Wat kun je met de module Contractbeheer?
Een Spend Cloud waarin alle contracten van jouw organisatie uniform geregistreerd zijn, waarbij je zelf kan bepalen wie toegang heeft tot welke contracten. Een overzicht van contracten die binnenkort komen te vervallen en een seintje wanneer de contractverantwoordelijke actie moet ondernemen. Dat maakt van contractmanagement een eenvoudige taak.
Het proces
Binnen de Spend Cloud is het proces omtrent contracten onder te verdelen in 6 stappen. Deze stappen zijn als volgt te definiëren:
Contracten uniform registreren
De administratie kan contracten rechtstreeks toevoegen vanuit de digitale postbus, of contracten inscannen. In geval van een scan neemt de Spend Cloud de basisgegevens via tekstherkenning (OCR) over. Alle contracten zijn op deze manier op uniforme wijze geregistreerd, inclusief looptijd en notificatie-momenten. Tijdens het registreren deelt de administratie groepen in, gebaseerd op afdeling, locatie of functie. Dit maakt het makkelijk een nieuwe medewerker in één keer toegang te geven tot meerdere contracten.
Relevante acties:
- De postbus instellen
- De postbus controleren
- Een contract handmatig uploaden
- Contractsoorten toevoegen
- Vrije velden toevoegen bij een contract
- Het registreren van een contract
- Groepen aanmaken die acties kunnen uitvoeren
Verificatie door de contractverantwoordelijke
Na registratie verifieert de contractverantwoordelijke de door de administratie ingevoerde gegevens. Als de gegevens correct zijn, gaat het contract automatisch het digitale archief in. De medewerkers die toegang hebben tot het contract kunnen op titel of einddatum, maar ook op specifiekere gegevens zoals de crediteur, de contractverantwoordelijke, of de administratie waaronder een contract valt, contracten opzoeken in het digitale archief.
Relevante acties:
- Contractbetrokkenen
- Het bevestigen van een contractregistratie
- Contractgegevens registreren door contracteigenaar
Contractuele verplichtingen
De Spend Cloud maakt automatisch een overzicht van de contracten die binnenkort komen te vervallen. Op het ingestelde actiemoment stuurt de Spend Cloud een melding naar de contractverantwoordelijke, zodat de verantwoordelijke medewerker hier actie op kan ondernemen. Er kan een keuze worden gemaakt of het contract moet worden verlengd of beëindigd. In Spend Cloud leg je deze keuze vast, maar het daadwerkelijk verlengen of beëindigen van een contract wordt niet in Spend Cloud uitgevoerd. Daarom geef je bij het maken van de keuze aan wie de actie uit dient te voeren en contact met de relatie opneemt. De geselecteerde medewerker krijgt nu een notificatie met de opdracht dat het contract verlengd of beëindigd dient te worden.
Relevante acties:
Het proces monitoren
Als beheerder van de module Contractbeheer, kun je het hele proces monitoren en zodoende actie ondernemen op contracten met een lange doorlooptijd of hoge kosten.
Relevante acties:
- Rapportages van contracten beheren
- De voortgang van het proces bekijken
- Statistieken bekijken van alle contracten
Combinatie met andere functionaliteiten
Als jouw organisatie de functionaliteit Factuurverwerking ook heeft ingeschakeld, kun je facturen koppelen aan een contract. Dit geeft een overzicht van de uitputting van het contract. Daarnaast is het ook mogelijk om facturen automatisch te beoordelen op basis van het bijbehorende contract.
Factsheet contractmanagement in de Spend Cloud
Wil je deze en meer informatie over het digitaal archief, signalering van contractdata en matching met inkoopfacturen nog eens rustig teruglezen? Laat hieronder jouw gegevens achter en krijg de contractmanagement-factsheet gelijk in je e-mail.
Related Articles
Contractbeheer configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Contractbeheer, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Contractbeheer. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat ...Contractbeheer proces - Van het toevoegen tot beëindiging van een contract
Van het toevoegen tot beëindiging van een contract Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Contractbeheer in te richten. Wanneer er met een leverancier een relatie wordt aangegaan voor een langere periode dan wordt er vaak een ...Een contract bevestigen
Afhankelijk van de instellingen, wordt het contract na de registratie ter bevestiging naar de contracteigenaar verstuurd. De contracteigenaar heeft de taak om de registratie te doorlopen en deze goed te keuren of af te keuren. Na het bevestigen van ...Contractbeheer groepen toevoegen en bewerken
In het menu-onderdeel Groepen kun je groepen samenstellen met contract-betrokkenen. Door verwante medewerkers te koppelen aan een groep kun je al deze medewerkers in één keer koppelen aan een contract. Als contractbetrokkenen kunnen deze medewerkers ...De notificatiemails binnen de Spend Cloud - Contractbeheer
In de Spend Cloud kan de kunnen de configuratie-instellingen er zo uit zien voor de contractbeheermodule: Hieronder zal worden uitgelegd welke e-mailnotificaties er allemaal onder deze module worden uitgestuurd vanuit de Spend Cloud. Het is niet ...