Terugdraaien van ontvangstregistratie

Het kan gebeuren dat een medewerker een order als ontvangen (of geannuleerd) heeft geregistreerd, terwijl dat niet de bedoeling was. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer medewerkers de verkeerde order per ongeluk als geleverd registreren (binnenmelden). Het is dan gewenst deze registratie ongedaan te maken. 

Voorwaarden terugdraaien ontvangstregistratie

Onder de volgende voorwaarden is het terugdraaien van de ontvangstregistratie van toepassing:

- Er is (nog) geen factuur aan de order gematcht.

- De order heeft niet de status 'Voltooid'. 
- De ontvangstregistratie staat ingeschakeld voor de betreffende leverancier.

De ontvangstregistratie terugdraaien

Wanneer aan bovenstaande drie voorwaarden wordt voldaan, kan de registratie van de levering (of annulering) teruggedraaid worden. De gebruiker gaat hiervoor naar de betreffende order in het Archief en klikt op de drie puntjes aan de rechter zijkant van de order. Daar kies je vervolgens voor 'Ontvangst terugdraaien':

Wanneer de gebruiker hier niet de juiste rechten voor heeft, kan de applicatiebeheerder dit, indien gewenst, uitvoeren. 

Ontvangstregistratie terugdraaien terwijl een factuur is gematcht

Wanneer je de registratie van ontvangst wilt terugdraaien terwijl er al een factuur aan de betreffende order is gematcht, kan je er (vaak alleen als applicatiebeheerder) voor kiezen de factuur (tijdelijk) te ontkoppelen van de order.

Let op! Mogelijk heeft de factuur het procuratieschema overgeslagen, omdat deze is goedgekeurd op basis van de g eleverde order. Als de ontvangst van de order foutief is geregistreerd, kan het dus zijn dat er een factuur is goedgekeurd op basis van goederen die nog niet zijn geleverd. 

Om dit te doen, zoek je de gematchte factuur op in het Archief van de module Factuurverwerking en open je deze door op het loepje te klikken. Klik hier op 'Match verwijderen':

De registratie van levering (of annulering) kan vervolgens worden teruggedraaid in de order. Daarna is het mogelijk de factuur weer te matchen aan de order. Dit doe je op dezelfde manier als hierboven beschreven (de factuur opzoeken in het Archief), maar dan te klikken op 'Orders matchen' binnen de factuur.

• Related Articles

• Inkoopproces de besteller - van aanvraag tot ontvangst

  Van aanvraag tot ontvangst Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Inkoop in te richten. Afhankelijk van jouw eigen inkoopproces sluit de Spend Cloud hierop aan. In onderstaande afbeelding staat de route afgebeeld van het ...

• Artikelen over Inkoop - Van aanvragen tot ontvangen

  Hieronder vind je verschillende handige artikelen over het bestelproces binnen de module Inkoop. Als je ze stapsgewijs leest, krijg je een volledig beeld van het gehele proces, oftewel van het bestellen van artikelen tot het registreren van de ...

• De ontvangst van een order registreren in de app

  Na het inloggen in de app kom je op jouw persoonlijke Dashboard terecht. In dit overzicht kun je voor alle modules die jouw organisatie gebruikt, de openstaande acties zien. Door in het ‘Snel naar’ menu op ‘Ontvangsten’ te tikken kom je bij een ...

• Voltooide orders terugdraaien

  Om het Inkoop archief schoon te houden kunnen orders worden voltooid. Het kan gebeuren dat dit te snel is gebeurd, en er bijvoorbeeld nog een factuur voor de order is binnen gekomen. Omdat de order is voltooid, kun je de factuur niet matchen aan de ...

• Hoe wijzig of annuleer ik een order die naar de leverancier is verzonden?

  Als de order verzonden is naar de leverancier, dan zijn er gelimiteerde opties voor het nog wijzigen van de bestelling. In dit artikelen vertellen we je er alles over. Een verzonden order wijzigen Als de order is verstuurd naar de leverancier, dan ...