Wat kun je met de module Verplichtingen?

Wat kun je met de module Verplichtingen?

Een verplichting is een financiële verplichting die ontstaat uit een afgenomen product en/of dienst. Zo kan er een verplichting ontstaan op basis van een offerte, een contract of een order. Deze verplichting ga je aan met een relatie, die de dienst en/of het product gaat leveren. Je kunt deze verplichting registreren in Spend Cloud om zo grip te krijgen op gemaakte en nog te verwachten kosten. 

Verplichtingen registreren

Stel, je start een bouwproject en vraagt een offerte aan voor een nieuwe vloer bij Relatie X. Deze toekomstige uitgave kun je als verplichting registreren. Door alle verplichtingen met de betrokken relaties van het bouwproject te registeren, houd je grip op alle toekomstige uitgaven. Wanneer er nu een factuur binnenkomt van Relatie X, kan de verplichting met betrekking tot de vloer worden geselecteerd tijdens het coderen van de factuur. Het factuurbedrag wordt dan van het totaalbedrag van de verplichting afgetrokken. Spend Cloud zal nu uitrekenen wat het restbedrag van de verplichting is, evenals de totaliteit aan gemaakte kosten. Deze informatie kun je terugvinden in het verplichtingen-overzicht.

Relevante acties:
  1. Een nieuwe verplichting toevoegen
  2. Een verplichting afboeken

Budgetteren

Naast een verplichting kun je ook budgetten registreren in de Spend Cloud. Waar een verplichting op relatieniveau wordt toegevoegd, kun je met budgetten te verwachten kosten specificeren. Wanneer je een bouwproject bent gestart, kunnen hier meerdere werkzaamheden voor verschillende relaties uit voortvloeien. Je kunt voor deze werkzaamheden een eigen budget vaststellen. Zo heb je bijvoorbeeld een budget voor de verlichting van de verbouwing. Wanneer er nu een factuur binnenkomt voor de verlichting, kun je dit budget selecteren tijdens het coderen van de factuur. Spend Cloud zal dan net zoals bij een verplichting zowel het restbedrag als de totaliteit aan gemaakte kosten uitrekenen. Deze gegevens kun je terugvinden in het budgetten-overzicht en bij het menuonderdeel Rapportage.

Relevante acties:
  1. Een nieuw budget toevoegen
  2. Het budget-overzicht
  3. Rapportages inzien

Combinatie met andere functionaliteiten

95% van onze klanten combineert de module Verplichtingen met Factuurverwerking. In deze combinatie kun je direct verplichtingen afboeken en heb je een up-to-date inzicht in de budgetten die de organisatie heeft aangemaakt. 

    • Related Articles

    • Verplichtingen configinstellingen

      In het menu-onderdeel Configinstellingen / Verplichtingen, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Verplichtingen. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat ...

    • Gebruikershandleiding Verplichtingen - Verplichtingen en budgetten beheren

      In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe je verplichtingen kunt onderhouden, door deze toe te voegen en af te boeken én hoe je ...

    • Een nieuw budget toevoegen

      Je kunt een nieuwe budget registreren met de knop ‘Budget toevoegen’ bovenaan het budget-overzicht (Verplichtingen>Budgetten). Je komt nu op een pagina waar je alle gegevens van het budget kunt invullen. Omschrijving Hier kun je een korte ...

    • Rapportages van verplichtingen

      Bij het menu-onderdeel Rapportage zie je een overzicht, waarin de actuele financiële gegevens van een project inzichtelijk zijn. Overzicht In het overzicht zie je de projectnaam met daarachter alle financiële gegevens. Op deze manier zie je in één ...

    • Het budget-overzicht

      Naast verplichtingen kun je ook budgetten registreren in Spend Cloud. Waar een verplichting op relatieniveau wordt toegevoegd, kun je met budgetten te verwachten kosten specificeren op basis van de projecten. Om budgetten verder uit te splitsen en om ...