De verantwoording, beoordeling en verwerking van boeken dient bij de juiste medewerkers binnen de organisatie belegd te worden. Hierom is het van belang gebruikt te maken van een organisatiestructuur. In de Spend Cloud kan deze door organisatorische eenheden, niveaus binnen de structuur, eenvoudig worden gerealiseerd. Door middel van deze structuur creƫer je gemakkelijk een overzicht op welke locatie een kas behoort en welke medewerkers hier (mede)verantwoordelijk voor zijn.
In tegenstelling tot andere modules wordt er voor Kas&Pas geen workflow aangeroepen. De verantwoordelijke medewerkers worden allen met een rol toegekend aan dezelfde organisatorische eenheid, middels functieprofielen wordt er hiƫrarchisch bepaald wie welke acties mag uitvoeren.