Een standaardomschrijving voor de factuurregel en de factuurkop

Een standaardomschrijving voor de factuurregel en de factuurkop

Voor zowel de factuurkop als de factuurregel kun je het veld 'omschrijving' (ook wel 'onze betalingsreferentie' in de kop) automatisch laten vullen. Dit scheelt weer handmatig handelen tijdens het coderen. 


Je kunt een standaardomschrijving instellen per administratie en per relatie (crediteur). Als je dit instelt op administratie-niveau, zal de omschrijving toegepast worden op alle facturen die in deze administratie worden toegevoegd.  Als je bij een specifieke relatie een andere waarde opgeeft zal deze voorrang krijgen op de ingevulde waarde in de administratie-instellingen. Zo krijg je de mogelijkheid om makkelijk een automatiseringsslag door te voeren voor facturen van een grote groep relaties, maar kun je hier ook van afwijken voor specifieke relaties. 


Omschrijving instellen

Administratie
Om een standaardomschrijving in te stellen op administratie-niveau, ga je naar Applicatiebeheer>Algemeen>Administraties. Klik de administratie aan waarvoor je een omschrijving wilt instellen. Onder het kopje 'Factuurverwerking' vind je de velden:
  1. Standaard omschrijving (of onze betalingsreferentie) toepassen in de factuurkop 
  2. Standaard omschrijving in de factuurkop
  3. Omschrijving factuurregel toepassen
  4. Omschrijving factuurregel 
Bij de velden waar je kunt kiezen voor de toepassing kun je aangeven of je wilt dat de ingevulde tags altijd worden ingevuld of alleen op het moment dat het veld niet wordt gevuld door standaard waardes of sjablonen. 
Standaard omschrijvingen instellen

Relatie
Om een standaardomschrijving in te stellen per relatie, ga je naar Applicatiebeheer>Algemeen>Relaties. Onder het kopje ‘Factuurverwerking’ vind je ook de bovenstaande velden:
  1. Standaard omschrijving (of onze betalingsreferentie) toepassen in de factuurkop 
  2. Standaard omschrijving in de factuurkop
  3. Omschrijving factuurregel toepassen
  4. Omschrijving factuurregel 
Door met je muis over het blauwe-uitleg-icoon te bewegen, kun je de uitleg vinden met daarin de werking van de tags.
Instellingen bij de relatie

De tags die je kunt gebruiken staan onder de velden:
  1. <period> De periode wordt ingevuld als MMYY op basis van de factuurdatum. 
  2. <invoice_date> De factuurdatum.
  3. <cost_center> De naam van de kostenplaats, mits deze automatisch is ingevuld.
  4. <creditor_name> Naam van de crediteur, mits herkend bij het verwerken van de factuur.
  5. <ledger> Naam van de grootboekrekening, indien deze uit de XML-factuur of Order wordt ingevuld.
  6. <free_field_1> Dit is het eerste vrije veld dat in de Spend Cloud wordt gebruikt, bijvoorbeeld Projecten. Als er geen gebruik wordt gemaakt van vrije velden heeft deze tag geen werking.
  7. <free_field_2> Het tweede vrije veld dat in de Spend Cloud wordt gebruikt. Als er geen gebruik wordt gemaakt van vrije velden heeft deze tag geen werking.
  8. <free_field_3> Het derde vrije veld dat in de Spend Cloud wordt gebruikt. Als er geen gebruik wordt gemaakt van vrije velden heeft deze tag geen werking.
Je kunt de tags in de volgorde zetten die voor jouw organisatie gewenst is. Je kunt er ook voor kiezen om bepaalde tags wel of niet te gebruiken. Door op een tag te klikken onder het veld, wordt deze automatisch toegevoegd. Daarnaast kun je ook zelf tekst typen in dit veld (eventueel in combinatie met een aantal tags). Als voorbeeld voor crediteur Jumbo zou je de volgende standaardomschrijving kunnen invullen:

 <creditor_name> <period> Boodschappen. Dit geeft als resultaat: Jumbo 09-2020 Boodschappen

Je kunt ook gebruik maken van de knop 'Meerdere bewerken' boven het administratie-overzicht en/of boven het relatie-overzicht. Op deze manier kun je dezelfde standaard instellen voor meerdere administraties/relaties tegelijk.

Wanneer wordt de omschrijving ingevuld?

De omschrijving wordt alleen toegevoegd bij het toevoegen/verwerken van een factuur. De standaardomschrijving is dominant over sjablonen en standaard waardes tenzij je bij de administratie-instellingen hebt aangegeven dat het veld alleen wordt gevuld met de omschrijving als het veld leeg is. Zie hierboven bij omschrijving instellen per administratie.
 
Op het moment dat er een nieuwe factuur van de relatie binnenkomt en/of wordt toegepast aan een administratie, wordt het omschrijvingsveld in de factuurkop en/of regel gevuld met de ingevulde informatie/gekozen tags. Dit kan er als volgt uitzien:

De gekozen tag:



De omschrijving in de factuurregel bij een nieuwe factuur van deze relatie:




Mocht het nodig zijn, dan kun je tijdens het coderen de standaard invulling nog aanpassen. 


De waarde ingevuld in de factuurkop bij het veld 'Omschrijving' (of 'onze betalingsreferentie') wordt automatisch ingevuld in de factuurregel. 



    • Related Articles

    • Standaard omschrijving in de factuurkop en regels (touchless factuurverwerking)

      Standaard omschrijving in de kop en regels Ons doel is dat onze gebruikers zo min mogelijk tijd besteden in de software. Zo snel mogelijk een factuur coderen hoort daar natuurlijk ook bij, het liefst zelfs volledig touchless. Een van de ...

    • Facturen beoordelen en coderen

      Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...

    • Een factuur coderen

      In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt coderen. Facturen coderen Coderen ...

    • Facturen beoordelen en coderen door een groep medewerkers

      Standaard kunnen organisaties een factuurregel naar een individuele medewerker ter beoordeling verzenden en optioneel ter codering naar een individuele medewerker. Er bestaat ook de mogelijkheid om de factuurregel ter beoordeling of ter codering naar ...

    • Autosuggest: facturen coderen met automatische suggesties

      In plaats van diverse velden handmatig te moeten invullen, kun je handelingen besparen met de Autosuggest voor het coderen van facturen. Deze geavanceerde techniek maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om repetitieve taken te verminderen. ...