Hoe kan ik PEPPOL facturen ontvangen en verwerken?

Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) is een internationaal project met als doel het standaardiseren van internationaal elektronisch berichtenverkeer. Binnen het beveiligde PEPPOL-netwerk kun je elektronische facturen versturen en ontvangen. Elektronische facturen zijn bijvoorbeeld facturen in UBL en XML formaat.

Aansluiten op het PEPPOL-netwerk

Bedrijven en overheidsinstellingen kunnen aangesloten worden op het netwerk, nadat er een verificatie op de organisatie is gedaan. Na deze verificatie wordt er een zogeheten PEPPOL ID aangemaakt. Met dit PEPPOL ID kunnen bedrijven en overheden elkaar identificeren in het PEPPOL-netwerk. 

Een PEPPOL ID bestaat uit een uniek ID-nummer, gebaseerd op een KvK-nummer, een Btw-nummer of een OIN-nummer (overheidsidentificatienummer) van de betreffende organisatie. Dankzij deze ID-nummers, zogenaamde identifiers, zijn er geen misverstanden over wie de verzenders en de ontvangers zijn. 

ProActive en Storecove 

Het is alleen mogelijk om e-facturen te sturen en ontvangen via ‘PEPPOL Access Points'. Deze access points leveren ook de PEPPOL ID's aan nieuwe gebruikers. Storecove is zo’n PEPPOL Access Point. Via Storecove is onze software gekoppeld met het PEPPOL-netwerk. Door deze koppeling kunnen onze klanten in de Spend Cloud een eigen PEPPOL ID aanmaken en e-facturen ontvangen in de Postbus. 

PEPPOL activeren

Je kunt een PEPPOL ID voor jouw organisatie aanmaken in het Applicatiebeheer van Factuurverwerking. Peppol is hier toegevoegd in het navigatiemenu. Als je in dit menu niet het onderdeel ‘Peppol’ ziet, kan het zijn dat jij hiervoor nog niet de juiste rechten hebt. Peppol kan los worden toegevoegd aan jouw rechtenset door een applicatiebeheerder.

Rechtenbeheer voor PEPPOL

Navigeer via Applicatiebeheer / Factuurverwerking / Peppol en klik op deze pagina op ‘Toevoegen’. Vul de naam van de organisatie, het adres en tenminste één van de gevraagde nummers in. Vul het liefst meerdere nummers in voor een betere verificatie. Op basis van KvK-nummer worden de facturen naar de juiste organisatie gestuurd. Nadat je de velden hebt ingevuld en op opslaan hebt geklikt, wordt de aanvraag door ons gecontroleerd. Als de aanvraag door ons is goedgekeurd, is jouw organisatie er klaar voor om PEPPOL facturen te ontvangen. Deze zullen automatisch binnenkomen in de Postbus.

Eventueel kun je nu gelijk voor een andere administratie ook een PEPPOL ID toevoegen.

Je kunt maar één PEPPOL ID aanmaken per KvK-nummer. Dit geldt ook als het PEPPOL ID buiten de Spend Cloud is aangemaakt. Mocht je via PEPPOL facturen automatisch willen ontvangen in de Spend Cloud en je bent via een andere organisatie geregistreerd, zul je daar het PEPPOL ID eerst moeten opzeggen voordat je een PEPPOL ID via de Spend Cloud kunt activeren. 

PEPPOL ID toevoegen

PEPPOL ID

Nadat de PEPPOL registratie is geverifieerd, is er per opgegeven waarde (KvK-nummer, Btw-nummer en / of OIN-nummer) een PEPPOL ID aangemaakt. Het ID is een combinatie tussen het type nummer en de daadwerkelijke nummer. De opmaak is als volgt: [scheme-ID] : [identifier]

Er zijn verschillende scheme-id's. Voor het KvK-nummer is dat bijvoorbeeld '0106:' gevolgd door de 'identifier' oftewel het daadwerkelijke KvK-nummer. 

Je kunt je PEPPOL ID('s) opzoeken in de Open PEPPOL Directory die is te vinden via deze link. 

PEPPOL facturen verwerken

Nadat het PEPPOL ID voor jouw organisatie is aangemaakt en geverifieerd, kun je facturen verstuurd via het PEPPOL-netwerk ontvangen. Deze facturen komen via de Postbus binnen in de Spend Cloud. Je kunt deze facturen gemakkelijk herkennen doordat het onderwerp van de mail altijd 'PEPPOL' bevat. 

Automatische verwerking PEPPOL facturen

Via het menu applicatiebeheer / Factuurverwerking / Postbus kun je een automatische verwerkingsregel inschakelen om de PEPPOL entiteit te koppelen aan een administratie. Facturen die door PEPPOL leveranciers aan deze entiteit worden verstuurd worden automatisch gekoppeld aan de gekozen administratie en verwerkt in de Spend Cloud. 

Handmatige verwerking en PEPPOL facturen in de postbus bekijken

In de postbus kun je de PEPPOL-facturen filteren zodra je in het veld onderwerp 'PEPPOL' invult. Je kunt deze facturen vervolgens op dezelfde manier verwerken als andere via de Postbus binnengekomen facturen:

1. Klik op de binnengekomen PEPPOL-factuur. 
   
2. Geef het boekjaar en eventueel een administratie in.
   
3. Standaard staat bij Bestand ‘Nieuwe factuur’ geselecteerd. In de meeste gevallen zul je PEPPOL-facturen gelijk op deze manier kunnen verwerken. 
   
4. Klik op ‘Opslaan en verwerken’ of, in het geval van meerdere facturen in de Postbus, op ‘Verwerken en volgende’. Door de factuur te verwerken zal deze direct worden doorgestuurd naar Coderen. 
   
5. Het is mogelijk om via Peppol ter aanvulling op de factuur ook andere bijlagen te ontvangen, zoals een xls-bestand. Deze kenmerk je als bijlage van de factuur.

PEPPOL-leveranciers 

Via het applicatiebeheer kun je bij het onderdeel factuurverwerking / PEPPOL/ PEPPOL Leveranciers de lijst met leveranciers vinden die gebruik maken van PEPPOL. Aan de hand van die lijst kun je relaties benaderen om te vragen voortaan facturen via PEPPOL te versturen. Relaties worden hier alleen zichtbaar indien bij de relatie in je Spend Cloud omgeving het Kvk- en Btw-nummer is opgevoerd.

Het kan voorkomen dat je PEPPOL-facturen ontvangt van een specifieke leverancier, terwijl deze leverancier niet in de bovenstaande lijst voorkomt.  De reden hiervan is dat deze leverancier niet officieel is geregisteerd met een eigen Peppol-ID. Via hun software zijn ze wel in staat om facturen te versturen via Peppol, maar doordat ze niet officieel geregisteerd staan kan deze leverancier niet terug gevonden worden in de openbare PEPPOL Directory. Bij de leverancierslijst die terug te vinden is de Spend Cloud hanteren we de openbare PEPPOL Directory als bron. 

Veel voorkomende vragen rondom het gebruik van PEPPOL m.b.t. de Spend Cloud

1. Waar kan ik ons PEPPOL ID terug vinden? 
   

Zodra je via de Spend Cloud een PEPPOL account hebt aangevraagd en deze actief is, kun je deze terug vinden op de algemene website van de openbare Directory Peppol. 
Op deze website zou je iedereen kunnen terug vinden die via de officiële manier een PEPPOL ID heeft laten aanmaken. Hieronder is gezocht op het KVK nummer van Proactive. 

1. PEPPOL facturen van een specifieke leverancier komen niet aan in onze Spend Cloud postbus
   

Het eerste wat je zelf kunt controleren met de leverancier, is om te vragen of de leverancier het juiste PEPPOL ID gebruikt. 
Blijkt bovenstaande het geval te zijn, dan kun je aan de leverancier een transmission ID vragen van één van de verstuurde facturen. Een transmission ID is een unieke technische sleutel om een specifieke verzending binnen het PEPPOL-netwerk te identificeren en te volgen. Vervolgens kun je een ticket inschieten bij onze support afdeling met o.a. het transmission ID. 
De supportafdeling zal dan contact opnemen met Storecove. Storecove kan vervolgens aan de hand van het transmission ID zien waarom een factuur niet is aangekomen. 

1. Kun je meerdere PEPPOL accounts toevoegen in één Spend Cloud omgeving?

Ja, maar je kunt maximaal één Peppol account per administratie inrichten. Wanneer je dus gebruik maakt van meerdere administraties binnen de Spend Cloud zal elke administratie eenh eigen entiteit (Kvk/BTW-nummer) hebben. Per entiteit kan er een eigen PEPPOL ID worden aangevraagd. Vervolgens kun je via het applicatiebeheer / postbus de automatisch verwerken regel toevoegen voor elke administartie en het daarbij horende Bedrijfsnaam voor PEPPOL identifier. Wanneer er dan PEPPOL facturen binnen komen zal gelijk de juiste administatie worden gekoppeld en zullen de facturen postbus kunnen overslaan en de gelijk naar het onderdeel coderen worden doorgezet. 

1. Wij willen ook facturen via PEPPOL gaan versturen, kan dat?
   

Wij bieden wij uitsluitend de optie om een Peppol-registratie te maken voor het ontvangen van facturen via Peppol in jouw Spend Cloud omgeving. Wanneer je facturen wilt verzenden vanuit je eigen (verkoop)systeem dien je een Peppol-registratie aan te maken bij een Peppol Access Point waar jouw systeem op is aangesloten. Houd hierbij rekening dat deze registratie zodanig wordt ingericht dat je alleen facturen kunt verzenden, om te voorkomen dat het ontvangen van facturen in de Spend Cloud via Peppol mislukt.

• Related Articles

• Alles over het ontvangen en verwerken van facturen via de postbus

  Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. In de Postbus van Factuurverwerking vind je alle facturen die via het ingestelde e-mailadres zijn binnengekomen. Bijlagen in het formaat PDF, XML of UBL kunnen ...

• Alles over het beheren en optimaliseren van de postbus

  In de Postbus komen alle e-mails te staan die naar het Spend Cloud Postbus e-mailadres zijn gestuurd. Door de facturen vanuit de eigen crediteuren mailbox om te leiden naar dit e-mailadres, komen alle facturen bij elkaar op één plek. Vanuit het ...

• Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?

  In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt. Een belangrijke functie die je daarbij kunt ...

• Hoe kan ik XML-facturen ontvangen in de Spend Cloud?

  De (ontwerp) doelstelling van XML is eenvoud, uniformiteit en bruikbaarheid. Om deze facturen door alle computers wereldwijd te kunnen laten uitlezen zijn er bepaalde regels vastgelegd over hoe een XML-factuur moet worden opgebouwd. Deze set aan ...

• Wat moet ik controleren als berichten niet aankomen in de postbus?

  Het kan onverhoopt voorkomen dat één of meerdere e-mails niet (meer) aankomen in de Spend Cloud-postbus. Het kan verschillende redenen hebben waarom berichten niet aankomen in de postbus. In dit artikel staan de meest voorkomende redenen omschreven ...