Wij adviseren om zoveel mogelijk alleen facturen of contracten binnen te laten komen in de Postbus van de Spend Cloud, zodat de scans vanuit de postbus zo efficiënt mogelijk verwerkt kunnen worden in de Spend Cloud. Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe je Gmail zo instelt dat facturen automatisch worden doorgestuurd naar de Postbus.

Belangrijk: Wanneer je in Gmail een automatische filter instelt om e-mails door te sturen, wordt het originele onderwerp behouden — er wordt géén "FW:" of "Fwd:" aan het onderwerp toegevoegd. Gebruik daarom altijd een filter in plaats van handmatig doorsturen.=

Stap 1: Doorstuuradres toevoegen in Gmail

Voordat je een filter kunt instellen, moet je eerst het postbusadres van de Spend Cloud toevoegen als doorstuuradres in Gmail.

1. Open Gmail en klik rechtsboven op het tandwiel-icoon (⚙) en kies Alle instellingen bekijken.
2. Ga naar het tabblad Doorsturen en POP/IMAP.
3. Klik op Een doorstuuradres toevoegen.
4. Vul het postbusadres van de Spend Cloud in: [klantnaam]@invoice.spend.cloud.
5. Klik op Volgende en bevestig het doorstuuradres.
6. Gmail stuurt een bevestigingsmail naar het opgegeven adres. Neem contact op met de beheerder van de Spend Cloud om de bevestigingslink in deze e-mail te laten goedkeuren, of zoek de bevestigingscode op in de Postbus van de Spend Cloud.
7. Voer de bevestigingscode in bij Gmail of klik op de bevestigingslink om het doorstuuradres te activeren.
   

Let op: Zet de optie "Kopie van inkomende e-mail doorsturen naar..." op Uitschakelen. We gaan namelijk een filter gebruiken om alleen relevante e-mails (met bijlagen) door te sturen, niet alle e-mails.

---

Stap 2: Filter aanmaken om facturen automatisch door te sturen

Nu het doorstuuradres is ingesteld, kun je een filter aanmaken om alleen e-mails met bijlagen automatisch door te sturen.

1. Open Gmail en klik rechtsboven op het tandwiel-icoon (⚙) en kies Alle instellingen bekijken.
2. Ga naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen.
3. Klik op Een nieuw filter maken.
4. Vul bij Bevat bijlage een vinkje in (onderaan het filtervenster).
   • Optioneel: Vul bij Van het e-mailadres of domein van de afzender(s) in als je alleen facturen van specifieke leveranciers wilt doorsturen.
5. Klik op Filter maken.
6. Vink de optie Doorsturen naar aan en selecteer het eerder toegevoegde postbusadres ([klantnaam]@invoice.spend.cloud).
7. Optioneel: Vink Nooit als spam markeren aan, zodat facturen niet per ongeluk in de spammap belanden.
8. Klik op Filter maken om de filter op te slaan.
   

Stap 3 (optioneel): Filter om ongewenste e-mails uit te sluiten

Om te voorkomen dat herinneringen, nieuwsbrieven of andere ongewenste e-mails worden doorgestuurd naar de Postbus, kun je aanvullende filters instellen.

1. Ga opnieuw naar Instellingen → Filters en geblokkeerde adressen → Een nieuw filter maken.
2. Vul bij het veld Onderwerp of Bevat de woorden trefwoorden in die je wilt uitsluiten, bijvoorbeeld:
   • herinnering
   • nieuwsbrief
   • newsletter
   • reminder
   • unsubscribe
3. Klik op Filter maken.
4. Vink de optie Doorsturen naar niet aan (laat deze leeg). Vink eventueel Nooit doorsturen aan als deze optie beschikbaar is, of vink Verwijderen of Overslaan van Postvak IN aan als je deze e-mails wilt verbergen.
5. Klik op Filter maken om op te slaan.

Tip: Je kunt meerdere trefwoorden combineren in één filter door ze te scheiden met OR in het veld Bevat de woorden. Bijvoorbeeld: herinnering OR nieuwsbrief OR newsletter OR reminder.

Veelgestelde vragen

Waarom komen bijlagen niet aan in de Postbus? 

Controleer of de e-mails daadwerkelijk bijlagen bevatten en of het filter correct is ingesteld op "Bevat bijlage". Controleer ook of het doorstuuradres is bevestigd en actief is.

Kan ik bestaande e-mails ook doorsturen via het filter? 

Ja, bij het aanmaken van een filter kun je de optie Filter ook toepassen op overeenkomende gesprekken aanvinken om het filter met terugwerkende kracht toe te passen op bestaande e-mails.

Ik zie "Fwd:" in het onderwerp van doorgestuurde e-mails. Wat nu? 

Dit gebeurt alleen als je e-mails handmatig doorstuurt. Zorg ervoor dat je een automatisch filter gebruikt (zoals beschreven in Stap 2). Filters in Gmail behouden het originele onderwerp zonder "Fwd:" toe te voegen.