Nadat de facturen zijn geregistreerd in Spend Cloud legt de financiële administratie de financiële gegevens vast. Tijdens het coderen wordt er een medewerker geselecteerd die de factuur dient te beoordelen/coderen. Na het controleren volgt de factuur automatisch de vooraf opgestelde workflow. Aangezien dit digitaal gebeurt, kan de factuur niet kwijtraken. Alle betrokkenen zien bij wie de factuur beoordeling afwacht. Indien dit niet tijdig gebeurt, ontvangt de budgethouder een reminder. Afwijkende facturen gaan niet de standaard workflow in. Een factuur die gesplitst moet worden, kun je tegelijkertijd aanbieden bij meerdere budgethouders. Elke budgethouder ontvangt zijn eigen factuurregel(s) ter beoordeling en kan deze beoordelen achter de computer of via de app.
Na het goedkeuren van de factuur controleert Spend Cloud of de beoordelaar genoeg procuratie heeft. Indien het factuurbedrag hoger is dan het ingestelde procuratiebedrag, wordt de factuur doorgestuurd naar de volgende procuratiehouder. Deze medewerker heeft tevens de mogelijkheid om de factuur goed te keuren of af te keuren. Pas wanneer de factuur is goedgekeurd door een medewerker met de juiste procuratie kan de factuur worden geëxporteerd. Voor een accurate verwerking is het belangrijk dat de informatie-uitwisseling tussen pakketten één-op-één verloopt. Om deze reden heeft Spend Cloud een standaard integratie met een groot aantal financiële pakketten.
Na de overdracht van gegevens naar het financiële pakket, archiveert de Spend Cloud de factuur conform wet- en regelgeving. De volledige route die de factuur heeft afgelegd, vind je terug in de audit-trail. Daarnaast staat er altijd kant-en-klare audit-informatie klaar die rechtstreeks door kan naar de accountant. Los van de audit-informatie, bevat de Spend Cloud voortgangsrapportages en grafieken te vinden met verschillende informatie over de doorlooptijden. Met deze informatie kun je gericht werken aan procesverbetering.
Relevante acties:
- Aankomende kosten bekijken
- Statistieken bekijken van alle facturen
- Audit analyse
Combinatie met andere functionaliteiten
Factuurverwerking is het gevolg van inkoop. Deze inkopen komen vaak voort uit een overeenkomst die je sluit met een leverancier. Voor een optimale situatie waarbij de Spend Cloud facturen automatisch beoordeelt op basis van een contract of een inkooporder en de levering, 3 wegs-matching, is Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop, Contractbeheer en Verplichtingen. In deze combinatie heb je altijd zicht in de verplichtingen die de organisatie is aangegaan. Daarnaast digitaliseer je op deze manier het volledige purchase-to-pay proces in de Spend Cloud.