Onderweg: te verwachten kosten
In het menu Factuurverwerking / Onderweg vind je alle facturen die binnen Spend Cloud in omloop zijn. Het doel van het onderdeel Onderweg is dat de te verwachte kosten over een specifieke periode inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Deze kosten kunnen worden meegenomen in de maandrapportages. De factuurregels worden als tijdelijke kosten in een memoriaaldagboek en op een tussenrekening geboekt zodat deze weer in balans zijn.
Het menu-onderdeel Onderweg is een optionele instelling die niet in iedere Spend Cloud omgeving staat ingeschakeld. Indien het gewenst is om binnen jullie organisatie gebruik te maken van het menu Onderweg, neem dan contact op met onze supportafdeling.
Hoe werkt facturen onderweg?
De facturen in dit menu zijn nog niet geëxporteerd, maar representeren wel de te verwachten kosten. Het overzicht is opgebouwd op factuurregelniveau. Het is mogelijk om een selectie te maken van de factuurregels tot een bepaalde periode en deze te exporteren naar een bestand of via een webservice. Dit csv- of XML-bestand kun je, afhankelijk van het financiële pakket, handmatig of automatisch in het financiële pakket importeren. De geëxporteerde overzichten zijn terug te vinden onder de knop ‘Exportbestanden’. Spend Cloud genereert op het moment van exporteren meteen een tegenboekingsbestand. Dit document kun je downloaden door aan de rechterkant van een regel op ‘Download tegenboekingsbestand’ te klikken. Het exportbestand en tegenboekingsbestand kun je vervolgens uploaden naar het financiële pakket.
Bij Onderweg worden alleen de facturen met de volgende status getoond:
- Te verzenden (naar beoordelaar)
- In behandeling bij een medewerker (ter beoordeling, niet ter extern coderen)
- Afgekeurd, wacht op controle administratie
- In de wacht (ter beoordeling en afgekeurd)
- Goedgekeurd, klaar voor export (aparte exports: onderweg/goedgekeurd)
Hoe gebruik je het?
- Tijdens de maandafsluiting exporteer je eerst alle goedgekeurde facturen (normale export).
- Tijdens de maandafsluiting exporteer je vervolgens alle factuurregels die nog onderweg zijn in de Spend Cloud en eigenlijk in de maand vallen die je wil afsluiten in de boekhouding (export onderweg). Bijvoorbeeld: het is april en je wilt de maand maart afsluiten, vul dan in het veld periode tot maand 04-20xx in; alle facturen tot en met maart worden dan meegenomen in de onderweg-export.
- Dan sluit je de maand af.
- Vervolgens lees je het tegenboekingenbestand in (gaat automatisch bij een webservice) in de maand na de afgesloten maand waardoor alle onderwegboekingen zijn tegengeboekt.
Voor de inrichting heb je een memoriaal dagboek en een tussenrekening nodig. Dit kun je instellen in de administratie.
Uitsluiten grootboekrekening en verbijzonderingen
Sommige kosten of verbijzonderingen wil je niet opnemen in je onderweg export, of wordt dit simpelweg niet toegestaan door je financiële pakket wat resulteert in een foutmelding. Je kunt eenvoudig gegevens. Bij grootboekrekeningen stel je dit in door de grootboekrekening te bewerken, zet "beïnvloedbare kosten" op 'Nee' en vervolgens "Uitsluiten in onderweg" op 'Ja'.
Bij andere verbijzonderingen zoals kostenplaats, drager of extra dimensies stel je dit in door "gebruik als lege waarde" op 'Ja' te zetten. De verbijzondering wordt dan zowel bij de reguliere export als de onderweg export niet geëxporteerd naar je financieel pakket.