Een contract beoordelen
Als de datum van het actiemoment van een contract is bereikt, krijgt de contracteigenaar een notificatie en moet het contract worden beoordeeld. Dit houdt in dat er wordt bepaald of het contract moet worden verlengd of wordt beëindigd.
Let op! Door deze actie uit te voeren wordt het contract niet daadwerkelijk beëindigd of verlengd. Hiermee beoordeel je alleen welke actie er moet worden ondernomen. Afhankelijk van de instellingen van jullie Spend Cloud omgeving zal de gekozen actie moeten worden uitgevoerd door de contracteigenaar en/of contractadministratie, of er kan een medewerker worden gekozen. Eén van deze hen zal uiteindelijk het contract daadwerkelijk beëindigen of verlengen.
Aan de hand van de volgende stappen kun je als contracteigenaar het contract beoordelen:
- Controleer alle gegevens en scrol door naar de gele markering in de contractperiode.
- Geef in de gele markering aan of je het contract wilt continueren of wilt beëindigen. Als je een contract voor onbepaalde tijd continueert, controleer dan het ingevulde actiemoment en wijzig deze naar het nieuwe actiemoment, bij een contract voor bepaalde tijd is dit niet nodig, er wordt een nieuw contractperiode aangemaakt indien er wordt gekozen om het contract te verlengen. Als je het contract wilt beëindigen, moet je de reden van beëindiging opgeven en krijgt het contract de status ‘Te beëindigingen’. Eventueel kun je het contract ook tijdelijk in de wacht plaatsen. Je moet daarvoor een reden opgeven en de actie op een later moment alsnog uitvoeren.
- Als je het contract wilt beëindigen, wordt afhankelijk van de instellingen van jullie Spend Cloud omgeving de gekozen actie worden aangeboden aan de contracteigenaar en/of contractadministratie, of er kan een medewerker als 'uitvoerder' worden gekozen. Éen van deze zal uiteindelijk het contract daadwerkelijk beëindigen.
- Als je een bestand en/of toelichting wilt toevoegen, kun je deze opties aanvinken. In de volgende stap kun je deze toevoegen.
- Klik vervolgens op ‘Opslaan’. Als het om een contract voor onbepaalde tijd gaat dat gecontinueerd wordt, is hiermee de actie afgerond. Bij een verlengingen voor bepaalde tijd en als het contract wordt beëindigd zal de uitvoerder een notificatie e-mail ontvangen. Deze meldt dat het contract met de actie ‘Te verlengen’ of ‘Te beëindigen’ is aangeboden en uitgevoerd moet worden.
Related Articles
Een contract verlengen of beëindigen
Bij het passeren van een actiemoment, moet een contracteigenaar aangeven of het contract moet worden verlengd of beëindigd. Afhankelijk van de keuze die wordt gemaakt tijdens het beoordelen, wordt er een notificatie naar de uitvoerder gestuurd om het ...Hoe kan ik openstaande acties afhandelen?
Een actie kan ontstaan doordat een contract aan jou is toegekend door een andere medewerker. Een actie kan ook automatisch gegenereerd worden door Spend Cloud. Dit gebeurt als het ingestelde actiemoment is bereikt. In dat geval moet de ...Contractbeheer proces - Van het toevoegen tot beëindiging van een contract
Van het toevoegen tot beëindiging van een contract Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Contractbeheer in te richten. Wanneer er met een leverancier een relatie wordt aangegaan voor een langere periode dan wordt er vaak een ...Hoe kan ik als contractadministratie een contractstatus en/of actie aanpassen?
Als contractadministratie kun je de contractstatus en actie aanpassen per contract in het onderdeel 'acties'. De contracten die in het onderdeel 'acties' terug te vinden zijn, zijn de contracten met de status 'in behandeling bij medewerker' of met de ...Wat kun je met de module Contractbeheer?
Een Spend Cloud waarin alle contracten van jouw organisatie uniform geregistreerd zijn, waarbij je zelf kan bepalen wie toegang heeft tot welke contracten. Een overzicht van contracten die binnenkort komen te vervallen en een seintje wanneer de ...