Een contract in afwachting van bevestiging
Bij een contractverlenging of –beëindiging kun je aangegeven dat je nog in afwachting bent van een bevestiging. De contracten waarbij dit het geval is worden weergegeven met de status ‘In afwachting van bevestiging’. Als je de bevestiging van de verlenging of beëindiging hebt ontvangen, kun je dit registreren in Spend Cloud.
Doorloop als contracteigenaar de volgende stappen:
- Scrol naar de contractperiode en geef in de gele markering aan dat je een bevestiging hebt ontvangen.
- Als je ‘Ja’ selecteert zal de actie open blijven staan. Voer deze actie dus alleen uit als je daadwerkelijk de bevestiging hebt ontvangen.
- Als je een bestand en/of notitie wilt toevoegen kun je deze opties aanvinken. De bestanden kun je in de volgende stap toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld de bevestiging van de leverancier toevoegen toevoegen als bijlage.
- Klik vervolgens op ‘Opslaan’. De verlenging/beëindiging wordt per opgegeven datum verwerkt in het Archief. De contracteigenaar en eventuele betrokkenen worden hiervan vervolgens door middel van een notificatie e-mail op de hoogte gesteld.
Vanuit het Archief heb je de mogelijkheid om de huidige contractscan te vernieuwen naar een ander document. Om dit te doen, klik je achter het gewenste contract op het vergrootglas-icoon waarmee je op de weergavepagina terecht komt. Bovenaan deze pagina staat de optie ‘Vervang document’. Door deze actie uit te voeren wordt het oude document toegevoegd als bijlage en wordt het nieuwe document getoond in de weergave naast de contractgegevens.