(Voorkomen van) onrechtmatig pasgebruik van de Spend Cloud Card
Het is te allen tijde van belang dat gebruikers zorgvuldig en verantwoord met een Spend Cloud Card omgaan. In dit artikel geven we advies over hoe gebruikers hiertoe te instrueren en wat je kunt doen als de pas onverhoopt toch onrechtmatig is gebruikt.
Uitgeven van een pas: laat de gebruiker een beleid ondertekenen
In het bezit zijn van een Spend Cloud Card komt met verantwoordelijkheid. Het is belangrijk dat de gebruiker bij de ontvangst van een pas op de hoogte is van deze verantwoordelijkheid en bij voorkeur ook expliciet aangeeft dit te zijn. We adviseren daarom om als organisatie jullie beleid rondom het gebruik van een Spend Cloud Card op papier te zetten en de gebruiker deze te laten ondertekenen bij de ontvangst van een pas. Neem in dit beleid minimaal op:
- Voor welke uitgaven de Spend Cloud Card gebruikt mag worden.
- Dat de gebruiker in geen geval de pas mag uitlenen of de pas niet onbeheerd achter mag laten.
- Dat het de verantwoordelijkheid van de gebruiker is om de autorisatie-mogelijkheden voor betalingen geheim te houden, zoals de pincode en 3DS-verficatie.
- Wat de gebruiker moet doen in het geval van verlies of diefstal van de pas.
- Wat de gebruiker met de pas moet doen wanneer hij/of zij uit dienst gaat.
Maak een overzichtelijk en leesbaar beleid en laat de gebruiker deze ondertekenen bij het gebruik van de pas.
In de bijlage van dit artikel, onderaan deze pagina, vind je een beleid die je kunt gebruiken als opzet voor je eigen organisatie.
Wanneer de pas verloren of gestolen is: blokkeer de pas direct
Het kan onverhoopt voorkomen dat de pas(gegevens) onrechtmatig door iemand wordt gebruikt, bijvoorbeeld in het geval van verlies of diefstal van de pas. In het geval van verlies, diefstal, of ongeautoriseerd gebruik moet de pas - ongeacht het tijdstip - zo snel mogelijk (tijdelijk) geblokkeerd worden via de Spend Cloud app of de webversie.
Als de gebruiker niet gemachtigd is dit zelf te doen, adviseren we dat iemand binnen de organisatie altijd beschikbaar is om dit voor de gebruiker uit te voeren (ook buiten kantoortijden en in het weekend).
Wanneer de gebruiker bij verlies of diefstal niet zelf in staat is de pas te blokkeren én niemand van de eigen organisatie te bereiken is, dan kan de gebruiker dit formulier invullen. Een medewerker van Visma | ProActive zal de pas dan zo snel mogelijk blokkeren.
Onrechtmatige online betalingen
Vrijwel elke webshop past het principe van 3DS toe. Dit betekent dat de online betaling bij het afrekenen bevestigd moet worden middels een code via een SMS of middels een Spend Cloud app-notificatie. Dit maakt het voor een derde persoon niet mogelijk om online betalingen te doen bij deze webshops.
Als er onrechtmatige online betalingen zijn gedaan, dan kan je deze betalingen bij ons melden middels dit formulier. Let erop dat je de onrechtmatige betalingen binnen 30 dagen na de betalingsdatum bij ons meldt. Of er een restitutie plaatsvindt, hangt af van verschillende factoren. Lees hieronder verder voor meer informatie.Als 3DS is toegepast
Wanneer 3DS door de leverancier is toegepast, is de leverancier niet aansprakelijk voor de betalingen en het geld kan niet worden teruggevraagd.
Als 3DS niet is toegepast
Sommige leveranciers kiezen ervoor om (onder bepaalde bedragen, bijvoorbeeld 35 Euro) geen 3DS toe te passen. Zij staan daarmee ongeautoriseerde betalingen toe en kunnen daardoor aansprakelijk worden gehouden voor onrechtmatige betalingen. In dat geval zullen we via de betaalprovider de bedragen bij de leverancier terugvragen. Wanneer dat succesvol verloopt (hier is helaas nooit garantie op te geven), zal het bedrag worden teruggestort op jullie saldorekening. Via het support-ticket dat je bij ons hebt aangemaakt, houden we je op de hoogte van de status.
Onrechtmatige betalingen in de winkel
Afhankelijk van de beschikbare bestedingsruimte kan in een winkel met een Spend Cloud Card tot maximaal 150 Euro contactloos zonder pincode betaald worden, eventueel verspreid over meerdere betalingen achter elkaar. Wanneer dit limiet is bereikt, dient een pincode te worden gebruikt.
Als er meer dan 150 Euro onrechtmatig wordt gepind, dan is de pas in het bezit van iemand die ook over de pincode beschikt.
Onrechtmatige betalingen in een winkel kunnen niet op de winkel worden verhaald, omdat dit alleen kan voortkomen uit onzorgvuldig omgaan met het betaalmiddel. Het is daarom van zeer groot belang dat een pas die kwijt of gestolen is zo snel mogelijk wordt geblokkeerd.
Related Articles
Toolkit voor het gebruik van de Spend Cloud Cards
Handige informatie bij het gebruik van de Spend Cloud Cards Geef medewerkers betaalvrijheid met een slimme betaalpas met eigen saldo en houd zelf de touwtjes in handen. Medewerkers doen eenvoudig aankopen, vermijden ingewikkelde declaratieprocessen ...Online betalen met een Spend Cloud Card
Met een Spend Cloud Card kan je ook online aankopen doen. Dit kan bij welke webshop die een creditcard-betaling accepteert. Heb je geen blauwe Spend Cloud Card, maar een bunq-pas (te herkennen aan de regenboogkleuren) in je bezit? Kijk dan hier. Hoe ...Geen geld ontvangen uit een geldautomaat/geldmaat met een Spend Cloud Card of bunq-pas
In dit artikel leggen we je uit wat je kunt doen wanneer je geprobeerd hebt contant geld op te nemen bij een Geldmaat (de bekende gele geldautomaten) of een ander soort geldautomaat met een bunq-pas of een Spend Cloud Card en je geen contant geld ...Een Spend Cloud Card activeren en koppelen aan een pasboek
Als jouw aangevraagde Spend Cloud Cards zijn binnengekomen, dienen deze te worden geactiveerd en gekoppeld aan een pasboek, alvorens deze gebruikt kunnen worden. In dit artikel leggen we je uit hoe je dit kunt doen. Spend Cloud Card activeren ...Een nieuwe Spend Cloud Card aanvragen
Je kunt vanuit Spend Cloud direct één of meerdere Spend Cloud Cards aanvragen indien dit de kaarten zijn waarmee jouw organisatie betaalt of gaat betalen. In dit artikel leggen we uit hoe je dit doet. Stappen voor het aanvragen van een nieuwe Spend ...