Wat kun je met de module Factuurverwerking?

Wat kun je met de module Factuurverwerking?

Factuurverwerking is een arbeidsintensief proces waar de module Factuurverwerking van de Spend Cloud uitkomst biedt. Na ontvangst en handmatige codering door de administratief medewerker begint de factuur aan een reis door de organisatie, op zoek naar akkoord van de betrokken budgethouders. Met de digitalisering van factuurverwerking automatiseer je de tijdrovende stappen in het proces en is controle het enige wat overblijft.

PDF, UBL, XML

Het automatiseren en digitaliseren begint direct bij de ontvangst. Een factuur kan op twee manieren binnenkomen in Spend Cloud. Indien de (elektronische) factuur per e-mail wordt verstuurd komt deze binnen in de Postbus. Bij binnenkomst controleert de financiële administratie de facturen en stuurt deze door naar het onderdeel Coderen. Als er een factuur met de post is verstuurd, dan kan deze worden gescand en worden toegevoegd via de upload functie. Deze facturen zullen vervolgens automatisch in het onderdeel Coderen terecht komen.
 
Relevante acties:
  1. De postbus controleren
  2. Een factuur uploaden
  3. De postbus instellen
  4. Peppol facturen

Coderen en beoordelen via de workflow

Nadat de facturen zijn geregistreerd in Spend Cloud legt de financiële administratie de financiële gegevens vast. Tijdens het coderen wordt er een medewerker geselecteerd die de factuur dient te beoordelen/coderen. Na het controleren volgt de factuur automatisch de vooraf opgestelde workflow. Aangezien dit digitaal gebeurt, kan de factuur niet kwijtraken. Alle betrokkenen zien bij wie de factuur beoordeling afwacht. Indien dit niet tijdig gebeurt, ontvangt de budgethouder een reminder. Afwijkende facturen gaan niet de standaard workflow in. Een factuur die gesplitst moet worden, kun je tegelijkertijd aanbieden bij meerdere budgethouders. Elke budgethouder ontvangt zijn eigen factuurregel(s) ter beoordeling en kan deze beoordelen achter de computer of via de app.  

Na het goedkeuren van de factuur controleert Spend Cloud of de beoordelaar genoeg procuratie heeft. Indien het factuurbedrag hoger is dan het ingestelde procuratiebedrag, wordt de factuur doorgestuurd naar de volgende procuratiehouder. Deze medewerker heeft tevens de mogelijkheid om de factuur goed te keuren of af te keuren. Pas wanneer de factuur is goedgekeurd door een medewerker met de juiste procuratie kan de factuur worden geëxporteerd. Voor een accurate verwerking is het belangrijk dat de informatie-uitwisseling tussen pakketten één-op-één verloopt. Om deze reden heeft Spend Cloud een standaard integratie met een groot aantal financiële pakketten.

Relevante acties:
  1. Een factuur coderen
  2. Sjablonen beheren
  3. Procuratie instellen
  4. Een factuur beoordelen in de webversie
  5. Een factuur beoordelen in de app
  6. Facturen exporteren

Monitoren en analyseren

Na de overdracht van gegevens naar het financiële pakket, archiveert de Spend Cloud de factuur conform wet- en regelgeving. De volledige route die de factuur heeft afgelegd, vind je terug in de audit-trail. Daarnaast staat er altijd kant-en-klare audit-informatie klaar die rechtstreeks door kan naar de accountant. Los van de audit-informatie, bevat de Spend Cloud voortgangsrapportages en grafieken te vinden met verschillende informatie over de doorlooptijden. Met deze informatie kun je gericht werken aan procesverbetering.

Relevante acties:
  1. Aankomende kosten bekijken
  2. Statistieken bekijken van alle facturen
  3. Audit analyse

Combinatie met andere functionaliteiten

Factuurverwerking is het gevolg van inkoop. Deze inkopen komen vaak voort uit een overeenkomst die je sluit met een leverancier. Voor een optimale situatie waarbij de Spend Cloud facturen automatisch beoordeelt op basis van een contract of een inkooporder en de levering, 3 wegs-matching, is Factuurverwerking te combineren met de modules Inkoop, Contractbeheer en Verplichtingen. In deze combinatie heb je altijd zicht in de verplichtingen die de organisatie is aangegaan. Daarnaast digitaliseer je op deze manier het volledige purchase-to-pay proces in de Spend Cloud.

Factsheet factuurverwerking in de Spend Cloud

Wil je deze en meer informatie over digitale factuurverwerking nog eens rustig teruglezen? Laat hieronder jouw gegevens achter en krijg de factuurverwerkings-factsheet gelijk in je e-mail. 


    • Related Articles

    • Factuurverwerking configinstellingen

      In het menu-onderdeel Configinstellingen / Factuurverwerking, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Factuurverwerking. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet ...

    • Statistieken factuurverwerking

      Op de Statistieken pagina van Factuurverwerking vind je verschillende statistieken met betrekking tot de facturen die zijn verwerkt via Spend Cloud. Zo kun je bijvoorbeeld de top 5 crediteuren inzien met de meeste facturen. Je kunt de selectievelden ...

    • Inzage archief Factuurverwerking beheren

      Er zijn in Spend Cloud meerdere mogelijkheden om een gebruiker inzage te geven in het archief van factuurverwerking. In dit artikel gaan we dieper in op welke mogelijkheden dit zijn en hoe je dit instelt. Tevens staan er onderaan dit artikel een ...

    • Het archief van Factuurverwerking

      In het menu-onderdeel Archief van Factuurverwerking vind je alle facturen terug die ooit aan jou zijn toegekend. In het overzicht kun je de status terugvinden van een factuur. Door op een factuurregel te klikken, kom je op een pagina met alle ...

    • Factuurverwerkingsproces - van factuur toevoegen tot exporteren

      Van factuur toevoegen tot exporteren Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Factuurverwerking in te richten. Afhankelijk van jouw eigen factuurverwerkingsproces sluit de Spend Cloud hierop aan. In onderstaande afbeelding staat ...