Voorbeeld e-mail digitale facturen - crediteur informeren

Voorbeeld e-mail digitale facturen - crediteur informeren

Ons doel is om gebruikers zo min mogelijk tijd te laten spenderen in de Spend Cloud. De software moet zoveel mogelijk automatisch doen, zodat onze gebruikers zich kunnen focussen op andere belangrijke taken. Digitale factuurverwerking helpt hierbij, met name facturen in XML-formaat. Dit wordt ook wel E-facturatie genoemd. Niet iedere crediteur verstuurt (nog) XML-facturen tewijl die mogelijkheid er wel is. Vanuit de software kan je een crediteur die nog PDF-facturen stuurt vragen om voortaan XML-facturen te versturen. Deze functionaliteit heet 'Crediteur informeren'. 

Crediteur informeren 

Vanuit de Spend Cloud Postbus kan je een crediteur aanschrijven om XML-facturen te versturen. Hiervoor ga je naar Postbus / Bewerken / Crediteur informeren. Dit is een knop bovenaan de ontvangen e-mail. Wanneer je deze optie selecteert zie je een standaard mail verschijnen. Deze kan je naar wens aanpassen. Wanneer je op 'Versturen' klikt wordt de e-mail verstuurt naar het e-mailadres waarvan de ontvangen mail afkomstig is. 


Warning
Let op!  De Spend Cloud is geen mailprogramma. Wanneer je een e-mail verstuurt vanuit de Spend Cloud zal er geen reactie mogelijk zijn. Mocht je graag in gesprek gaan met de crediteur verstuur de e-mail dan vanuit een eigen correspondentie e-mailadres, of verzoek de crediteur te reageren op een gewenst e-mailadres. 

Voorbeeldbrief

Hieronder kun je een voorbeeld e-mail vinden die je kunt gebruiken om een crediteur te vragen of zij gebruik kunnen maken van jullie Spend Cloud factuurverwerkings-e-mailadres. Met daarbij het liefst XML-facturen. 

Betreft: Digitale XML-facturen


Beste,

We ontvangen tegenwoordig graag facturen digitaal. Het liefst XML-bestanden (UBL 2.0), maar PDF is ook een mogelijkheid. Deze kunnen wij via het PEPPOL-netwerk ontvangen, of via ons eigen facturen e-mailadres.

Hierbij willen we u vragen om:
  1. Facturen bestaande uit meerdere pagina’s samen te voegen tot één bestand (in de mail zelf kunnen wel meerdere facturen staan).
  2. De XML-factuur en de bijbehorende PDF-factuur dezelfde naam te geven. Het PDF-bestand kan ook embedded zijn in het XML-bestand. Dan hoeft er geen losse PDF-factuur te worden verstuurd.
  3. Op de factuur de juiste tenaamstelling te gebruiken.
  4. De e-mail naar het juiste e-mailadres te verzenden. {E-mailadres}
Wanneer wij de facturen op bovenstaande manier ontvangen, kunnen deze sneller en soms volledig automatisch worden verwerkt. Om dezelfde reden willen we u vragen om geen aanmaningen en herinneringen, maar alleen facturen naar dit e-mailadres te versturen.

Wij hopen u met bovenstaande voldoende te hebben geïnformeerd. Mochten er vragen en/of opmerkingen zijn naar aanleiding van dit bericht, neem dan contact met ons op.

Met vriendelijke groet,
De financiële administratie