Wat is een datamigratie?

2 verschillende varianten datamigratie

• 1. Administratie(s) vanuit één Spend Cloud omgeving naar een nieuwe Spend Cloud omgeving
  • Stap 1: Originele Spend Cloud omgeving wordt volledig gekopieerd naar een nieuwe Spend Cloud omgeving
  • Stap 2: De administratie(s) die gemigreerd moeten worden naar een nieuwe omgeving en de gewenste organisatie structuur zal moeten blijven.
    
  • Stap 3: Alle overige gegevens worden verwijderd zodat alleen de gewenste gegevens overblijven.
    
  • Deze variant is eenvoudiger omdat er in de originele omgeving doorgewerkt kan worden terwijl de nieuwe omgeving met kopie data wordt gevuld.

• 2. Administratie(s) van bestaande omgevingen naar een andere bestaande Spend Cloud omgeving
  
• Het kan voorkomen dat er door een fusie of juridische samenvoeging de wens ontstaat om een administratie naar een andere reeds bestaande Spend Cloud omgeving te migreren. Bijvoorbeeld van Spend Cloud omgeving A naar omgeving B. De is de meest complexe variant omdat de configuratie van omgeving A kan afwijken van die van omgeving B.
  
• Bijvoorbeeld een andere crediteurenlijst in omgeving A dan die in omgeving B, terwijl er maar één crediteurenlijst voor alle administraties staat ingesteld in omgeving B. Gevolg: het omnummeren van crediteuren uit omgeving A of omgeving B ombouwen naar een crediteurenlijst per administratie.
  
• Een ander voorbeeld is dat er in omgeving A met projecten wordt gewerkt en in omgeving B niet. Wil je dan het project veld inschakelen in omgeving B?
  
• Kortom, er zijn verschillende keuzes te maken die eerst grondig geïnventariseerd moeten worden voordat de datamigratie plaatsvindt, om zo niets over het hoofd te zien.
  

Wat zijn de overwegingen?

1. Verschillen tussen financiële stamgegevens in het geval van een migratie naar een bestaande Spend Cloud omgeving? Deze kunnen eventueel samengevoegd worden gebaseerd op nummer. Hiervoor dient voorafgaand een extra aanlevering te worden gedaan met ‘omnummer’ tabellen.
   
1. Financiële stamgegevens per administratie of algemeen?
   
2. Indien er voor de migratie stamgegevens per administratie moet worden ingesteld, bespreken of dit tijdelijk is of definitief. 
   
2. Wordt de administratie na de datamigratie alleen gebruikt voor archief doeleinden? Kan deze dan op passief zodat er geen nieuwe items (facturen etc.) op worden aangemaakt en er alleen via het archief gezocht kan worden?
3. Openstaande acties meenemen naar de nieuwe Spend Cloud omgeving?
   
4. Hoe om te gaan met de administratie in de oude omgeving? Kan deze op passief?
   
5. Hoe om te gaan met de medewerkers in de oude omgeving? Kunnen deze op passief?
6. Hoe om te gaan met niet afgehandelde facturen in de oude omgeving? Kunnen deze definitief worden afgekeurd?
   
7. Eventuele afstemming met de klant wat er er afgesproken is tussen beide administratiekantoren
   

De rol van de consultant

• 1. Migratie inventariseren en afstemmen
  • Welke administraties moeten worden gemigreerd?
    
  • Welke modules moeten worden gemigreerd?
    
  • Welk financieel pakket betreft het?
    Verschil tussen omgevingen onderzoeken
    
    • Maakt 1 van de omgevingen gebruik van beheerders per Administratie? Indien het de doelomgeving betreft  dan goed nalopen of de beheerders van de gemigreerde omgeving toegang hebben tot (alleen) hun eigen administratie. Als de bronomgeving gebruik maakt van beheerders per administratie goed afstemmen met de klant wat gewenst is
    • Boekstuknummerformaat aan elkaar gelijk en niet te lang (soms max 8 karakters) Indien een ander formaat het formaat bepalen
    • Maakt de te migreren omgeving gebruik van bunq? Indien ja zal er een nieuwe API-key gegeneerd worden, want de oude omgevingsnaam is in de versleuteling meegenomen en de key kan dus niet gekopieerd worden
      
    • Als 1 van de omgevingen combi-boeken gebruikt controleren of de andere omgeving andere boeken heeft dan dit type. Als dat het geval is via de betreffende omgeving omzetten naar combi-boeken, daarna combi-boeken inschakelen
      
    • Onderweg export mogelijk?
      
    • Status betaald mogelijk?
      
    • Factuurverwerking periode in de kop of regel?
      
    • Datumnotatie: DD-MM-YYYY of MM-YYYY
      
    • Periodeverdeling mogelijk?
      
    • Lengte van referentie en omschrijving velden
      
    • Afwijkende administratie van toepassing?
      
    • G-rekening mogelijk?
      
    • Meerdere valuta mogelijk?
      
    • BTW verlegd/pro rata/factor/export percentage goed meegegeven?
      
    • Importplanning inrichten
      
    • Exportmapping inrichten
      
    • Exporteer facturen per administratie of kan dit voor alle administratie tegelijk
      
    • Automatisch exporteren mogelijk?
      
    • Worden dimensies 1 t/m 3 goed meegegeven in de export?
      
    • Worden de pdf scans meegegeven?
    • Webservice wel of niet van toepassing? Dit kan meer werk opleveren: autoriseren tot gemigreerde administratie(s)
      
    • Staat Factuurverwerking Controleren aan in de te migreren omgeving en in de nieuwe omgeving niet? Zo ja, de status te controleren aanpassen naar te exporteren anders mis je facturen.
      
  • Wat zijn de verschillen in configuratie?
    
    • Staat Factuurverwerking Controleren aan in de te migreren omgeving en in de nieuwe omgeving niet? Zo ja, de status te controleren aanpassen naar te exporteren anders mis je facturen [config 01.059]
      
    • Hoe staat de configuratie ingesteld in de omgevingen van waaruit de data wordt overgezet en hoe staat de configuratie ingesteld in de omgeving waar je naar gaat migreren?
      
      • Meerdere administraties aan?
        
      • Een Crediteuren/Grootboekrekeningen/Kostenplaatsen/Kostendrager/Dimensies 1 tm 3/Betalingscondities lijst per administratie is van belang wanneer de te migreren administratie(s) afwijkende stamgegevens hebben.
        
      • Wanneer er naar één lijst wordt overgegaan dan dien je vertaaltabellen aan te leveren bij de consultant, crediteur nummer 0001 wordt nummer 1235673. Deze dienen voor de migratie vertaald te worden.
        
  • Dient de structuur met rollen overgezet te worden inclusief historie?
    

• 2. Migratie inplannen
  • Stem een hele dag met de consultant af waarop er gemigreerd kan worden
    
  • Stem af dat de betreffende omgevingen die dag op onderhoudsmodus gezet worden voor de duur van de migratie. Dit is niet van toepassing voor een migratie naar een nieuwe omgeving.
    

• 3. Migratie controleren op juistheid en volledigheid
  • Zijn alle gegevens juist gemigreerd?
    • Configuratie
      
    • Stamgegevens
      
    • Historie
      
    • Scans
      
    • Actieregels/Beoordelaars
      
    • Medewerkers en structuur
      
    • Koppelingen
      
  • Zijn er nog vervolgaanpassingen die uitgevoerd moeten worden? De inhoud van de aanpassingen zijn afhankelijk van de inrichting van de klant.
    • Contractsoorten, functieprofielen, leveranciersgroepen gelijk proberen te trekken voor beide omgevingen.
      
    • Krijgt de postbus een nieuwe e-mailadres? Dan dient de klant een wijzging in redirect in te stellen.
      
    • Moeten er nog overbodige gegevens gepassiveerd worden? Bijv. overbodige rollen/medewerkers etc.
      
    • Wanneer een klant overgaat op voorregistratie, bekijken of de facturen in omloop opnieuw voorgeregistreerd moeten worden.