Bevoegdheden en rollen binnen de Spend Cloud

Tijdens het implementatieproces van de Spend Cloud is er een organisatiestructuur vastgesteld. Deze kun je vinden bij Applicatiebeheer > Organisatie > Structuur. De structuur is het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en is daarmee een belangrijk onderdeel van de inrichting. In de structuur worden de verhoudingen weergegeven tussen alle locaties en/of afdelingen binnen jouw organisatie. Medewerkers die onder een van deze organisatorische eenheden vallen zijn hieraan toegevoegd. Dit betekent dat de medewerker in Spend Cloud gerechtigd is om werkzaamheden uit te voeren voor de betreffende organisatorische eenheid. Echter zullen niet alle medewerkers op een organisatorische eenheid dezelfde bevoegdheden hebben. Om die reden moet je voor iedere medewerker definiëren welke rol de medewerker vervult binnen deze organisatorische eenheid. Pas als je dit hebt ingericht kan een medewerker inloggen en zijn of haar taken uitvoeren.

De bevoegdheden die een medewerker heeft op een bepaalde organisatorische eenheid leg je vast in een zogeheten ‘rol’. Een rol is opgebouwd uit een aantal onderdelen. Om een nieuwe rol binnen de Spend Cloud aan te maken zijn de volgende stappen van belang:

Een rechtenset met rolbevoegdheden

Een organisatorische eenheid Een medewerker

Een medewerker kan meerdere rollen hebben op dezelfde organisatorische eenheid. Bijvoorbeeld wanneer deze medewerker zowel facturen moet kunnen aftekenen, als bestellingen moet kunnen plaatsen. Daarnaast kan een medewerker ook rollen hebben op meerdere organisatorische eenheden.

Rechten en bevoegdheden

Rechtenset

Met een rechtenset geef je aan welke menuonderdelen en knoppen een medewerker ziet in zijn of haar omgeving. Bij Applicatiebeheer>Organisatie>Rechten zie je een lijst met alle rechtensets. Deze rechtensets kun je indien wenselijk aanpassen, of je kunt een nieuwe rechtenset toevoegen. Als je in het overzicht op een rechtenset klikt, kun je inzien welke rechten er zijn toegekend. Alle onderdelen met een vinkje zullen zichtbaar worden in de omgeving van een medewerker met deze rechtenset. De rolbevoegdheden zijn afhankelijk van de gekozen rechtenset. Zo zijn er voor de module Inkoop andere rolbevoegdheden dan voor de module Factuurverwerking. 

Om een nieuwe rol te kunnen creëren is het noodzakelijk dat de betreffende rechtenset aanwezig is. Hoe maak ik een nieuwe rechtenset?

Functieprofielen

Indien er meerdere medewerkers zijn met dezelfde rechten en rolbevoegdheden, is het aan te raden om met functieprofielen te werken. In een functieprofiel leg je vooraf de rechten en rolbevoegdheden vast. Op het moment dat je nu een nieuwe rol gaat toevoegen hoef je alleen het functieprofiel te selecteren en is de rol aangemaakt. Mocht er iets wijzigen in de rol dan hoef je alleen het functieprofiel aan te passen, waarna de wijziging bij alle medewerkers met dit functieprofiel wordt toegepast. 

Organisatiestructuur

Om de medewerker op de juiste plek binnen de organisatie toe te voegen is het belangrijk dat er een juiste structuur in de Spend Cloud wordt ingericht. De structuur is een hiërarchische weergave van de opbouw van de organisatie. Voor 3 van onze modules is deze structuur van belang omdat hiermee de procuratieflow wordt bepaald. Deze inrichting van deze structuur is niet in beton gegoten en kan (net als de organisatie) in beweging zijn. Wijzigingen zijn dan ook vrij eenvoudig toe te voegen. 

Lees hier wat er belangrijk is bij het opstellen van de organisatiestructuur en hoe deze op te stellen en aan te passen is.

Medewerker aanmaken

Een medewerker toevoegen binnen de Spend Cloud is een handeling die vaak voorkomt. Dit kan makkelijk vanuit het menuonderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Medewerkers via de knop Toevoegen. Wanneer een nieuwe medewerker is aangemaakt leidt het systeem je direct door de opvolgende stappen heen, zie hieronder. Na deze stappen is er een rol ingericht voor de betreffende medewerker. 

Rollen

Er zijn drie manieren om een rol toe te kennen aan een medewerker. Je kunt dit per medewerker instellen, via een functieprofiel of een bestaande rol overdragen. Bij Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen zie je een overzicht van alle rollen binnen de organisatiestructuur.

Per medewerker een rol toewijzen
Door een rol per medewerker toe te voegen kun je een keuze maken dit te doen op basis van een rechtenset, op deze manier kun je specifieke bevoegdheden instellen voor een medewerker, of een functieprofiel in combinatie met een rechtenset. Je kunt dit direct doen door:

1. je te laten leiden bij het aanmaken van een medewerker (door de stappen in het systeem te volgen)
2. via de knop rollen toevoegen op de medewerker
3. via de knop rollen toevoegen in het rollenoverzicht

Rol overdragen

Vanuit het rollenoverzicht kun je een bestaande rol overdragen naar een andere medewerker. De rol blijft beschikbaar op dezelfde organisatorische eenheid met dezelfde rechten, alleen stel je een nieuwe ‘rol eigenaar’ in. Daarnaast worden alle openstaande acties met betrekking tot de rol overgedragen naar de nieuwe rol eigenaar

• Related Articles

• Structuur

  In het menu Applicatiebeheer / Organisatie / Structuur vind je een overzicht van jouw organisatiestructuur zoals deze is vastgelegd in de Spend Cloud. In de structuur wordt de hiërarchie vastgelegd tussen alle locaties en/of afdelingen binnen jouw ...

• Rollen

  Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...

• Rechten

  In het applicatiebeheer van Spend Cloud vind je het menu Rechten. Rechten worden altijd gebundeld in een rechtenset. Met een rechtenset bepaal je tot welke menu's een medewerker toegang heeft en welke knoppen deze kan gebruiken. In Applicatiebeheer / ...

• Hoe kunnen we onze gewijzigde/nieuwe organisatiestructuur verwerken in de Spend Cloud?

  Door grote wijzigingen binnen een organisatie, zoals een reorganisatie of het ontstaan van een nieuwe administratie of afdeling kan het voorkomen dat de inrichting van de Spend Cloud niet meer volledig aansluit betreft de organisatiestructuur en ...

• Functieprofielen en Rollen

  Binnen jullie organisatie hebben medewerkers verschillende taken en bevoegdheden. Deze willen we natuurlijk graag vertalen naar de juiste inrichting in de Spend Cloud. De taken en bevoegdheden worden in de Spend Cloud een functieprofiel genoemd. In ...