Contractgegevens registreren door contracteigenaar
Tijdens het registreren van het contract worden de voorwaarden van het contract ingevoerd in Spend Cloud. Afhankelijk van de instellingen moet de contracteigenaar, nadat het contract (gedeeltelijk) is geregistreerd, de registratie aanvullen. Het contract wordt dan met de actie ‘Te registreren’ weergegeven in het actie overzicht van de contracteigenaar. Nadat deze de ontbrekende gegevens heeft ingevuld, zal het contract worden geactiveerd.
Je kunt een contract registreren aan de hand van de volgende stappen:
- Definieer de contractgegevens en vul hierbij alle velden met een * in. Afhankelijk van de instellingen kun je alle of een deel van de contractgegevens registreren.
- In het gele kader bij de contractperiode kun je indien wenselijk een bestand en/of toelichting toevoegen. Om dit te doen vink je de gewenste opties aan, waarna je de bestanden in de volgende stap kunt selecteren.
- Als jouw organisatie ook met module Verplichtingen werkt, heb je de mogelijkheid om een codering vast te leggen. Wanneer de verplichting nu wordt geselecteerd bij het coderen van een factuur zal de ingestelde codering automatisch worden overgenomen.
- Klik op ‘Doorgaan’. Afhankelijk van de instellingen kun je vervolgens de betrokkenen bij het contract aangeven. Bij de contractbetrokkenen is het contract zichtbaar in het archief van deze medewerkers en zullen zij notificaties ontvangen bij wijzigingen in het contract. Indien dit niet wenselijk is selecteer je niets.
- Klik op ‘Opslaan’. Het contract wordt nu geactiveerd en is zichtbaar in uw Archief. Tevens worden de betrokkenen die zijn aangegeven bij het contract, op de hoogte gesteld van de activering door middel van een notificatie e-mail.