Een medewerker toevoegen
In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken.
Als jouw organisatie gebruik maakt van een automatische import, kunnen handmatig toegevoegde gegevens worden overschreven. Je kunt gegevens dan updaten via het externe medewerkersbestand.
Voorbereiding
- Als je één medewerker gaat toevoegen, zorg dan dat je beschikking hebt over diens gegevens.
- Controleer de veldindeling voordat je een CSV-bestand gaat genereren om meerdere medewerkers te importeren. Zo weet je zeker dat alle gegevens in de juiste kolommen komen te staan. Dit kun je controleren door in het medewerkersoverzicht de knop ‘Importeer medewerkers’ te klikken en vervolgens ‘Veldindeling’ open te klikken.
- Denk bij voorbaat na over een rol voor de nieuwe medewerker.
- Controleer of er al een functieprofiel is ingesteld die aansluit bij de rol. Zo kun je snel en eenvoudig een rol aanmaken.
Toevoegen van één medewerker
Deze optie gebruik je als je één medewerker wilt toevoegen en geen gebruik maakt van een automatische import. Navigeer naar Applicatiebeheer/Organisatie/Medewerkers.
Door bovenaan het overzicht op ‘Toevoegen’ te klikken kun je een medewerker toevoegen.
Vul alle verplichte velden in (te herkennen aan het sterretje). Het wachtwoord is niet verplicht. Deze kan de medewerker zelf instellen wanneer hij/zij voor de eerste keer inlogt. Bovenaan kun je klikken op ‘Opslaan’ en daarmee is de medewerker toegevoegd. Je wordt nu naar een pagina geleid waar je direct een rol kunt toevoegen aan de nieuwe medewerker.
Je kunt een rol baseren op een functieprofiel of op een rechtenset. Als je voor de optie ‘functieprofiel’ kiest, kun je na het selecteren van de organisatorische eenheid kiezen voor ‘Opslaan’. Als je kiest voor rechtenset klik je op ‘Doorgaan’. Waarna je nog de stappen moet doorlopen voor het instellen van de rolbevoegdheden. Nadat deze zijn ingesteld, wordt de rol aangemaakt en keer je terug naar het medewerkersoverzicht.
Handmatige import van het medewerkersbestand
Deze optie gebruik je als je meerdere medewerkers wilt toevoegen en geen gebruik maakt van een automatische import. Genereer een CSV bestand vanuit het softwarepakket waar je alle medewerkers van jouw organisatie beheert en navigeer naar Applicatiebeheer>Organisatie>Medewerkers.
- Klik bovenaan dit overzicht op ‘Importeer medewerkers’.
- Klik op ‘Bladeren’, zoek het betreffende bestand en klik op ‘Openen’.
- Bevestig de import door op ‘Importeren’ te klikken.
Als je een foutmelding krijgt, controleer dan nogmaals de veldindeling en of alle gegevens in het csv-bestand in de juiste kolom zijn geplaatst.
Automatische import van het medewerkersbestand
Met deze optie worden de medewerkersgegevens uit een ander softwarepakket automatisch geïmporteerd in Spend Cloud.
Onze Supportafdeling of één van onze consultants zal de automatische import voor jouw organisatie instellen. Daarna wordt het medewerkers overzicht in Spend Cloud op een gegeven tijdstip automatisch bijgewerkt. Het tijdstip waarop het bestand wordt geïmporteerd, is ingesteld door middel van een importplanning. Om deze te bekijken navigeert je naar Applicatiebeheer/ Algemeen / Importplanning.
Lees hier meer over importplanningen.
Bij de importplanning kun je aangeven dat er een rapportage e-mail wordt gestuurd op het moment dat het bestand is geïmporteerd. Zo blijf je op de hoogte wanneer het medewerkersoverzicht is bijgewerkt.
Vergeet niet
een rol in te stellen voor de nieuwe medewerker.
Related Articles
Geblokkeerde medewerkers
In dit onderdeel zie je medewerkers die tijdelijk geblokkeerd zijn om in te loggen. Medewerkers worden na een aantal* mislukte inlogpogingen tijdelijk geblokkeerd. Een tijdelijke blokkade duurt 15 minuten en vervalt na deze tijd automatisch. Als ...Een administratie aanmaken en beheren
In het menu-onderdeel ‘Administraties’, kun je een nieuwe administratie toevoegen of een administratie verwijderen en de gegevens van bestaande administraties weergeven of bewerken. Toevoegen van een administratie Je kunt een nieuwe administratie ...Uitdiensttreding of een tijdelijk inactieve medewerker
Als een medewerker uit dienst gaat of tijdelijk niet werkzaam zal zijn, kun je deze medewerker deactiveren, ofwel een passieve status toekennen in Spend Cloud. Hiermee ontneem je deze medewerker de toegang tot het systeem. Rollen overdagen Voordat je ...Grootboekrekeningen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel ‘Grootboek’ zie je een overzicht van alle grootboekrekeningen. Je kunt hier ook nieuwe grootboekrekeningen toevoegen en gegevens aanpassen. Grootboekrekeningen toevoegen Bovenaan het grootboekrekeningen-overzicht, staat de knop ...Rollen
Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...