(Voorkomen van) onrechtmatig pasgebruik van de Spend Cloud Card

Het is te allen tijde van belang dat gebruikers zorgvuldig en verantwoord met een Spend Cloud Card omgaan. In dit artikel geven we advies over hoe gebruikers hiertoe te instrueren en wat je kunt doen als de pas onverhoopt toch onrechtmatig is gebruikt.

Uitgeven van een pas: laat de gebruiker een beleid ondertekenen

In het bezit zijn van een Spend Cloud Card komt met verantwoordelijkheid. Het is belangrijk dat de gebruiker bij de ontvangst van een pas op de hoogte is van deze verantwoordelijkheid en dit expliciet bevestigd zodat dit wordt vastgelegd. We adviseren daarom om als organisatie jullie beleid rondom het gebruik van een Spend Cloud Card op papier te zetten en de gebruiker deze te laten ondertekenen bij de ontvangst van een pas. Neem in dit beleid minimaal op:

De gebruiker dient de pas, inclusief geldopnames (indien van toepassing), uitsluitend te gebruiken voor legitieme zakelijke uitgaven en niet voor consumenten- of privé-uitgaven.
De gebruiker dient alle betalingsbewijzen toe te voegen ter onderbouwing van zowel niet-contante als contante uitgaven, ten behoeve van controle en administratie.
Dat de gebruiker in dienst moet zijn van de organisatie en de pas onder geen enkele omstandigheid mag uitlenen of onbeheerd mag achterlaten.
Indien van toepassing: Er mag geen contant geld worden opgenomen namens niet-medewerkers, en er mag geen geld worden verstrekt aan niet-medewerkers om uit te geven.
Dat het de verantwoordelijkheid van de gebruiker is om betalingsautorisatiegegevens, zoals de pincode en 3DS-verificatie, geheim te houden.
Wat de gebruiker moet doen in het geval van verlies of diefstal van de pas.
Wat de gebruiker met de pas moet doen wanneer hij/of zij uit dienst gaat.

Maak een overzichtelijk en leesbaar beleid en laat de gebruiker deze ondertekenen bij het gebruik van de pas.

In de bijlage van dit artikel, onderaan deze pagina, vind je een beleid die je kunt gebruiken als opzet voor je eigen organisatie.

Wanneer de pas verloren of gestolen is: blokkeer de pas direct

Het kan onverhoopt voorkomen dat de pas(gegevens) onrechtmatig door iemand wordt gebruikt, bijvoorbeeld in het geval van verlies of diefstal van de pas. In het geval van verlies, diefstal, of ongeautoriseerd gebruik moet de pas - ongeacht het tijdstip - zo snel mogelijk (tijdelijk) geblokkeerd worden via de Spend Cloud app of de webversie.

Als de gebruiker niet gemachtigd is dit zelf te doen, adviseren we dat iemand binnen de organisatie altijd beschikbaar is om dit voor de gebruiker uit te voeren (ook buiten kantoortijden en in het weekend). Wanneer de gebruiker bij verlies of diefstal niet zelf in staat is de pas te blokkeren én niemand van de eigen organisatie te bereiken is, dan kan de gebruiker dit formulier invullen. Een medewerker van Visma | ProActive zal de pas dan zo snel mogelijk blokkeren.

Onrechtmatige online betalingen

Vrijwel elke webshop past het principe van 3DS toe. Dit betekent dat de online betaling bij het afrekenen bevestigd moet worden middels een Spend Cloud app-notificatie. Dit maakt het voor een derde persoon niet mogelijk om online betalingen te doen bij deze webshops.

Als er onrechtmatige online betalingen zijn gedaan, dan kan je deze betalingen bij ons melden middels dit formulier. Let erop dat je de onrechtmatige betalingen binnen 30 dagen na de betalingsdatum bij ons meldt. Of er een restitutie plaatsvindt, hangt af van verschillende factoren. Lees hieronder verder voor meer informatie.

Als 3DS is toegepast

Wanneer 3DS door de leverancier is toegepast, is de leverancier niet aansprakelijk voor de betalingen en het geld kan niet worden teruggevraagd.

Als 3DS niet is toegepast

Sommige leveranciers kiezen ervoor om (onder bepaalde bedragen, bijvoorbeeld 35 Euro) geen 3DS toe te passen. Zij staan daarmee ongeautoriseerde betalingen toe. In dat geval zullen we via de betaalprovider de bedragen bij de leverancier terugvragen. Wanneer dat succesvol verloopt (hier is helaas nooit garantie op te geven), zal het bedrag worden teruggestort op jullie saldorekening. Via het support-ticket dat je bij ons hebt aangemaakt, houden we je op de hoogte van de status.

Onrechtmatige betalingen in de winkel

Afhankelijk van de beschikbare bestedingsruimte kan in een winkel met een Spend Cloud Card tot maximaal 150 Euro contactloos zonder pincode betaald worden, eventueel verspreid over meerdere betalingen achter elkaar. Wanneer dit limiet is bereikt, dient een pincode te worden gebruikt.

Als er meer dan 150 Euro onrechtmatig wordt gepind, dan is de pas in het bezit van iemand die ook over de pincode beschikt.

Onrechtmatige betalingen in een winkel kunnen niet op de winkel worden verhaald. Het is daarom van zeer groot belang dat een pas die kwijt of gestolen is zo snel mogelijk wordt geblokkeerd.