Sjablonen toevoegen

Met een sjabloon kun je een factuur ‘voorcoderen’. In een sjabloon leg je een aantal standaard waarden vast betreft een specifieke factuur. Als je vervolgens dit sjabloon selecteert tijdens het coderen worden alle geregistreerde velden automatisch ingevuld. Zo kun je terugkerende facturen snel en eenvoudig coderen. In het menu-onderdeel Sjablonen kun je alle aangemaakte sjablonen bekijken, bewerken, kopiëren, verwijderen en toevoegen. 

Het aanmaken van een sjabloon kan handig zijn als je een soortgelijke factuur periodiek toegestuurd krijgt, bijvoorbeeld van het schoonmaakbedrijf van een kantoorpand.

Het toevoegen van een sjabloon kan op meerdere plekken in de Spend Cloud: 

1. Vanuit het menu-onderdeel Relaties
   

Hier heb je de mogelijkheid om een sjabloon toe te voegen voor één specifieke relatie. Om dit te doen navigeer je naar Applicatiebeheer, Algemeen en dan Relaties. In het overzicht klik je bij de gewenste relatie achteraan de regel op het vergrootglas icoon. Op deze tonen-pagina zie je onderaan een kopje ‘Sjablonen’ staan. Klik hier op de ‘+’ om een sjabloon aan te maken.

1. Tijdens het coderen van een factuur
   

Als je een factuur aan het coderen bent, kun je een sjabloon aanmaken op basis van de ingevulde codering. Dit doe je door tijdens het coderen de optie: ‘Toevoegen als sjabloon’ te selecteren. 

1. Vanuit het menu-onderdeel Sjablonen
   

Hiervoor navigeer je naar Applicatiebeheer, Factuurverwerking en dan Sjablonen. Vanuit het overzicht kun je de sjablonen beheren en een nieuw sjabloon toevoegen.

Sjabloon toevoegen

Bovenaan het sjablonen-overzicht kun je klikken op de knop ‘Toevoegen’.

Als je met meerdere administraties werkt, kies je eerst de administratie waarvoor je dit sjabloon wilt aanmaken. 

Bij het aanmaken van een sjabloon moet je eerst een keuze maken hoe het totaalbedrag van de factuur wordt verdeeld over de factuurregels. Als je zelf een specifiek bedrag wilt invullen bij de factuurregel dan kies je voor ‘Vaste bedragen’. Je kiest voor ‘Variabele bedragen’ als je wilt dat Spend Cloud het bedrag per factuurregel automatisch uitrekent op basis van een percentagedeling van het totaalbedrag. 

Vervolgens kun je nadat je op ‘Doorgaan’ hebt geklikt, gegevens van het sjabloon samenstellen. Alle gegevens die je hier registreert zullen worden weergegeven bij de codering als je voor dit sjabloon kiest. De gegevens die niet worden ingevuld kunnen alsnog tijdens het coderen worden ingevuld. De velden ingevuld door het sjabloon kunnen ook tijdens het coderen nog worden aangepast. 

1. Omschrijving 
   

Geef het sjabloon een duidelijke omschrijving, zodat je tijdens het coderen gemakkelijk het onderscheid kunt maken tussen de verschillende sjablonen.

1. Crediteur 
   

Door hier een crediteur in te vullen, is dit sjabloon alleen beschikbaar als deze crediteur is geselecteerd bij het coderen van de factuur. Als je geen crediteur selecteert, is het sjabloon altijd beschikbaar.

1. Totaal bedrag
   

Als je voor ‘Vaste bedragen’ hebt gekozen, kun je bovenaan en in de factuurregel een ‘Totaalbedrag’ opgeven. Dit exacte bedrag wordt vervolgens overgenomen bij de codering van de factuur.

1. Percentage
   

Als je voor ‘Variabele bedragen’ hebt gekozen, dan kun je in de factuurregel het gewenste ‘Percentage’ opgeven. Spend Cloud berekent nu het bedrag in de factuurregel door het opgegeven percentage van het totaalbedrag te nemen. Als je maar één factuurregel registreert kun je hier 100% invullen. Bij het instellen van meerdere factuurregels moet het totaal uitkomen op een percentage van 100%.

1. Factuurregel toevoegen
   

Je kunt een sjabloon opbouwen uit meerdere factuurregels door bovenaan de pagina ‘Factuurregel toevoegen’ te selecteren.

Op het moment dat de sjabloon wordt aangemaakt in relatie met een contract, is het beste gebruik om het contract - op factuurregelniveau -

te koppelen aan het sjabloon. Op deze wijze hoeft het contract niet los gekoppeld te worden aan de factuur, omdat dit al in het sjabloon 

heeft plaatsgevonden. 

Nadat je tenminste alle verplichte gegevens hebt ingevuld, klik je bovenaan op ‘Opslaan’. Je kunt het sjabloon nu direct gebruiken.

Sjabloon als standaard bij een relatie instellen

Wanneer je navigeert naar Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties, kan je een relatie bewerken door op het podlootje te klikken. Je vindt hier o.a. een aantal instellingen voor de module Factuurverwerking. Hier kan je een standaard sjabloon instellen:

Het hier geselecteerde sjabloon zal automatisch worden toegepast op alle facturen waar deze crediteur is herkend.

• Related Articles

• Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Toevoegen

  Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. Facturen die per post zijn binnengekomen en zijn ingescand, kun je uploaden op de pagina Factuurverwerking / Toevoegen. Papieren facturen digitaliseren Om ...

• Facturen beoordelen

  Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die je kunt beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je facturen ook beoordelen in ...

• Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Postbus

  Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. In de Postbus van Factuurverwerking vind je alle facturen die via het ingestelde e-mailadres zijn binnengekomen. Bijlagen in het formaat PDF, XML of UBL kunnen ...

• Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?

  In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt. Een belangrijke functie die je daarbij kunt ...

• Het archief van Factuurverwerking

  In het menu-onderdeel Archief van Factuurverwerking vind je alle facturen terug die ooit aan jou zijn toegekend. In het overzicht kun je de status terugvinden van een factuur. Door op een factuurregel te klikken, kom je op een pagina met alle ...