In het menu-onderdeel Groepen kun je groepen samenstellen met contract-betrokkenen. Door verwante medewerkers te koppelen aan een groep kun je al deze medewerkers in één keer koppelen aan een contract. Als contractbetrokkenen kunnen deze medewerkers vervolgens het contract inzien in het Archief en notificaties ontvangen bij het beëindigen of verlengen van een contract.
Groepen toevoegen
Door bovenaan het groepen-overzicht te klikken op ‘Toevoegen’, kun je een nieuwe groep toevoegen.
Bedenk een duidelijke naam voor je groep en bepaal of de medewerkers in de groep notificaties moeten ontvangen of niet bij het verlengen of beëindigen van een contract. Na het ‘Opslaan’ kun je medewerkers toevoegen in de groep. Je kunt alleen medewerkers selecteren die een rol hebben in de module Contractbeheer (zie hiervoor het rollenoverzicht). Na het opslaan van de selectie, wordt de groep aangemaakt en kan deze direct in gebruik worden genomen.
Groepen bewerken
Door op een groep in het groepen-overzicht te klikken (of op het potloodje), kun je een groep bewerken. Je kunt hier de naam aanpassen, instellen of de groep een notificatie dient te ontvangen bij het verlengen of beëindigen van een contract en je kunt hier een groep op passief zetten.
Door een groep op ‘Passief’ te zetten, kan deze groep niet meer worden geselecteerd als contractbetrokkenen bij het registreren van een contract.
Als je de medewerkers in een groep wilt aanpassen, kun je klikken op de drie puntjes achteraan een regel en vervolgens klikken op ‘Medewerkers koppelen’. In het overzicht dat volgt, kun je medewerkers selecteren die een rol hebben in contractbeheer (zie ook het rollenoverzicht). Je kunt ook geselecteerde medewerkers uit de groep halen door het vinkje voor hun naam weg te halen.