Boekingen coderen in de app

Als je bent ingelogd in de Spend Cloud App kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Op het dashboard van de app zie je bovenin de passen waarvan jouw organisatie je als paseigenaar heeft geregistreerd. Dit kunnen bunq-passen of Spend Cloud Cards zijn, afhankelijk van de keuzes die jouw organisatie heeft gemaakt. Op de pas staat het budget wat je die dag kan uitgeven. 

Onder je pas(sen) staan de meest recente boekingen die nog verantwoord moeten worden. Je kunt boekingen met de status ‘Te coderen’ direct vanuit het dashboard aantikken om deze te bewerken. 

Als jouw organisatie ook gebruik maakt van andere modules staan er meerdere uit te voeren acties op het dashboard. 

Boekingen terugvinden 

Vanaf jouw dashboard heb je de mogelijkheid om direct een boeking te coderen. Echter worden op het dashboard alleen de vijf nieuwste boekingen getoond.

Je kunt rechts onderaan op de drie streepjes klikken om naar het menu 'Boeken'  te navigeren. Hier kun je het gewenste boek selecteren waarna je alle bijbehorende boekingen kunt inzien. 

Boekingen coderen 

De boekingen met een blauw bolletje zijn boekingen die nog gecodeerd moeten worden. Als de boeking volledig is voorzien van alle financiële gegevens zal dit bolletje grijs worden weergegeven en hoef je geen verdere actie te ondernemen op de boeking. In dit overzicht kun je ook inzien of er een bijlage aan de boeking is toegevoegd. Indien dit het geval is zal er bij het bedrag een paperclip-icoontje worden weergegeven.  

Nadat je een boeking hebt geselecteerd kun je deze op de pagina die volgt coderen:

Bovenaan heb je de mogelijkheid om meerdere afbeeldingen toe te voegen, bijvoorbeeld een foto van een bonnetje. Door het camera-icoon te selecteren kun je óf een foto maken, óf een bestaande afbeelding selecteren uit jouw galerij. Indien de geselecteerde foto niet naar wens is, kun je de afbeelding na het opslaan nogmaals selecteren en een nieuwe foto toevoegen.

Als je meerdere bijlagen hebt toegevoegd, zullen deze worden gebundeld tot één PDF bestand. 

Onder de afbeelding vind je een aantal statische gegevens zoals de naam van het boek, de datum van de boeking en het bedrag. Deze gegevens kun je niet wijzigen. 

Daaronder kan de codering worden gedaan. Zo kun je hier een beschrijving meegeven en o.a. aangeven op welke kostensoort en kostenplaats de boeking moet worden geboekt. De velden met een sterretje (*) zijn verplicht om te vullen. Nadat je de volledige codering hebt ingevuld klik je rechtsboven de pagina op ‘Opslaan’. De boeking is gecodeerd en hiermee is de actie afgehandeld. 

In tegenstelling tot de webversie kun je in de app een boeking ook opslaan als niet alle verplichte velden zijn ingevuld. Op deze manier heb je de mogelijkheid om vast een bonnetje bij een boeking te voegen en de daadwerkelijke codering op een later tijdstip aan te vullen. Let er wel op dat de codering is gedaan, voordat een periode wordt afgesloten. Mochten er in een periode nog boekingen staan die niet volledig zijn gecodeerd dan kan deze periode ook niet worden afgesloten.

Kasboeking toevoegen

Wanneer je contant geld kunt opnemen met jouw pas kun je ook kasboekingen toevoegen om contante uitgaven te verantwoorden. Je kunt een kasboeking toevoegen door rechtsonder naar het menu te gaan, vervolgens klik je onder Kas & Pas op boeken, selecteer het gewenste boek. Je ziet nu een overzicht van te coderen transacties en de knop om een kasboeking toe te voegen.

• Related Articles

• Boekingen coderen

  Alle transacties die je met jouw Spend Cloud card of bunq pas doet, worden direct weergegeven in Spend Cloud. Je kunt deze transacties terugvinden in het pasboek waaraan jouw pas is gekoppeld. Het pasboek zie je op de computer in het menu Kas & Pas / ...

• Collectief coderen

  Om alle niet (volledig) gecodeerde boekingen centraal te coderen kan het onderdeel Collectief Coderen worden gebruikt. Anders dan het onderdeel Collectief Afsluiten is het niet mogelijk om alle niet (volledig) gecodeerde boekingen in één handeling te ...

• Bekijk transacties via de knop pastransacties en veelvoorkomende foutmeldingen bij mislukte betalingen

  De knop Pastransacties is te vinden in Applicatiebeheer / Kas & Pas / Pastransacties. Via deze functie krijg je een overzicht te zien van alle gelukte of mislukte transacties die door een (betaal)terminal of online betaalmethode zijn geregistreerd. ...

• Gebruikershandleiding Kas & Pas - Pasbeheer, boekingen en beoordelen (Pasmedewerker en pasverantwoordelijke)

  In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe je als pasmedewerker kunt werken met een gecombineerd pasboek en hoe je als ...

• Een periode beoordelen in de App

  Wanneer voor een boek is ingesteld dat periodes beoordeeld moeten worden, zal de periode ter beoordeling worden aangeboden aan de medewerker die hier verantwoordelijk voor is. In de app kun je deze beoordeel-acties vinden door rechtsonder naar ...