Een order wijzigen bij of door Jumbo en Albert Heijn
Als er een koppeling is opgezet met de leveranciers Jumbo of Albert Heijn, kun je vanuit de Spend Cloud bestellingen plaatsen in de webshop van één van deze twee supermarkten en deze ná het plaatsen nog wijzigen.
Je kan deze orders na het het verzenden naar de leverancier tot een bepaald moment nog wijzigen.
Op dit moment is een order wijzigen ná het plaatsen alleen beschikbaar voor de leveranciers Jumbo en Albert Heijn. Je kunt deze laten aanvragen bij onze Supportafdeling via je beheerder.
Een nieuwe bestelling aanmaken
Via Inkoop / Aanvragen klik je onder ‘Webshops’ op de tegel van Jumbo of die van Albert Heijn. Eventueel dien je eerst een afleveradres te kiezen, daarna word je naar de webshop van de supermarkt geleid.
In de webshop kan er gebruik gemaakt worden van alle functionaliteiten die de supermarkt te bieden heeft. Denk hierbij aan het gehele online assortiment, (reeds bestaande) favorieten lijstjes en de verschillende week-, seizoen- en geen bestelkosten aanbiedingen. Zodra alle gewenste producten zijn toegevoegd aan de winkelmand, ga je naar de winkelmand en rond je de bestelling af. Vervolgens wordt de inkooporder naar Spend Cloud verstuurd.
De bestelling plaatsen
De order staat nu in de winkelwagen in de Spend Cloud. Afhankelijk van de configuratie in Spend Cloud moet er eventueel extra informatie toegevoegd worden aan de inkooporder. Het veld ‘gewenste afleverdatum’ kun je hier wel aanpassen, maar het moment dat je gekozen hebt in de webshop zal hierin leidend zijn. Zodra een inkooporder compleet is, kan je deze verzenden. Meestal gaat deze dan direct naar de leverancier (dat raden wij aan), maar het kan zijn dat de order eerst nog beoordeeld moet worden door iemand binnen jouw organisatie, bijvoorbeeld jouw leidinggevende. Je kunt jouw order volgen via het menu Orders en/of het menu Archief. Pas als alle orderregels zijn goedgekeurd wordt de order omgezet tot een bestelling bij de leverancier.
Een geplaatste bestelling wijzigen
Na het plaatsen van een order is het mogelijk om een wijziging door te voeren in de bestelling. Denk hierbij aan het aanpassen van de aantallen en het verwijderen van producten. Het aanpassen van de locatie, dag of tijdslot is niet mogelijk. Het wijzigen van een order kan gedaan worden door bij de betreffende order in het onderdeel Orders op de drie puntjes aan het eind van de regel te klikken en te kiezen voor Wijzigen in webshop.
Een order kan alleen gewijzigd worden als de deadline voor het wijzigen nog niet verstreken is. Dit tijdstip is het moment waarop Jumbo of Albert Heijn geen wijzigingen meer toelaat op een open order. De optie om de order te wijzigen wordt dan lichtgrijs weergegeven.
Na het selecteren van de optie ‘Wijzigen in webshop’ kun je de order wijzigen. Denk hierbij aan het verhogen of verlagen van de aantallen, of het geheel verwijderen van producten.
Door het wijzigen van de aantallen kan het zijn dat bepaalde promoties niet langer van toepassing zijn. Als er bijvoorbeeld 5 producten nodig zijn voor gratis bezorging en één product wordt verwijderd dan zal de aanbieding niet langer geldig zijn en wordt dan ook niet langer toegepast.
Zodra de wijzigingen doorgevoerd zijn kan middels de knop ‘Aanpassingen opslaan’ de wijziging doorgestuurd worden naar Spend Cloud. Je gewijzigde order is bij terugkeren in de Spend Cloud direct, automatisch bevestigd in de webshop, maar je dient nog wel eventueel de codering van nieuwe orderregels toe te voegen, of bestaande orderregels te verrijken.
Een order annuleren
Het is ook mogelijk om een order te annuleren via de optie ´Wijzigen in de webshop´ Echter zal deze annulering alleen doorgevoerd worden bij Jumbo of Albert Heijn. De order zal niet uitgeleverd worden, maar zal open blijven staan in de Spend Cloud. Je keert dan ook niet terug naar de Spend Cloud en zal vervolgens de order daar handmatig moeten annuleren.
Een orderwijziging vanuit Jumbo of Albert Heijn
Het kan voorkomen dat de geleverde boodschappen afwijken van de initieel geplaatste order. Denk hierbij aan, toegevoegd/ingeleverd statiegeld, manco’s, vervangende producten en/of geleverde hoeveelheden. Jumbo of Albert Heijn kan dan de bestaande order in de Spend Cloud wijzigen. Hiervoor bestaan twee scenario;s:
Scenario 1: De leverancier wijzigt een bestaande orderregel.
In dit geval worden er geen specifieke acties verwacht. Degene die de ontvangst registreert van de levering kan de wijzigingen van de leverancier op dat moment controleren.
Scenario 2: De leverancier voegt een nieuwe orderregel toe.
In dit geval is de codering van de nieuwe orderregel nog leeg. Deze gegevens zijn nodig om automatisch te kunnen matchen met de factuur.
De verantwoordelijke medewerker krijgt daarom een notificatie om de codering aan te vullen in de Spend Cloud. De bestelling is te vinden in het overzicht ‘Orders’ met een van de volgende statussen*:
- Te ontvangen, te voltooien (indien nog niet ontvangen)
- Ontvangen, te voltooien (indien reeds ontvangen)
Ga naar ‘Order bewerken’ om de missende gegevens in te vullen. Zodra de je de codering hebt ingevuld en de bestelling hebt opgeslagen, krijgt de bestelling weer een van de volgende statussen*:
- Te voltooien (indien nog niet ontvangen)
- Ontvangen (indien reeds ontvangen)
Deze update wordt automatisch doorgevoerd en hierdoor is de uiteindelijk geleverde order zichtbaar in de Spend Cloud. Bij de order in de Spend Cloud wordt een melding getoond wanneer de leverancier een wijziging heeft gedaan. In het mutatieoverzicht is op detailniveau te zien welke wijzigingen doorgevoerd zijn. De totale aantallen (totaalprijs) kan vervolgens gebruikt worden in de matching met de te ontvangen factuur.
Related Articles
Hoe wijzig of annuleer ik een order die naar de leverancier is verzonden?
Als de order verzonden is naar de leverancier, dan zijn er gelimiteerde opties voor het nog wijzigen van de bestelling. In dit artikelen vertellen we je er alles over. Een verzonden order wijzigen Als de order is verstuurd naar de leverancier, dan ...Een order aanmaken via een webshop
Vanuit de aanvragen-pagina kun je zien bij welke webshops jij een bestelling kunt plaatsen. Met de beschikbare webshops is door jouw organisatie een koppeling gelegd, zodat je via de Spend Cloud naar de webshop van deze leverancier kunt om een ...Een foutmelding over het procuratieschema bij het indienen van een order
Het kan gebeuren dat een besteller bij het indienen van een orderaanvraag de volgende foutmelding ziet: Er is geen rol aangemaakt waarvan de procuratie volstaat om de order van leverancier X te voltooien. In dit artikel leggen we je uit wat je als ...Een orderaanvraag doen via het menu Aanvragen
Het startpunt van een orderaanvraag begint in het menu ‘Aanvragen’. Op deze pagina word je begeleid bij het doen van een nieuwe bestelling. Bovenaan de aanvragen-pagina vind je een hulptekst die je meer achtergrondinformatie geeft over het doen van ...Een order aanmaken vanuit het assortiment
Vanuit de Aanvragen-pagina kun je, indien je daarvoor de juiste rechten hebt, een order aanmaken vanuit een assortiment. In het assortiment-overzicht zie je de artikelen die door jouw organisatie zijn toegevoegd om te bestellen. Artikelen vinden ...