Een contract in afwachting van bevestiging
Bij een contractverlenging of –beëindiging kun je aangegeven dat je nog in afwachting bent van een bevestiging. De contracten waarbij dit het geval is worden weergegeven met de status ‘In afwachting van bevestiging’. Als je de bevestiging van de verlenging of beëindiging hebt ontvangen, kun je dit registreren in Spend Cloud.
Doorloop als contracteigenaar de volgende stappen:
- Scrol naar de contractperiode en geef in de gele markering aan dat je een bevestiging hebt ontvangen.
- Als je ‘Ja’ selecteert zal de actie open blijven staan. Voer deze actie dus alleen uit als je daadwerkelijk de bevestiging hebt ontvangen.
- Als je een bestand en/of notitie wilt toevoegen kun je deze opties aanvinken. De bestanden kun je in de volgende stap toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld de bevestiging van de leverancier toevoegen toevoegen als bijlage.
- Klik vervolgens op ‘Opslaan’. De verlenging/beëindiging wordt per opgegeven datum verwerkt in het Archief. De contracteigenaar en eventuele betrokkenen worden hiervan vervolgens door middel van een notificatie e-mail op de hoogte gesteld.
Vanuit het Archief heb je de mogelijkheid om de huidige contractscan te vernieuwen naar een ander document. Om dit te doen, klik je achter het gewenste contract op het vergrootglas-icoon waarmee je op de weergavepagina terecht komt. Bovenaan deze pagina staat de optie ‘Vervang document’. Door deze actie uit te voeren wordt het oude document toegevoegd als bijlage en wordt het nieuwe document getoond in de weergave naast de contractgegevens.
Related Articles
Een contract verlengen of beëindigen
Bij het passeren van een actiemoment, moet een contracteigenaar aangeven of het contract moet worden verlengd of beëindigd. Afhankelijk van de keuze die wordt gemaakt tijdens het beoordelen, wordt er een notificatie naar de uitvoerder gestuurd om het ...Contractgegevens registreren door contracteigenaar
Tijdens het registreren van het contract worden de voorwaarden van het contract ingevoerd in Spend Cloud. Afhankelijk van de instellingen moet de contracteigenaar, nadat het contract (gedeeltelijk) is geregistreerd, de registratie aanvullen. Het ...Een contract beoordelen
Als de datum van het actiemoment van een contract is bereikt, krijgt de contracteigenaar een notificatie en moet het contract worden beoordeeld. Dit houdt in dat er wordt bepaald of het contract moet worden verlengd of wordt beëindigd. Let op! Door ...Een contract is ten onrechte beëindigd. Wat nu?
Het kan voorkomen dat een contracteigenaar een contract heeft beoordeeld als 'Te beëindigen' en vervolgens blijkt dat het contract toch niet beëindigd moet worden. Lees hieronder welke stappen je kunt nemen om het contract te heractiveren: Indien er ...Een contract registreren
Nadat een contract is toegevoegd in Spend Cloud kun je de gegevens van het contract invullen (registreren) in het menu-onderdeel Registreren. Door vanuit het registreren-overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina ...