Voorbeeld e-mail digitaal factuuradres - crediteur informeren

Voorbeeld e-mail digitaal factuuradres - crediteur informeren

Ons doel is om gebruikers zo min mogelijk tijd te laten spenderen in de Spend Cloud. De software moet zoveel mogelijk automatisch doen, zodat onze gebruikers zich kunnen focussen op andere belangrijke taken. Digitale factuurverwerking helpt hierbij, met name facturen in XML-formaat. Niet iedere crediteur verstuurt (nog) XML-facturen tewijl die mogelijkheid er wel is. Vanuit de software kan je een crediteur die nog PDF-facturen stuurt vragen om voortaan XML-facturen te versturen. Deze functionaliteit heet 'Crediteur informeren'. 

Crediteur informeren 

Vanuit de Spend Cloud Postbus kan je een crediteur aanschrijven om XML-facturen te versturen. Hiervoor ga je naar Postbus > Bewerken > Crediteur informeren. Dit is een knop bovenaan de ontvangen mail. Wanneer je deze optie selecteert zie je een standaard mail verschijnen. Deze kan je naar wens aanpassen. Wanneer je op 'Versturen' klikt wordt de e-mail verstuurt naar het e-mailadres waarvan de ontvangen mail afkomstig is. 


Let op!  De Spend Cloud is geen mailprogramma. Wanneer je een e-mail verstuurt vanuit de Spend Cloud zal er geen reactie mogelijk zijn. Mocht je graag in gesprek gaan met de crediteur verstuur de e-mail dan vanuit een eigen correspondentie e-mailadres.  

Voorbeeldbrief

Hieronder kun je een voorbeeld e-mail vinden die je kunt gebruiken om een crediteur te vragen of zij gebruik kunnen maken van jullie Spend Cloud factuurverwerkings-e-mailadres. Met daarbij het liefst XML-facturen. 

Betreft: Digitale XML-facturen


Beste,

We ontvangen tegenwoordig graag facturen digitaal. Het liefst XML-bestanden (UBL 2.0), maar PDF is ook een mogelijkheid. Deze kunnen wij via het PEPPOL-netwerk ontvangen, of via ons eigen facturen e-mailadres.

Hierbij willen we u vragen om:
  1. Facturen bestaande uit meerdere pagina’s samen te voegen tot één bestand (in de mail zelf kunnen wel meerdere facturen staan).
  2. De XML-factuur en de bijbehorende PDF-factuur dezelfde naam te geven. Het PDF-bestand kan ook embedded zijn in het XML-bestand. Dan hoeft er geen losse PDF-factuur te worden verstuurd.
  3. Op de factuur de juiste tenaamstelling te gebruiken.
  4. De e-mail naar het juiste e-mailadres te verzenden. {E-mailadres}
Wanneer wij de facturen op bovenstaande manier ontvangen, kunnen deze sneller en soms volledig automatisch worden verwerkt. Om dezelfde reden willen we u vragen om geen aanmaningen en herinneringen, maar alleen facturen naar dit e-mailadres te versturen.

Wij hopen u met bovenstaande voldoende te hebben geïnformeerd. Mochten er vragen en/of opmerkingen zijn naar aanleiding van dit bericht, neem dan contact met ons op.

Met vriendelijke groet,
De financiële administratie

    • Related Articles

    • Postbus

      Factuurverwerking De Spend Cloud heeft een ingebouwde postbus om digitaal per e-mail ontvangen facturen direct te kunnen verwerken. Alle e-mails die gestuurd worden naar “klantnaam”@invoice.spend.cloud komen binnen in de postbus van de Spend Cloud . ...

    • Outlook instellingen voor automatisch omleiden naar de Postbus

      Wij adviseren om zoveel mogelijk alleen facturen of contracten binnen te laten komen in de Postbus van de Spend Cloud, zodat de scans vanuit de postbus zo efficient mogelijk verwerkt kunnen worden in de Spend Cloud. Om te zorgen dat er zoveel ...

    • Archief import - Importeer contracten en facturen vanuit een bronsysteem in de Spend Cloud

      Wanneer je contracten en/of facturen in een ander systeem verwerkt dan de Spend Cloud, is het handig om gebruik te maken van een archief import. Met een archief historie import kan de historie namelijk compleet gemaakt worden in de Spend Cloud. ...

    • Testscript factuurverwerking

      Om te testen of de Spend Cloud correct werkt en is ingericht, is het belangrijk om als beheerders de belangrijkste processen in de Spend Cloud te testen na deelname aan de beheerderstraining. Het is van belang om ook pilotgebruikers te betrekken bij ...

    • Aanlevering Factuurverwerking

      Aanleversjabloon Factuurverwerking A_Administratie Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. De velden die in je financiële pakket onbekend zijn of niet gebruikt worden kun je leeglaten. F_Procuratie ...