Facturen beoordelen en coderen door een groep medewerkers

Standaard kunnen organisaties een factuurregel naar een individuele medewerker ter beoordeling verzenden en optioneel ter codering naar een individuele medewerker. Er bestaat ook de mogelijkheid om de factuurregel  ter beoordeling of ter codering  naar een groep medewerkers te sturen. Binnen de factuurregel wordt het veld 'Actie' dan uitgebreid met het beoordelen door een groep en/of het coderen door een groep.

Het is mogelijk om alleen beoordelen door groep te in te schakelen, alleen coderen door groep of beiden. Dit kan op verzoek door onze support afdeling aangepast worden.

Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je een factuurregel ook naar een groep medewerkers kan sturen dan ziet dit er als volgt uit bij het coderen van een factuurregel:

*In dit voorbeeld staan beide varianten ingeschakeld.

Wanneer je met de muis over het uitroepteken heen gaat kun je vervolgens zien welke medewerkers in de groep zitten:

Te beoordelen door groep

Bij het verzenden van een factuurregel ter beoordeling naar een groep wordt deze naar de medewerkers verzonden met het laagste gelijke procuratiebedrag op de geselecteerde organisatorische eenheid. Medewerkers met een hoger procuratiebedrag worden dus niet meegenomen in de groep, zodat bijvoorbeeld de teamleider of manager binnen die organisatorische eenheid niet vroegtijdig de factuurregel aangeboden krijgt. 

Omdat het laagste procuratiebedrag op een organisatorische eenheid leidend is voor het bepalen van een groep, kan er niet via het applicatiebeheer handmatig een andere groep worden samengesteld. Uiteraard zou er wel een onderliggende organisatorische eenheid aangemaakt kunnen worden met een andere samenstelling qua rollen.

Het veld 'Medewerker' wordt bij deze keuze grijs en hoeft niet meer ingevuld te worden. 

De betreffende medewerkers zullen allemaal een notificatie e-mail en een 'Te beoordelen' actie op hun naam krijgen. 

Voor 'te beoordelen door groep' is het zo dat de medewerker die als eerste de actie afrond ervoor zorgt dat de andere medewerkers die op de betreffende organisatorische eenheid staan de actie niet meer hoeven uit te voeren, de actie verdwijnt dan ook bij deze medewerkers, tenzij anders is ingesteld in het applicatiebeheer. Mochten er geen facturen zichtbaar zijn bij jouw acties op het dashboard, dan kan het zijn dat een collega deze acties al heeft afgehandeld. 

Te coderen door groep

Bij het verzenden van een factuurregel ter codering naar een groep wordt deze naar alle medewerkers verzonden op de geselecteerde organisatorische eenheid  die in de rolinstelling bevoegd zijn om te coderen. Omdat coderen wat anders is dan beoordelen, wordt hier niet gekeken naar het procuratiebedrag maar alleen naar het wel of niet kunnen coderen.  Omdat de optie coderen op een organisatorische eenheid leidend is voor het bepalen van een groep kan er niet via het applicatiebeheer een andere groep worden samengesteld, uiteraard zou er wel een onderliggende organisatorische eenheid aangemaakt kunnen worden met een andere samenstelling qua rollen.  Het veld 'Medewerker' wordt bij deze keuze grijs en hoeft niet meer ingevuld te worden.  De betreffende medewerkers zullen allemaal een notificatie e-mail en een 'Te coderen' actie op hun naam krijgen.

Voor 'te coderen door groep' is het zo dat de medewerker die als eerste de actie afrond ervoor zorgt dat de andere medewerkers die op de betreffende organisatorische eenheid staan de actie niet meer hoeven uit te voeren, de actie verdwijnt dan ook bij deze medewerkers. Mochten er geen facturen zichtbaar zijn bij jouw acties op het dashboard, dan kan het zijn dat een collega deze acties al heeft afgehandeld. 

Je kunt contact opnemen met onze support afdeling indien je gebruik wilt maken van de functies 'beoordelen en/of coderen door groep'.

• Related Articles

• Facturen beoordelen en coderen

  Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...

• Facturen beoordelen

  Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die je kunt beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je facturen ook beoordelen in ...

• Een factuur coderen

  In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt coderen. Facturen coderen Coderen ...

• Autosuggest: facturen coderen met automatische suggesties

  In plaats van diverse velden handmatig te moeten invullen, kun je handelingen besparen met de Autosuggest voor het coderen van facturen. Deze geavanceerde techniek maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om repetitieve taken te verminderen. ...

• Een factuur beoordelen in de app

  Als je bent ingelogd in de app kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Hier staan de vijf meest recent aangeboden facturen. Als jouw organisatie ook gebruik maakt van andere modules staan er meerdere uit te voeren acties op het dashboard. Op ...