Coderingsmatrix importeren
Coderingsmatrix via CSV importeren
Voor het inlezen van verbijzonderingen met administratie "Uit bestand" moet het volgende in het bestand vermeld staan:
Het bestand voor kostenplaats verbijzonderingen: Administratienummer ; Grootboekrekeningnummer; Kostenplaatscode
Het bestand voor kostendrager verbijzonderingen: Administratienummer ; Grootboekrekeningnummer; Kostendragercode
Het bestand voor variabel veld verbijzonderingen: Administratienummer ; Grootboekrekeningnummer; Variabel veld code 1, 2 of 3
Hieronder een voorbeeld van hoe het bestand eruit dient te zien voor het inlezen van kostenplaats verbijzonderingen, wanneer er meerdere verbijzonderingen mogelijk zijn voor een grootboekrekening dan dien je het grootboekrekeningnummer meerdere keren op te nemen (zie de rode vensters):
Voor het inlezen van verbijzonderingen met administratie "Zoals geselecteerd"moet het volgende in het bestand vermeld staan:
Het bestand voor kostenplaats verbijzonderingen: Grootboekrekeningnummer; Kostenplaatscode
Het bestand voor kostendrager verbijzonderingen: Grootboekrekeningnummer; Kostendragercode
Het bestand voor variabel veld verbijzonderingen: Grootboekrekeningnummer; Variabel veld code 1, 2 of 3
Bij het veld "In het geval van lege waarde" heb je de keuze uit:
- Niet toegestaan
Wanneer een grootboekrekening voor een administratie niet voorkomt in het te importeren bestand dan is de verbijzondering niet toegestaan bij de betreffende grootboekrekening. Dit geldt ook wanneer de grootboekrekening voor een administratie wel meegegeven wordt in het bestand, maar zonder verbijzonderingen.
- Toegestaan (Alle opties)
Wanneer een grootboekrekening voor een administratie niet voorkomt in het te importeren bestand dan is de verbijzondering toegestaan (optioneel in te vullen) bij de betreffende grootboekrekening waarbij alle verbijzonderingen gekozen mogen worden. Dit geldt ook wanneer de grootboekrekening voor een administratie wel meegegeven wordt in het bestand, maar zonder verbijzonderingen.
- Verplicht (Alle opties)
Wanneer een grootboekrekening voor een administratie niet voorkomt in het te importeren bestand dan is de verbijzondering verplicht (in te vullen) bij de betreffende grootboekrekening, waarbij alle verbijzonderingen gekozen mogen worden. Dit geldt ook wanneer de grootboekrekening voor een administratie wel meegegeven wordt in het bestand, maar zonder verbijzonderingen.
Bij het veld "Verplichte instelling bij het importeren" heb je de keuze uit:
- Niet aanpassen
Deze instelling wordt toegepast op alle grootboekrekeningen die in het bestand voorkomen met verbijzonderingen. Bij de grootboekrekening kunnen de verbijzonderingen (combinaties) die in het bestand staan gekozen worden. Of dit verplicht is of optioneel kan handmatig ingesteld worden via de coderingsmatrix instelling, hieraan worden geen wijzigingen toegebracht bij de import.
- Zet alle op toegestaan
Deze instelling wordt toegepast op alle grootboekrekeningen die in het bestand voorkomen met verbijzonderingen. Bij de grootboekrekening kunnen de verbijzonderingen (combinaties) die in het bestand staan gekozen worden, maar is en is het niet verplicht om één van de beschikbare verbijzonderingen in te vullen.
- Zet alle op verplicht
Deze instelling wordt toegepast op alle grootboekrekeningen die in het bestand voorkomen met verbijzonderingen. Bij de grootboekrekening kunnen de verbijzonderingen (combinaties) die in het bestand staan gekozen worden en is het verplicht om één van de beschikbare verbijzonderingen in te vullen..
Coderingsmatrix via AFAS Connector importeren
Voor het importeren van de coderingsmatrix met behulp van een AFAS Connector kun je gebruik maken van:
ProActive_Coderingsmatrix_As1
ProActive_Coderingsmatrix_As2
Projecten en item codes via de projectenmodule van AFAS worden niet gekoppeld aan een grootboekrekening binnen AFAS, er wordt alleen aangegeven of een grootboekrekening een projectcode nodig heeft of niet. De coderingsmatrix ophalen via de connector is dus niet mogelijk zoals bij as 1 t/m 3. Er kan alleen worden aangegeven of het veld project moet worden gevuld of niet. Advies is om binnen de Spend Cloud dit bij één grootboekrekening in te stellen en deze waarde te kopieren naar de overige grootboekrekeningen.
Related Articles
Coderingsmatrix instellen
Met een coderingsmatrix kun je per grootboekrekening bepalen welke keuzemogelijkheden er beschikbaar zijn bij een bepaald veld. Bij het toevoegen van een nieuwe grootboekrekening kun je een coderingsmatrix instellen. Je kunt ook achteraf een ...Grootboekrekeningen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel ‘Grootboek’ zie je een overzicht van alle grootboekrekeningen. Je kunt hier ook nieuwe grootboekrekeningen toevoegen en gegevens aanpassen. Grootboekrekeningen toevoegen Bovenaan het grootboekrekeningen-overzicht, staat de knop ...Medewerkers- en rollen-import
In dit artikel staat beschreven hoe een medewerkers- en een rollen-import ingericht kan worden in de Spend Cloud. De combinatie van beide imports zorgt voor een automatisering in het gebruikersbeheer van de Spend Cloud. Medewerkersimport Bij een ...Importdefinities
Met de Spend Cloud is het mogelijk om gegevens zoals crediteuren, grootboekrekeningen, kostendragers, kostenplaatsen en medewerkers met één druk op de knop automatisch toe te voegen. Als je hier gebruik van wilt maken dien je in het menu-onderdeel ...Kostenplaatsen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel Kostenplaatsen staan alle kostenplaatsen die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostenplaats toevoegen of een lijst met kostenplaatsen importeren. Via het overzicht kun je ook een workflow instellen en ...