Reiskosten op basis van de snelste route of de kortste route laten berekenen

Door gebruikers kunnen, afhankelijk van de instellingen, in de Spend Cloud reiskosten gedeclareerd worden. Als er door de declarant binnen de declaratie bij 'Soort' wordt gekozen voor een kilometervergoeding, verschijnen de velden 'Van' en 'Naar'. Hier kunnen de vertreklocatie en de bestemming ingevuld worden van de gemaakte reis. Het aantal kilometers en het bijbehorende bedrag worden berekend. Er zijn twee manieren waarop de Spend Cloud deze berekening kan maken; in dit artikel lichten we dit toe.

Kilometerberekening op basis van de kortste route

Kies je als organisatie voor een berekening op basis van de kortste route, wordt op het moment van het invoeren van de adressen dat de kortste route van dat moment uit Google Maps gehaald. Mocht er een omleiding op de weg zijn, bijvoorbeeld door werkzaamheden, zal Google Maps een alternatieve route pakken. We hebben daar in onze software verder geen invloed op en het kan dus voorkomen dat de dezelfde adressen in verschillende regels verschillende afstanden betreffen.

Om hier een beeld bij te geven; in Google Maps ziet dit er zo uit:

Je ziet in deze afbeelding dat er drie mogelijke routes zijn. De Spend Cloud zal voor de berekening van deze reis de route nemen van 51 kilometer. 

Kilometerberekening op basis van de snelste route

Sommige organisaties kiezen ervoor om de kilometerberekening te laten plaatsvinden op basis van de snelste route, in plaats van de kortste route. Zie hier een voorbeeld vanuit Google Maps:

We zien hier dat de bovenste route weliswaar langer is dan de onderste route (namelijk 57,3 kilometer, in plaats van 52,4 kilometer), maar deze route is wel sneller. Daarom zal de Spend Cloud voor deze reis het bovenste aantal kilomters nemen, dus 57,3 kilometer. Ook bij deze berekeningsmethode kan er afhankelijk van het tijdstip van aanmaken van de declaratie een verschil zijn in het aantal berekende kilometers. Stel dat er bijvoorbeeld ergens een file staat, neemt Google Maps ook weer een andere route. De ene keer valt het voordeliger uit voor de declarant en de andere keer weer wat minder voordelig.

Welke berekeningsmethode wordt gekozen, is aan jullie als organisatie. Bij vragen van declaranten over de berekeningswijze, kan verwezen worden naar bovenstaande informatie.

• Related Articles

• Reiskosten declareren

  In de Spend Cloud op de computer kan je via het menu 'Declareren' heel gemakkelijk reiskosten declareren. In dit artikel leggen we uit hoe je dit doet. Wil je reiskosten declareren middels onze app? Lees dan hier verder. Als je vanuit Declaraties op ...

• Declaraties - De Notificatiemails binnen de Spend Cloud

  Binnen de Spend Cloud worden er per module verschillende soorten notificatiemails verstuurd naar de desbetreffende medewerkers. Sommige notificatiemails zijn informerend, andere notificatiemails zullen de medewerker tot actie laten overgaan. In dit ...

• Een declaratie kopiëren of verwijderen in de app

  Als je meerdere keren per periode dezelfde dienstreis maakt of een lunch wilt declareren, kun je aangemaakte declaraties kopiëren. Dit doe je door de declaratie naar rechts te swipen (vegen). Er wordt dan een nieuwe declaratie aangemaakt op basis van ...

• Een declaratie beoordelen in de app

  Op het moment dat er een declaratie ter beoordeling voor je klaar staat, verschijnt deze op het dashboard in de Spend Cloud App. Indien ingesteld zul je hier ook een notificatie van ontvangen. Via het menu rechts onderin kun je ook navigeren naar 'Te ...

• Een declaratie aanmaken en verzenden in de app

  Na het inloggen in de Spend Cloud app kom je op jouw persoonlijke Dashboard terecht. In dit overzicht kun je snel naar een nieuwe declaratie en jouw laatst aangemaakte declaraties zien. Als jouw organisatie ook gebruik maakt van andere modules staan ...