaar niet logisch i.c.m. AFAS.
Mocht de periode in de kop staan of indien jullie gebruikmaken van een periode-notatie DD-MM-YYYY, dan zal dit door Spend Cloud gewijzigd moeten worden. Hiervoor mag je contact opnemen met onze supportafdeling ( support@proactive.nl ).
3. Instellen vernieuwde AFAS exportlogica
Het instellen van de vernieuwde exportlogica is erg makkelijk, omdat de logica al voor alle AFAS-klanten is voorbereid. Na het doorlopen van bovenstaande checklist, kan je de exportlogica aanpassen middels 2 stappen:
3.1 Methode van exporteren
Allereerst is het belangrijk om de gewenste methode te controleren (zie hierboven 1.3 ). Standaard staat methode 2 (1.3.2) ingesteld.
Indien je als organisatie liever middels methode 1 werkt, dan navigeer je binnen het Applicatiebeheer naar het onderdeel Factuurverwerking > Exportmapping op maat. Hierbij bewerk je de aanwezige exportmapping(s). Op basis van methode 1 (1.3.1) snel je het veld "Uitgebreide overboekingsboeking maken *" in met Ja en kies je daarna voor "Opslaan" (zie onderstaande afbeelding).
Indien je als organisatie liever middels methode 1 werkt, dan navigeer je binnen het Applicatiebeheer naar het onderdeel Factuurverwerking > Exportmapping op maat. Hierbij bewerk je de aanwezige exportmapping(s). Op basis van methode 1 (1.3.1) snel je het veld "Uitgebreide overboekingsboeking maken *" in met Ja en kies je daarna voor "Opslaan" (zie onderstaande afbeelding).
3.2 Instellen binnen administratie
Daarnaast dien je de logica ook in te stellen binnen de administratie. Hiervoor navigeer je naar de administratie instellingen ( Applicatiebeheer > Algemeen > Administraties ). Hierbij bewerk je de administratie(s) en pas je het veld "Factuurverwerking exportformaat" aan (zie onderstaande afbeelding). Hierbij volg je onderstaande conversie:
Standaard - van 024 of 027 - AFAS Profit naar "997 - Customisable - Afas"
Standaard - van 024 of 027 - AFAS Profit naar "997 - Customisable - Afas"
Voorregistratie - van "222 - AFAS Profit - Preregistration entire invoice" naar "992 - Customisable - AFAS - Preregistration"
Let op dat je hierbij niet zomaar overstapt van een standaard export naar voorregistratie export! Dit betreft een werkwijze en kan alleen met behulp van Spend Cloud worden gewijzigd!
Nadat je de AFAS exportlogica hebt gewijzigd, adviseren wij altijd een export uit te voeren om de koppeling op juiste werking te controleren (in Spend Cloud en AFAS).
Mocht je vragen hebben over de vernieuwde logica of problemen ervaren bij het in gebruik nemen van de vernieuwde logica, dan kun je contact opnemen met onze supportafdeling ( support@proactive.nl ).
Mocht je vragen hebben over de vernieuwde logica of problemen ervaren bij het in gebruik nemen van de vernieuwde logica, dan kun je contact opnemen met onze supportafdeling ( support@proactive.nl ).
Related Articles
Spend Cloud in combinatie met AFAS
Algemeen Via de Spend Cloud hebben we de mogelijkheid om te koppelen met AFAS via een directe koppeling ( webservice). Via deze koppeling kunnen we stamgegevens (crediteuren, kostenplaatsen, etc.) importeren in de Spend Cloud en facturen + boekingen ...Visma.net Financials Webservice
Algemeen In dit artikel zullen alle instellingen en aandachtspunten met betrekking tot de koppeling met Visma.net Financials worden besproken. Eerst zullen de algemene onderdelen, die zowel invloed hebben op Factuurverwerking als Kas & Pas, worden ...Aan de kant van AFAS de webservice instellen
Voor de webservice tussen de Spend Cloud en AFAS Profit moet een App Connector toegevoegd worden aan de Afas-omgeving. Voor meer informatie zie help.afas.nl Gebruikersgroep in AFAS aanmaken In AFAS moet een gebruikersgroep beschikbaar zijn voor ...Import/Export configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Import/export, vind je instellingen die van toepassing zijn op imports en exports vanuit de Spend Cloud. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling ...Eigenschappen Webservice
De Spend Cloud biedt naast de reguliere koppeling middels uitwisseling van bestanden voor een select aantal financiële pakketten een geavanceerde webservice koppeling. Met een webservice is het mogelijk dat de Spend Cloud rechtstreeks communiceert ...