Contractgegevens registreren door contracteigenaar
Tijdens het registreren van het contract worden de voorwaarden van het contract ingevoerd in Spend Cloud. Afhankelijk van de instellingen moet de contracteigenaar, nadat het contract (gedeeltelijk) is geregistreerd, de registratie aanvullen. Het contract wordt dan met de actie ‘Te registreren’ weergegeven in het actie overzicht van de contracteigenaar. Nadat deze de ontbrekende gegevens heeft ingevuld, zal het contract worden geactiveerd.
Je kunt een contract registreren aan de hand van de volgende stappen:
- Definieer de contractgegevens en vul hierbij alle velden met een * in. Afhankelijk van de instellingen kun je alle of een deel van de contractgegevens registreren.
- In het gele kader bij de contractperiode kun je indien wenselijk een bestand en/of toelichting toevoegen. Om dit te doen vink je de gewenste opties aan, waarna je de bestanden in de volgende stap kunt selecteren.
- Als jouw organisatie ook met module Verplichtingen werkt, heb je de mogelijkheid om een codering vast te leggen. Wanneer de verplichting nu wordt geselecteerd bij het coderen van een factuur zal de ingestelde codering automatisch worden overgenomen.
- Klik op ‘Doorgaan’. Afhankelijk van de instellingen kun je vervolgens de betrokkenen bij het contract aangeven. Bij de contractbetrokkenen is het contract zichtbaar in het archief van deze medewerkers en zullen zij notificaties ontvangen bij wijzigingen in het contract. Indien dit niet wenselijk is selecteer je niets.
- Klik op ‘Opslaan’. Het contract wordt nu geactiveerd en is zichtbaar in uw Archief. Tevens worden de betrokkenen die zijn aangegeven bij het contract, op de hoogte gesteld van de activering door middel van een notificatie e-mail.
Related Articles
Een contract registreren
Nadat een contract is toegevoegd in Spend Cloud kun je de gegevens van het contract invullen (registreren) in het menu-onderdeel Registreren. Door vanuit het registreren-overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina ...Een contract verlengen of beëindigen
Bij het passeren van een actiemoment, moet een contracteigenaar aangeven of het contract moet worden verlengd of beëindigd. Afhankelijk van de keuze die wordt gemaakt tijdens het beoordelen, wordt er een notificatie naar de uitvoerder gestuurd om het ...Een contract in afwachting van bevestiging
Bij een contractverlenging of –beëindiging kun je aangegeven dat je nog in afwachting bent van een bevestiging. De contracten waarbij dit het geval is worden weergegeven met de status ‘In afwachting van bevestiging’. Als je de bevestiging van de ...Een contract beoordelen
Als de datum van het actiemoment van een contract is bereikt, krijgt de contracteigenaar een notificatie en moet het contract worden beoordeeld. Dit houdt in dat er wordt bepaald of het contract moet worden verlengd of wordt beëindigd. Let op! Door ...Een contract bevestigen
Afhankelijk van de instellingen, wordt het contract na de registratie ter bevestiging naar de contracteigenaar verstuurd. De contracteigenaar heeft de taak om de registratie te doorlopen en deze goed te keuren of af te keuren. Na het bevestigen van ...