Een declaratie aanmaken en verzenden in de app
Na het inloggen in de Spend Cloud app kom je op jouw persoonlijke Dashboard terecht. In dit overzicht kun je snel naar een nieuwe declaratie en jouw laatst aangemaakte declaraties zien.
Als jouw organisatie ook gebruik maakt van andere modules staan er meerdere uit te voeren acties op het dashboard.
Door onderaan in het menu op ‘Declaraties’ te klikken kom je bij een overzicht met de door jouw aangemaakte declaraties.
Aangemaakte declaraties worden per periode gebundeld. Een periode kan dus meerdere declaraties (=regels) bevatten. De status van jouw declaraties kun je terugvinden in het periodeoverzicht. Lopende declaraties zijn te vinden onder ‘Openstaand’. Als een declaratie is betaald of verwijderd nadat deze in behandeling is geweest, kun je deze terugvinden onder ‘Afgehandeld’. Een aangemaakte declaratie doorloopt het proces als volgt:
- Je hebt een declaratie aangemaakt en kunt deze nu versturen.
- De declaratie is in behandeling bij een medewerker ter controle.
- De declaratie is goedgekeurd en wordt bij het afsluiten van een periode geëxporteerd om betaald te worden.
- De declaratie is afgekeurd en moet worden aangepast. Deze declaratie begint weer bovenaan het proces en kan pas na goedkeuring worden geëxporteerd.
- De declaratie is geëxporteerd en het gedeclareerde bedrag is of wordt binnenkort op jouw rekening teruggestort.
Declaratie aanmaken
Door op het plus icoontje te klikken vanuit het periodeoverzicht van alle declaraties, kun je een nieuwe declaratie aanmaken.
Vervolgens moet je de keuze maken tussen ‘Bon’ en ‘Rit’. Bij ‘Rit’ kun je een kilometerdeclaratie aanmaken en bij ‘Bon’ kun je alle overige declaraties aanmaken die in jouw organisatie zijn toegestaan.
- Bon
Door op het ‘fototoestel icoon’ te drukken kun je een bijlage toevoegen. Je kunt hier kiezen om direct een foto te maken van een bon of een eerder gemaakte foto te selecteren uit jouw bestanden.
Vervolgens vul je achtereenvolgens:
- De organisatorische eenheid waarbij je de declaratie wilt indienen.
- De soort vergoeding die je wilt declareren.
- Een omschrijving van de gemaakte kosten.
- De datum. Standaard wordt hier de datum van vandaag getoond. Als de kosten op een andere dag zijn gemaakt, kun je hier een andere datum selecteren.
- Afhankelijk van welke kosten je declareert, kun je een bedrag of een aantal opgeven.
- Tot slot kun je nog een extra toelichting toevoegen, mocht dat nodig zijn.
Als je tenminste alle verplichte velden hebt ingevuld (te herkennen aan het sterretje*), kun je op ‘Opslaan’ klikken rechtsboven in het scherm.
Na het opslaan moet de declaratie nog wel verzonden worden. Hoe dit moet, kun je hieronder lezen bij Declaratie verzenden.
- Rit
Kies als eerste de vertreklocatie. Dit doe je door in het veld ‘van’ te klikken en te kiezen voor jouw huidige locatie, een locatie uit het adresboek of door op het vergrootglas te klikken en te beginnen met het intypen van jouw vertreklocatie. Met behulp van Google wordt het exacte vertrekpunt vastgelegd. Vervolgens vul je op dezelfde manier bij ‘naar’ de bestemming van de gemaakte reis in.
Als je beide locaties hebt gevuld, wordt automatisch het aantal kilometers en de vergoeding berekend.
Je hoeft alleen nog de velden te vullen die nog leeg zijn en wel verplicht gevuld moeten worden. Deze velden zijn te herkennen aan het sterretje*:
- Selecteer de organisatorische eenheid waarbij je de declaratie wilt indienen.
- De soort vergoeding die je wilt declareren.
- Voeg een omschrijving toe van de gemaakte kosten.
- Pas eventueel de datum aan van de reis. Standaard wordt hier de datum van vandaag getoond. Als de kosten op een andere dag zijn gemaakt, kun je hier een andere datum selecteren.
- Het aantal kilometers en het daarbij behorende bedrag kan alleen aangepast worden door een andere vertreklocatie of bestemming te kiezen bij ‘van’ en ‘naar’.
Tot slot kun je nog een extra toelichting toevoegen, mocht dat nodig zijn.
Als je alles hebt ingevuld, kun je op ‘Opslaan’ klikken rechtsboven in het scherm.
Na het opslaan moet de declaratie nog wel verzonden worden. Hoe dit moet, kun je hieronder lezen bij Declaratie verzenden.
Declaratie verzenden
Aangemaakte declaraties zijn terug te vinden in het periodeoverzicht. Vanuit hier kun je periodes met de status ‘te verzenden’ indienen. Bij het selecteren van een periode, zie je alle declaraties die daaronder vallen. Deze kun je in één keer versturen door rechtsboven te kiezen voor de tekst of het icoon voor ‘versturen’.
Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie, moet je nog verklaren dat je de gegevens naar waarheid hebt ingevuld en akkoord bent met de algemene voorwaarden. Dit doe je door te klikken in de checkbox, zodat er een vinkje verschijnt. Je kunt nu op de blauw geworden balk klikken om de declaratie definitief te versturen.
Jouw declaratie krijgt in het overzicht nu de status ‘in behandeling’ en volgt het verdere proces zoals hierboven beschreven is. Als de declaratie daadwerkelijk uitbetaald is, zal deze terug te vinden zijn in het declaratieoverzicht onder ‘Afgehandeld’.
Related Articles
Een declaratie aanmaken
In het menu-onderdeel Declaraties onder Declareren vind je een overzicht van jouw aangemaakte declaraties die nog verzonden moeten worden of in behandeling zijn bij een medewerker. Vanuit hier kun je nieuwe declaraties toevoegen. Declaraties kunnen ...Declaraties verzenden
Aangemaakte declaraties moeten nog verzonden worden, zodat een medewerker deze kan beoordelen en ze, bij goedkeuring, uitbetaald kunnen worden. Je kunt een declaratie direct na het aanmaken verzenden door te kiezen voor ‘Opslaan en verzenden’. ...Favoriete declaraties (voor terugkomende declaraties)
In het menu-onderdeel Favorieten, vind je een overzicht met de door jou als favoriet gemarkeerde declaraties. Favoriete declaraties kunnen handig zijn als je meer dan eens dezelfde onkosten moet declareren. Als dit overzicht leeg is, betekent het dat ...Een declaratie beoordelen in de app
Op het moment dat er een declaratie ter beoordeling voor je klaar staat, verschijnt deze op het dashboard in de Spend Cloud App. Indien ingesteld zul je hier ook een notificatie van ontvangen. Via het menu rechts onderin kun je ook navigeren naar 'Te ...Declaratie configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Declaraties, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Declareren. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze ...