Themawebinar: Wat kun je met de module Declareren?
Themawebinar: Wat kun je met de module Declareren?
In een digitaal systeem zoals Spend Cloud kun je beleidsstappen automatiseren. In de module Declareren kunnen declaraties worden ingediend en beoordeeld via de workflow.
Declaraties indienen
De eerste stap is het indienen van declaraties. Medewerkers dienen een digitale declaratie in, waarbij ze bonnen en andere bewijsstukken digitaal aan de declaratie koppelen. Geen ingewikkeld formulier, maar een systeem met verschillende opties om uit te kiezen. Eén van deze opties is het automatisch berekenen van de reisafstand en daarmee ook de te declareren reiskosten. Om het nog simpeler te maken zijn declaraties ook via de mobiele app in te dienen. Hierbij is het toevoegen van bonnen en andere bewijsstukken sterk versimpeld. Vanuit de app kunnen medewerkers een foto maken die direct aan de declaratie wordt toegevoegd.
Declaraties worden ingediend op basis van een periode. Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie kunnen er per periode één of meerdere declaraties toegevoegd worden. Als het mogelijk is om meerdere declaratieregels toe te voegen kun je in een periode van bijvoorbeeld een maand, meerdere declaraties aanmaken.
Declaraties volgen de workflow en komen daardoor altijd bij de juiste leidinggevende terecht voor akkoord. De beoordelaar krijgt een melding via de mail: er staat een declaratie klaar om te beoordelen. Indien hij/zij niet tijdig actie onderneemt, wordt er een herinnering gestuurd. Al deze stappen zijn te volgen door de declarant.
Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie kan de administratie de declaraties nog controleren voordat deze worden verwerkt in het salarispakket of het financiële pakket. Als controle door de administratie niet nodig is, gaan de gegevens na akkoord automatisch door naar het pakket voor verdere verwerking.
De administratie heeft inzage in voortgangsrapportages waarbij zij zien hoe lang leidinggevenden doen over het beoordelen van declaraties. Maar misschien nog belangrijker is het archief met daarin alle declaraties en de onderliggende stukken. In het archief zie je precies wie wat, wanneer gedeclareerd heeft.
De Spend Cloud is een totaaloplossing voor grip op alle uitgaven binnen een organisatie. Declaraties zijn hier een onderdeel van, net als geautomatiseerde factuurverwerking, inkoop en de administratie van kleinschalige uitgaven.
Bekijk ook de themawebinar 'Declareren', waarin we uitleggen wat je met de Spend Cloud module Declaraties kunt:
Factstheet declareren in de Spend Cloud
Wil je deze en meer informatie over declareren in een smartphone app en de integratie met meer dan 50 ERP-systemen nog eens rustig teruglezen? Laat hieronder jouw gegevens achter en krijg de declaratiesoftware-factsheet gelijk in je e-mail.
Door medewerkers helder te helpen declareren, maak jij de factuurverwerking voor jezelf een stuk makkelijker! Zucht jij ook iedere keer als er een verkreukeld bonnetje met een vage omschrijving jouw kant op wordt geslingerd? Word je moe van zulke ...
Jij kunt gebruik maken van slimme betaalpassen én declaratiesoftware. Samen. Maar doe je dat ook? En kan dit efficiënter? Daar hebben we het tijdens onderstaande webinar over. Betaalpassen als het kan, declareren als het moet Tijdens de webinar ...
Door productgroepen in de Spend Cloud in te richten, krijg je inzicht in: Welke productgroepen de meeste uitgaven worden gedaan. Hoeveel leveranciers er aan een productgroep gekoppeld zijn. Hoe de uitgaven verdeeld zijn. Welke keuzes je kan maken ...
We hopen dat we je weer hebben kunnen inspireren met de webinar over touchless factuurverwerking in combinatie met XML-facturen. We hebben geprobeerd om het zo makkelijk mogelijk uit te leggen, zodat je zonder al te veel obstakels gelijk aan de slag ...
Heb jij volledige controle over kassen en slimme betaalpassen? In de themawebinar over de Spend Cloud module Kas & Pas behandelen we graag een aantal vragen voor gevorderden, zoals: Hoe kan ik gegevens van mijn bunq account controleren? Welke filters ...