Een declaratie aanmaken
In het menu-onderdeel Declaraties onder Declareren vind je een overzicht van jouw aangemaakte declaraties die nog verzonden moeten worden of in behandeling zijn bij een medewerker. Vanuit hier kun je nieuwe declaraties toevoegen.
Declaraties kunnen ook worden ingediend via de app.
Als je vanuit Declaraties op ‘Toevoegen’ klikt, bovenaan het overzicht, kun je een nieuwe declaratieperiode aanmaken. Als je al een declaratie hebt aangemaakt en in dezelfde periode (maand) nog een declaratie wilt aanmaken, kun je op de regel in het overzicht klikken om vanuit daar een declaratieregel toe te voegen. Als je een kilometerdeclaratie wilt maken, lees dan
hier verder.
Een aantal velden worden al standaard voor je ingevuld. De rest van de velden moet je zelf aanvullen.
- Periode
Dit veld wordt automatisch ingevuld met de huidige maand. Je kunt per maand (in één periode) meerdere declaraties toevoegen. Dit doe je door bovenaan meerdere declaratieregels toe te voegen aan deze periode.
- Toelichting
Hier kun je een toelichting invullen. Deze toelichting is dan van toepassing op alle declaratieregels van die periode. Wil je iets toelichten over een specifieke declaratie, vul dan het toelichtingsveld in bij de ‘declaratieregel’.
- Bijlage(n)
Als je alle bonnetjes van dezelfde periode samenvoegt in één bestand, kun je dat bestand hier uploaden. Een bon van één bepaalde declaratie kun je toevoegen in de declaratieregel van de desbetreffende declaratie.
Declaratieregel
- Favoriet
Als je vaak dezelfde declaratie moet doen, bijvoorbeeld als je elke week dezelfde lunchkosten wilt declareren, kun je favorieten aanmaken. Als je meerdere favorieten hebt toegevoegd, kun je deze vanuit dit veld selecteren. Je kunt rechtsboven de declaratieregel klikken op het sterretje om de desbetreffende regel aan jouw favorieten toe te voegen.
Met de sterretjes naast specifieke velden kun je standaardwaarden voor die velden aangeven. Deze worden bij nieuwe declaraties alvast voor je ingevuld.
- Organisatorische eenheid
In dit veld wordt de organisatorische eenheid (OE) geladen waar jij als medewerker in valt. Het kan zijn dat je op meerdere plekken in de organisatie actief bent en daardoor tot meerdere organisatorische eenheden behoort. Dan kun je hier kiezen voor welke OE je de gemaakte onkosten hebt gedaan. Met behulp van het sterretje achter dit veld, kun je de ingevulde waarde als voorkeurswaarde instellen. Deze waarde zal dan bij een volgende declaratie voor je zijn ingevuld. Uiteraard is deze dan nog wel aan te passen.
- Administratie
Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie is dit veld wel of niet zichtbaar.
Hier kun je de administratie kiezen waar jouw declaratie in thuis hoort.
- Kostenplaats
Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie is dit veld wel of niet zichtbaar.
Hier vul je de kostenplaats van de betreffende onkosten.
- Datum
Selecteer hier de datum waarop de onkosten zijn gemaakt. Standaard wordt hier de eerste dag van een nieuwe periode ingevuld, maar je kunt deze zelf aanpassen.
- Soort
Hier kun je kiezen voor het soort declaratie dat jij wilt doen, zoals een lunchvergoeding of reiskosten voor het openbaar vervoer. Lees hier meer over een kilometervergoeding.
- Omschrijving
In dit veld kun je een omschrijving geven van de gemaakte onkosten. Zo kun je bijvoorbeeld kort benoemen wat je declareert.
- Aantal
Afhankelijk van het soort declaratie dat je wilt doen, kan het zijn dat het veld ‘Aantal’ zichtbaar is. Vul hier het aantal van de te declareren goederen in.
- Bedrag
Vul dit veld met het bedrag van de gemaakte onkosten.
- Toelichting
Mocht je naast je omschrijving van de declaratie nog meer tekst en uitleg willen geven over de gemaakte kosten, dan kun je dat hier kwijt.
- Bijlage(n)
Hier kun je bestanden toevoegen, zoals een foto van de bon met de gemaakte onkosten of een pdf declaratieoverzicht van jouw OV-chipkaart.
Je kunt meerdere declaraties toevoegen aan dezelfde periode door bovenaan op ‘Voeg declaratieregel toe’ te klikken. Zo kun je van één maand al jouw declaraties bij elkaar houden en tegelijk verzenden.
Als je tenminste de verplichte velden (te herkennen aan het sterretje*) hebt ingevuld, kun je de declaratie ‘Opslaan’ of ‘Opslaan en verzenden’.
Kies voor ‘Opslaan’ als je aan het begin van de periode al onkosten hebt gemaakt en deze hebt toegevoegd. Je kunt dan later in dezelfde periode nog meer declaraties toevoegen en later
verzenden. Als je declaraties binnen dezelfde periode compleet zijn, kies dan voor ‘Opslaan en verzenden’.
Related Articles
Favoriete declaraties (voor terugkomende declaraties)
In het menu-onderdeel Favorieten, vind je een overzicht met de door jou als favoriet gemarkeerde declaraties. Favoriete declaraties kunnen handig zijn als je meer dan eens dezelfde onkosten moet declareren. Als dit overzicht leeg is, betekent het dat ...Adressen toevoegen
Als je een kilometerdeclaratie aanmaakt, moet je een van- en naar-adres opgeven. Op basis hiervan worden de kosten van je reis berekend. Bij het menu-onderdeel Adressen, kun je veelgebruikte adressen toevoegen. Bij het aanmaken van declaraties kun je ...Een declaratie aanmaken en verzenden in de app
Na het inloggen in de Spend Cloud app kom je op jouw persoonlijke Dashboard terecht. In dit overzicht kun je snel naar een nieuwe declaratie en jouw laatst aangemaakte declaraties zien. Als jouw organisatie ook gebruik maakt van andere modules staan ...Declaraties verzenden
Aangemaakte declaraties moeten nog verzonden worden, zodat een medewerker deze kan beoordelen en ze, bij goedkeuring, uitbetaald kunnen worden. Je kunt een declaratie direct na het aanmaken verzenden door te kiezen voor ‘Opslaan en verzenden’. ...Declaratie configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Declaraties, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Declareren. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze ...