Een nieuwe boeking toevoegen

In een kasboek of een gecombineerd pasboek (hierin worden naast contant geld ook pintransacties weergegeven) kun je een boeking toevoegen voor contante uitgaven of inkomsten. Deze kun je registreren door bovenaan het boekingen-overzicht op de knop ‘Voeg boeking toe’ te klikken. 

 

De gegevens bovenin de boeking worden automatisch gegenereerd. De rest van de velden moet je zelf aanvullen.

1. Soort boeking
   

Eerst moet je kiezen wat voor soort boeking je wilt toevoegen. Afhankelijk van wat er bij het boek is ingesteld, heb je de keuze uit een: 

1. Standaard boeking
   

Dit is een reguliere inkomsten- of uitgavenboeking. 

1. Voorschot opnemen 
   

Afhankelijk van de instellingen in jouw Spend Cloud, kun je een voorschot registreren. Met deze optie kun je registreren hoeveel geld uit de kas is meegegeven aan een collega. 

1. Voorschot afboeken 
   

Indien er openstaande voorschotten in het kasboek zijn, die zijn verantwoord of teruggestort, kun je het voorschot afboeken. 

1. Uitgifte 
   

Afhankelijk van de instellingen in jouw Spend Cloud, is het mogelijk om een uitgifte te boeken. Je gebruikt deze optie, wanneer er een storting wordt gedaan van contant geld naar een ander boek. Spend Cloud zal automatisch een tegenboeking in het geselecteerde kasboek plaatsen. Hierdoor hoef je slechts één boeking te registreren. 

1. Kasverschil boeken 
   

Met deze optie kun je een kasverschil invoeren in Spend Cloud. Je dient aan te geven of het om een kasoverschot of kastekort gaat. Afhankelijk van jouw instellingen wordt de kasverantwoordelijke ingelicht bij een kasverschil. 

1. Kostenplaats 
   

Alleen de relevante kostenplaatsen voor jouw boek worden hier getoond. Mogelijk is er al een standaard kostenplaats geselecteerd. Als de boeking op een andere kostenplaats moet worden geboekt, kun je in de keuzelijst een andere kostenplaats selecteren. 

1. Datum 
   

Afhankelijk van de wensen van jouw organisatie, kun je geen boekingen toevoegen uit een andere periode dan waar je op dit moment in boekt. Je vult hier óf de datum van de bon in óf de datum waarop de boeking wordt ingevoerd.  

1. Type boeking 
   

Hier kun je het soort boeking specificeren. Bijvoorbeeld of het gaat om uitgaven, inkomsten, een verantwoording of geld te kort. Afhankelijk van het soort boeking, zie je hier andere opties. 

1. Kostensoort 
   

Een kostensoort is een verduidelijking van een grootboekrekening. Een grootboekrekening heeft vaak een erg algemene naam die voor de codeur van de boeking onduidelijk kan zijn. Met aan de grootboekrekening gekoppelde kostensoorten kun je specifieker aanduiden voor welke boekingen deze gebruikt dienen te worden. Je kunt in de keuzelijst kiezen op welke kostensoort het bedrag moet worden geboekt. Bij sommige boekingen komt het voor dat de kostensoort al bekend is. Deze waarde wordt dan automatisch ingevuld. 

1. Bedrag (€ ) 
   

Hier vul je het bedrag van de boeking in. 

1. Omschrijving 
   

Als de boeking geen standaard boeking of verantwoording van een voorschot betreft, wordt er een standaard omschrijving ingevuld. Deze kun je eventueel wijzigen. 

1. Bijlage 
   

Voeg hier bijvoorbeeld een bewijsstuk toe, door op ‘Kies een bestand’ te klikken. Er opent zich een scherm waar je het bestand kunt selecteren.

Momenteel is het in de Spend Cloud op de computer niet mogelijk om meerdere bijlages toe te voegen. In de app is het wel mogelijk.

Als je alles hebt ingevuld, kun je bovenaan de pagina kiezen voor ‘Opslaan’. De zojuist toegevoegde boeking wordt nu weergegeven in het overzicht. Mocht je een foutje hebben gemaakt, is het mogelijk om een boeking via het potlood-icoontje te bewerken. Als het een verdeelde boeking betreft, dient deze eerst te worden teruggedraaid (zie de volgende alinea).

De codering van een boeking terugdraaien

Als je de codering van een boeking helemaal ongedaan wilt maken, dan kan dat door dit terug te draaien. Klik hiervoor op de 3 puntjes te klikken bij één van de (verdeelde) boekingen en klik op 'Boeking Terugdraaien'. De boeking kan vervolgens opnieuw worden gecodeerd en eventueel worden verdeeld met de nieuwe codering.

Het is niet mogelijk om boekingen te bewerken in een afgesloten periode. Deze periode dient dan eerst te worden heropend.

Het is in een kasboek niet mogelijk om een boeking toe te voegen die resulteert in een negatief saldo. Je kunt immers niet meer contant geld uitgeven dan dat je daadwerkelijk in je bezit hebt. Voeg eerst een inkomstenboeking toe, waarna je weer de mogelijkheid krijgt om een uitgavenboeking te verwerken. 

• Related Articles

• Een kasverschil boeken

  Sommige organisaties werken met contant geld. Het contante geld wordt in de Spend Cloud geregistreerd in een kasboek of een gecombineerd pasboek. De Spend Cloud houdt, op basis van de inkomsten en uitgaven die je invoert, voor jou bij hoe veel ...

• Een filter toevoegen

  Door het gebruik van filters kunnen bank- en pastransacties automatisch worden gecodeerd. Via het applicatiebeheer van Kas & Pas, in het menu-onderdeel Filters, kunnen deze filters worden aangemaakt en toegepast. Hoe werkt een filter? Op het moment ...

• Een boek toevoegen

  In Spend Cloud wordt iedere transactie geregistreerd in een boek. Afhankelijk van het soort transactie die je wilt registreren, kun je verschillende soorten boeken aanmaken in het menu Applicatiebeheer / Kas & Pas / Boeken. Het toevoegen van een boek ...

• Boekingen coderen in de app

  Als je bent ingelogd in de Spend Cloud App kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Als je gebruik maakt van passen kun je bovenaan deze pagina het actuele saldo van jouw passen zien. Mocht je meerdere passen tot je beschikking hebben, dan kun ...

• Help! Een foutmelding bij het exporteren van boekingen naar AFAS

  Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een boek binnen Kas & Pas te exporteren naar het financiële pakket AFAS? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het ...