Een verplichting is een financiële verplichting die ontstaat uit een afgenomen product en/of dienst. Zo kan er een verplichting ontstaan op basis van een offerte, een contract of een order. Deze verplichting ga je aan met een relatie, die de dienst en/of het product gaat leveren. Je kunt deze verplichting registreren in Spend Cloud om zo grip te krijgen op gemaakte en nog te verwachten kosten.
Verplichtingen registreren
Stel, je start een bouwproject en vraagt een offerte aan voor een nieuwe vloer bij Relatie X. Deze toekomstige uitgave kun je als verplichting registreren. Door alle verplichtingen met de betrokken relaties van het bouwproject te registeren, houd je grip op alle toekomstige uitgaven. Wanneer er nu een factuur binnenkomt van Relatie X, kan de verplichting met betrekking tot de vloer worden geselecteerd tijdens het coderen van de factuur. Het factuurbedrag wordt dan van het totaalbedrag van de verplichting afgetrokken. Spend Cloud zal nu uitrekenen wat het restbedrag van de verplichting is, evenals de totaliteit aan gemaakte kosten. Deze informatie kun je terugvinden in het verplichtingen-overzicht.
Relevante acties:
- Een nieuwe verplichting toevoegen
- Een verplichting afboeken
Budgetteren
Naast een verplichting kun je ook budgetten registreren in de Spend Cloud. Waar een verplichting op relatieniveau wordt toegevoegd, kun je met budgetten te verwachten kosten specificeren. Wanneer je een bouwproject bent gestart, kunnen hier meerdere werkzaamheden voor verschillende relaties uit voortvloeien. Je kunt voor deze werkzaamheden een eigen budget vaststellen. Zo heb je bijvoorbeeld een budget voor de verlichting van de verbouwing. Wanneer er nu een factuur binnenkomt voor de verlichting, kun je dit budget selecteren tijdens het coderen van de factuur. Spend Cloud zal dan net zoals bij een verplichting zowel het restbedrag als de totaliteit aan gemaakte kosten uitrekenen. Deze gegevens kun je terugvinden in het budgetten-overzicht en bij het menuonderdeel Rapportage.
Relevante acties:
- Een nieuw budget toevoegen
- Het budget-overzicht
- Rapportages inzien
Combinatie met andere functionaliteiten
95% van onze klanten combineert de module Verplichtingen met Factuurverwerking. In deze combinatie kun je direct verplichtingen afboeken en heb je een up-to-date inzicht in de budgetten die de organisatie heeft aangemaakt.