Hoe kan ik PEPPOL facturen ontvangen en verwerken?

Hoe kan ik PEPPOL facturen ontvangen en verwerken?

Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) is een internationaal project met als doel het standaardiseren van internationaal elektronisch berichtenverkeer. Binnen het beveiligde PEPPOL-netwerk kun je elektronische facturen versturen en ontvangen. Elektronische facturen zijn bijvoorbeeld facturen in UBL en XML formaat.

Aansluiten op het PEPPOL-netwerk
Bedrijven en overheidsinstellingen kunnen aangesloten worden op het netwerk, nadat er een verificatie op de organisatie is gedaan. Na deze verificatie wordt er een zogeheten PEPPOL ID aangemaakt. Met dit PEPPOL ID kunnen bedrijven en overheden elkaar identificeren in het PEPPOL-netwerk. 

Een PEPPOL ID bestaat uit een uniek ID-nummer, gebaseerd op een KvK-nummer, een Btw-nummer of een OIN-nummer (overheidsidentificatienummer) van de betreffende organisatie. Dankzij deze ID-nummers, zogenaamde identifiers, zijn er geen misverstanden over wie de verzenders en de ontvangers zijn. 

ProActive en Storecove 
Het is alleen mogelijk om e-facturen te sturen en ontvangen via ‘PEPPOL Access Points'. Deze access points leveren ook de PEPPOL ID's aan nieuwe gebruikers. Storecove is zo’n PEPPOL Access Point. Via Storecove is onze software gekoppeld met het PEPPOL-netwerk. Door deze koppeling kunnen onze klanten in de Spend Cloud een eigen PEPPOL ID aanmaken en e-facturen ontvangen in de Postbus. 

PEPPOL activeren

Je kunt een PEPPOL ID voor jouw organisatie aanmaken in het Applicatiebeheer van Factuurverwerking. Peppol is hier toegevoegd in het navigatiemenu. Als je in dit menu niet het onderdeel ‘Peppol’ ziet, kan het zijn dat jij hiervoor nog niet de juiste rechten hebt. Peppol kan los worden toegevoegd aan jouw rechtenset door een applicatiebeheerder.
Rechtenbeheer voor PEPPOL
Navigeer via Applicatiebeheer / Factuurverwerking / Peppol en klik op deze pagina op ‘Toevoegen’. Vul de naam van de organisatie, het adres en tenminste één van de gevraagde nummers in. Vul het liefst meerdere nummers in voor een betere verificatie. Op basis van KvK-nummer worden de facturen naar de juiste organisatie gestuurd. Nadat je de velden hebt ingevuld en op opslaan hebt geklikt, wordt de aanvraag door ons gecontroleerd. Als de aanvraag door ons is goedgekeurd, is jouw organisatie er klaar voor om PEPPOL facturen te ontvangen. Deze zullen automatisch binnenkomen in de Postbus.

Eventueel kun je nu gelijk voor een andere administratie ook een PEPPOL ID toevoegen.

Je kunt maar één PEPPOL ID aanmaken per KvK-nummer. Dit geldt ook als het PEPPOL ID buiten de Spend Cloud is aangemaakt. Mocht je via PEPPOL facturen automatisch willen ontvangen in de Spend Cloud en je bent via een andere organisatie geregistreerd, zul je daar het PEPPOL ID eerst moeten opzeggen voordat je een PEPPOL ID via de Spend Cloud kunt activeren. 

PEPPOL ID toevoegen

PEPPOL facturen verwerken

Nadat het PEPPOL ID voor jouw organisatie is aangemaakt en geverifieerd, kun je facturen verstuurd via het PEPPOL-netwerk ontvangen. Deze facturen komen via de Postbus binnen in de Spend Cloud. 

In de postbus kun je de PEPPOL-facturen filteren zodra je in het veld onderwerp 'PEPPOL' invult. Je kunt deze facturen vervolgens op dezelfde manier verwerken als andere via de Postbus binnengekomen facturen:
  1. Klik op de binnengekomen PEPPOL-factuur. 
  2. Geef het boekjaar en eventueel een administratie in.
  3. Standaard staat bij Bestand ‘Nieuwe factuur’ geselecteerd. In de meeste gevallen zul je PEPPOL-facturen gelijk op deze manier kunnen verwerken. 
  4. Klik op ‘Opslaan en verwerken’ of, in het geval van meerdere facturen in de Postbus, op ‘Verwerken en volgende’. Door de factuur te verwerken zal deze direct worden doorgestuurd naar Coderen. 

PEPPOL-leveranciers 

Via het applicatiebeheer kun je bij het onderdeel factuurverwerking / PEPPOL/ PEPPOL Leveranciers de lijst met leveranciers vinden die gebruik maken van PEPPOL. Aan de hand van die lijst kun je relaties benaderen om te vragen voortaan facturen via PEPPOL te versturen. 

    • Related Articles

    • Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?

      In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt. Een belangrijke functie die je daarbij kunt ...

    • De postbus beheren van Factuurverwerking

      In de Postbus komen alle e-mails te staan die naar het Spend Cloud Postbus e-mailadres zijn gestuurd. Door de facturen vanuit de eigen crediteuren mailbox om te leiden naar dit e-mailadres, komen alle facturen bij elkaar op één plek. Vanuit het ...

    • Hoe kan ik XML-facturen ontvangen in de Spend Cloud?

      De (ontwerp) doelstelling van XML is eenvoud, uniformiteit en bruikbaarheid. Om deze facturen door alle computers wereldwijd te kunnen laten uitlezen zijn er bepaalde regels vastgelegd over hoe een XML-factuur moet worden opgebouwd. Deze set aan ...

    • Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Postbus

      Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. In de Postbus van Factuurverwerking vind je alle facturen die via het ingestelde e-mailadres zijn binnengekomen. Bijlagen in het formaat PDF, XML of UBL kunnen ...

    • Wat moet ik controleren als berichten niet aankomen in de postbus?

      Het kan onverhoopt voorkomen dat één of meerdere e-mails niet (meer) aankomen in de Spend Cloud-postbus. Het kan verschillende redenen hebben waarom berichten niet aankomen in de postbus. In dit artikel staan de meest voorkomende redenen omschreven ...