Voor het inlezen van verbijzonderingen met administratie "Uit bestand" moet het volgende in het bestand vermeld staan:

Het bestand voor kostenplaats verbijzonderingen: Administratienummer ; Grootboekrekeningnummer; Kostenplaatscode
Het bestand voor kostendrager verbijzonderingen: Administratienummer ; Grootboekrekeningnummer; Kostendragercode
Het bestand voor variabel veld verbijzonderingen: Administratienummer ; Grootboekrekeningnummer; Variabel veld code 1, 2 of 3

Hieronder een voorbeeld van hoe het bestand eruit dient te zien voor het inlezen van kostenplaats verbijzonderingen, wanneer er meerdere verbijzonderingen mogelijk zijn voor een grootboekrekening dan dien je het grootboekrekeningnummer meerdere keren op te nemen (zie de rode vensters):


Voor het inlezen van verbijzonderingen met administratie "Zoals geselecteerd"moet het volgende in het bestand vermeld staan:

Het bestand voor kostenplaats verbijzonderingen: Grootboekrekeningnummer; Kostenplaatscode
Het bestand voor kostendrager verbijzonderingen: Grootboekrekeningnummer; Kostendragercode
Het bestand voor variabel veld verbijzonderingen: Grootboekrekeningnummer; Variabel veld code 1, 2 of 3



Bij het aanmaken van de importdefinitie kun je bij "Soort import" de gewenste verbijzonderingen import selecteren, bijvoorbeeld "Grootboekrekening - Kostenplaats (coderingsmatrix)".

Bij het veld "In het geval van lege waarde" heb je de keuze uit:

- Niet toegestaan
Wanneer een grootboekrekening voor een administratie niet voorkomt in het te importeren bestand dan is de verbijzondering niet toegestaan bij de betreffende grootboekrekening. Dit geldt ook wanneer de grootboekrekening voor een administratie wel meegegeven wordt in het bestand, maar zonder verbijzonderingen.

- Toegestaan (Alle opties)
Wanneer een grootboekrekening voor een administratie niet voorkomt in het te importeren bestand dan is de verbijzondering toegestaan (optioneel in te vullen) bij de betreffende grootboekrekening waarbij alle verbijzonderingen gekozen mogen worden. Dit geldt ook wanneer de grootboekrekening voor een administratie wel meegegeven wordt in het bestand, maar zonder verbijzonderingen.

- Verplicht (Alle opties)
Wanneer een grootboekrekening voor een administratie niet voorkomt in het te importeren bestand dan is de verbijzondering verplicht (in te vullen) bij de betreffende grootboekrekening, waarbij alle verbijzonderingen gekozen mogen worden. Dit geldt ook wanneer de grootboekrekening voor een administratie wel meegegeven wordt in het bestand, maar zonder verbijzonderingen.

Bij het veld "Verplichtings instelling bij het importeren" heb je de keuze uit:

- Niet aanpassen
Deze instelling wordt toegepast op alle grootboekrekeningen die in het bestand voorkomen met verbijzonderingen. Bij de grootboekrekening kunnen de verbijzonderingen (combinaties) die in het bestand staan gekozen worden. Of dit verplicht is of optioneel kan handmatig ingesteld worden via de coderingsmatrix instelling, hieraan worden geen wijzigingen toegebracht bij de import.

- Zet alle op toegestaan
Deze instelling wordt toegepast op alle grootboekrekeningen die in het bestand voorkomen met verbijzonderingen. Bij de grootboekrekening kunnen de verbijzonderingen (combinaties) die in het bestand staan gekozen worden, maar is en is het niet verplicht om één van de beschikbare verbijzonderingen in te vullen.

- Zet alle op verplicht
Deze instelling wordt toegepast op alle grootboekrekeningen die in het bestand voorkomen met verbijzonderingen. Bij de grootboekrekening kunnen de verbijzonderingen (combinaties) die in het bestand staan gekozen worden en is het verplicht om één van de beschikbare verbijzonderingen in te vullen..

Coderingsmatrix via AFAS Connector importeren

Voor het importeren van de coderingsmatrix met behulp van een AFAS Connector kun je gebruik maken van:
ProActive_Coderingsmatrix_As1
ProActive_Coderingsmatrix_As2

De connectoren voor het ophalen van vrije veld verbijzonderingen zullen op een later moment beschikbaar worden.


In dit schermvoorbeeld betreft het nog de oude benaming van de coderingsmatrix connector.

Projecten en item codes via de projectenmodule van AFAS worden niet gekoppeld aan een grootboekrekening binnen AFAS, er wordt alleen aangegeven of een grootboekrekening een projectcode nodig heeft of niet. De coderingsmatrix ophalen via de connector is dus niet mogelijk zoals bij as 1 t/m 3. Er kan alleen worden aangegeven of het veld project moet worden gevuld of niet. Advies is om binnen de Spend Cloud dit bij één grootboekrekening in te stellen en deze waarde te kopieren naar de overige grootboekrekeningen.