De ontvangst van een order registreren in de app

Na het inloggen in de app kom je op jouw persoonlijke Dashboard terecht. In dit overzicht kun je voor alle modules die jouw organisatie gebruikt, de openstaande acties zien. Door in het ‘Snel naar’ menu op  ‘Ontvangsten’ te tikken kom je bij een overzicht van alle orders die jij kunt registreren als ontvangen.  

Orders in dit overzicht worden gesorteerd op ordernummer. Aan de status kun je aflezen of de order al deels ontvangen is en of deze kan worden ontvangen door een groep ‘Te ontvangen door groep’. 

Tik vervolgens op een order om de ontvangst te registreren. 

Ontvangst registreren

Door vanuit het overzicht op een order te tikken, kom je in de order zelf terecht. Bovenaan zie je de aanmaakdatum van de order, het totaalbedrag van de order en kun je klikken op de PDF-versie van de order. 

Daaronder vind je de orderregels. Tussen haakjes staat hoeveel orderregels de totale order betreft. 

Orderregels staan standaard op geleverd. Als dit klopt, kun je direct de registratie van deze regels bevestigen door op de groene knop te tikken. De order zal dan verdwijnen uit je overzicht. Mocht er iets niet geleverd zijn, dan kun je dit aangeven in de orderregel. 

Als je de gehele order wilt als geannuleerd of onjuist wilt registreren, tik je rechtsboven op de drie puntjes. Hier kun je alle orderregels tegelijk registreren als onjuist/retour of geannuleerd. 

De toelichting die je geeft bij het het registreren van orders die onjuist/retour of geannuleerd zijn, wordt niet naar de leverancier gestuurd. Wil je zelf een order annuleren? Neem dan zelf contact op met de betreffende leverancier. 

Orderregel aanpassen

Door op een orderregel te tikken, kun je deze aanpassen. In het scherm dat volgt, kun je met de plus- en min-iconen aangeven hoeveel stuks er dan wel of niet geleverd zijn. Na het aanpassen van de levering, tik je op ‘Updaten’. Als er aantallen onjuist/retour of geannuleerd zijn, moet je in het toelichtingsveld aangeven wat er mis is. 

Deze toelichting wordt niet naar de leverancier gestuurd. Wil je zelf een order annuleren? Neem dan zelf contact op met de betreffende leverancier. 

Na het updaten van een specifieke orderregel, keer je terug naar de totale order. Door vervolgens op de knop ‘Bevestigen’ te tikken, worden de zojuist aangepaste gegevens geregistreerd. Afhankelijk van het aantal geleverde items zal de order uit je overzicht verdwijnen of blijven staan in je overzicht met de status ‘Deels ontvangen’. 

Mening vragen

Als je twijfelt over de ontvangst van een order of je wilt iets overleggen met een collega, kun je gebruik maken van de optie ‘Mening vragen’. 

Deze optie vind je door rechtsboven op de drie puntjes te klikken en hier te kiezen voor de optie ‘Mening vragen’. 

Vervolgens kun je bij ‘Ontvangers’ beginnen met het typen van een naam van een collega. Er zal dan een lijst verschijnen met de collega’s wiens naam aan de invoer voldoet. 

Bij ‘Bericht’ vul je de gewenste vraag/opmerking in. Vervolgens kun je rechtsboven kiezen voor ‘Versturen’. 

• Related Articles

• Binnengekomen orders registreren

  Alle te ontvangen orders zijn terug te vinden in het menu-onderdeel Ontvangsten, maar kunnen ook in het onderdeel Orders worden teruggevonden. Door een ontvangst te registreren wordt het inzichtelijk welke orders ook daadwerkelijk zijn geleverd. Je ...

• Orders beoordelen

  Als je een order moet beoordelen, zul je hiervan een melding ontvangen. Als je de Spend Cloud App op je telefoon hebt staan, kun je ook op je telefoon een push notificatie ontvangen op het moment dat je een nieuwe order moet beoordelen. Je kunt hier ...

• Inkoopproces de besteller - van aanvraag tot ontvangst

  Van aanvraag tot ontvangst Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Inkoop in te richten. Afhankelijk van jouw eigen inkoopproces sluit de Spend Cloud hierop aan. In onderstaande afbeelding staat de route afgebeeld van het ...

• Beoordelen van orders door de Inkoopafdeling

  Mocht jouw organisatie hier gebruik van maken, dan kan je in het menu-onderdeel Beoordelen alle orderaanvragen vinden die beoordeeld moeten worden door de Inkoopafdeling. Deze orders zijn al goedgekeurd door middel van de ingestelde procuratie. De ...

• Een order beoordelen in de app

  Als je bent ingelogd in de app kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Hier staan de vijf meest recent aangeboden orders, met een een aantal gegevens betreffende deze orders, zoals de leverancier, het bedrag, de datum en de status van de ...