Een contract bevestigen

Afhankelijk van de instellingen, wordt het contract na de registratie ter bevestiging naar de contracteigenaar verstuurd. De contracteigenaar heeft de taak om de registratie te doorlopen en deze goed te keuren of af te keuren. Na het bevestigen van een contract, wordt het contract op actief gezet. Vanaf het dashboard kun je navigeren naar de contractpagina waar je het contract kunt bevestigen. Als je op de contractpagina bent aangekomen, moet je eerste de contractgegevens controleren. Als je dat hebt gedaan, scroll je naar de ‘Contractperiode’. In de gele markering bij ‘Registratie bevestigen’ kun je aangeven of je de registratie wilt goedkeuren, afkeuren of in de wacht wilt plaatsen. Als je kiest voor ‘Afkeuren’ of ‘In de wacht plaatsen’, ben je verplicht om een toelichting te geven. Bij ‘Goedkeuren’ is dit optioneel.

Controleer ook het ingevulde actiemoment. Dit is de datum waarop je moet bepalen of het contract moet worden verlengd of beëindigd. Als de ingevulde datum niet correct is, keur je de registratie af en geef je bij ‘Toelichting’ de gewenste datum op. Bij het afkeuren van het contract wordt het contract teruggestuurd naar de contractadministratie, zodat zij het kunnen aanpassen. Nadat de aanpassingen zijn doorgevoerd, wordt het contract wederom bij jou aangeboden ter bevestiging. Je plaatst een contract in de wacht, als je bijvoorbeeld gegevens moet verifiëren bij de relatie of medewerker. Als het contract in de wacht is geplaatst, wordt er niets met het contract gedaan. Je zult op een later moment het contract alsnog moeten goedkeuren of afkeuren. Als je geen fouten hebt gevonden in de registratie, selecteer je ‘Goedkeuren’. De actie is hiermee afgesloten en het contract zal worden verwijderd uit jouw actie-overzicht. Door het goedkeuren van de registratie wordt het contract geactiveerd. In het archief kun je nu zien dat de status van het contract is veranderd in actief. Nu het contract is geactiveerd, krijgen de contractbetrokkenen een notificatie e-mail. Vanaf dat moment kunnen zij het contract bekijken in het archief.

Onder ‘Registratie bevestigen’ in de gele markering, heb je de mogelijkheid om een bestand of notities toe te voegen aan het contract. Dit kun je doen door één of allebei de opties aan te vinken. Nadat je de pagina hebt opgeslagen, kom je op een pagina waar je de bestanden of notities kunt toevoegen.

• Related Articles

• Een contractregistratie bevestigen

  Tijdens het registreren van een contract worden de voorwaarden van het contract toegevoegd in Spend Cloud. Afhankelijk van de instellingen moet de registratie door de contracteigenaar worden bevestigd voordat het contract in Spend Cloud wordt ...

• Een contract definitief afkeuren

  Je kunt een contract op verschillende plekken definitief afkeuren, als je hiervoor de juiste rechten hebt. Het definitief afkeuren van een contract is mogelijk vanuit de menu-onderdelen Registreren en Afgekeurd.    Door een contract definitief af te ...

• Gebruikershandleiding Contractbeheer - Een contract registeren, bevestigen en beoordelen (verlengen of beëindigen)

  In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van het gehele proces betreft het contractmanagement proces . Inloggen Spend Cloud Dashboard ...

• Contractbeheer configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Contractbeheer, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Contractbeheer. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat ...

• Wat kun je met de module Contractbeheer?

  Een Spend Cloud waarin alle contracten van jouw organisatie uniform geregistreerd zijn, waarbij je zelf kan bepalen wie toegang heeft tot welke contracten. Een overzicht van contracten die binnenkort komen te vervallen en een seintje wanneer de ...