Access tokens voor koppeling met financieel pakket beheren in de Spend Cloud

Wanneer je gebruik maakt van een webservice koppeling met jouw financieel pakket, is de autorisatie hiervoor vaak gebaseerd op een access token. Een access token is een sleutel waarmee jouw Spend Cloud communiceert met jouw financieel pakket en waarin is vastgesteld welke bevoegdheden Spend Cloud heeft binnen jouw financieel pakket, bijvoorbeeld het aanmaken van facturen en het importeren van stamdata. Deze access tokens hebben vaak een vervaldatum, of vervallen automatisch wanneer er wijzigingen worden doorgevoerd in het financieel pakket. In dit artikel leggen we uit hoe je dit onderdeel kunt gebruiken in de Spend Cloud.

Niet alle financiële pakketten werken op basis van een access token. Indien je het menu-onderdeel Financieel pakket / Webservice tokens niet zien in jouw omgeving is dit artikel niet voor jullie omgeving van toepassing. 

Access token verwijderen

In het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Financieel pakket / Webservice tokens zie je een overzicht van alle access tokens die zijn aangemaakt in jouw Spend Cloud omgeving. Je ziet in dit overzicht voor welke koppeling het token is en de huidige status van het token. Wanneer er meerdere connecties zijn zie je ook een omschrijving van de connectie. Dit is alleen van toepassing als er gekoppeld is met meerdere financiële pakketten.

Door op het token te klikken kun je deze verwijderen. Wanneer je een token verwijdert komt er een melding met een link beschikbaar waar je op kunt klikken om een nieuw access token op te halen. Als je hier op klikt kun je inloggen in jouw financieel pakket. Vervolgens moet je afhankelijk van met welk pakket je gebruikt een aantal stappen doorlopen om het nieuwe token op te halen. Het is belangrijk dat degene die op de link klikt inlogt met een account dat voldoende bevoegdheden in het financieel pakket heeft, het access token wordt is namelijk vrijwel altijd gebaseerd op de bevoegdheden van de gebruiker in het financieel pakket. Als de gebruiker onvoldoende bevoegdheden heeft in het financieel pakket, of geen toegang tot alle administraties heeft kan het zijn dat het token niet voldoende dekkend is, en er bij het importeren en exporteren foutmeldingen ontstaan. Wanneer dit gebeurd kun je nu eenvoudig zelf het token verwijderen en opnieuw ophalen. Indien je hier oude en/of verlopen access tokens ziet van een financieel pakket waar niet meer mee wordt gewerkt kun je die hier ook verwijderen.

Let op! Wanneer je op de link in de melding klikt kan er direct een token worden opgehaald wanneer je reeds bent ingelogd in jouw financieel pakket. Het gevolg hiervan is dat het token wordt gebaseerd op jouw bevoegdheden in het financieel pakket en mogelijk niet voldoende zijn. Weet je niet of jij voldoende bevoegdheden hebt, of wordt er gebruik gemaakt van een hier speciaal bestemd voor account in jouw financieel pakket? Zorg dan dat je eerst uitlogt uit jouw financieel pakket voor je op de link klikt.

Het kan gebeuren dat een access token nog niet is verlopen, maar je wel foutmeldingen krijgt bij het importeren of exporteren. De reden hiervoor kan zijn is dat het access token dat onze kant is opgeslagen niet meer geldig is in het financieel pakket, dit gebeurd bijvoorbeeld wanneer er wijzigingen worden doorgevoerd in het account waarmee het token is opgehaald, of andere wijzigingen zoals nieuwe of gewijzigde administraties, of wijzigingen in het beheer van stamdata en eventueel aanvullende (vrije) velden.

Vanuit de Spend Cloud kunnen wij niet vaststellen dat het access token om deze reden is verlopen, vandaar we het token ook niet als verlopen tonen in dit menu-onderdeel. Het token toont als verlopen wanneer we dit kunnen vaststellen op basis van de verloopdatum.

Om dit zeker te stellen kun je het access token verwijderen en een nieuwe ophalen om te zorgen dat het access token weer actueel is.

Maak je gebruik van het financiële pakket Exact Online? Lees dan dit artikel voor meer informatie over het ophalen van een token voor de koppeling met Exact.

Ontvang je na het ophalen van een nieuw access token nog steeds foutmeldingen, en weet je zeker dat het token is opgehaald met een account dat voldoende rechten heeft binnen Spend Cloud? Neem dan contact op met onze supportafdeling.

• Related Articles

• Overstappen naar een ander Financieel Pakket

  Inleiding Indien er binnen de organisatie wordt overgestapt naar een ander financieel pakket betekent dit ook dat de Spend Cloud geconfigureerd en gekoppeld moet worden met het nieuwe financieel pakket. De Visma|ProActive account manager kan worden ...

• Configinstellingen in de Spend Cloud

  In het menu ‘Configinstellingen’ kun je instellingen vinden die van invloed zijn op de inrichting van jouw Spend Cloud omgeving. Toegang tot dit menu-onderdeel kan ingesteld worden in de rechtenset. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je ...

• Relaties beheren

  Binnen de Spend Cloud worden relaties gebruikt voor het boeken van facturen, verplichtingen & contracten en bij het koppelen van leveranciers. Via Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties kun je alle relaties inzien en beheren. Er zijn verschillende ...

• Data verwijderen uit de Spend Cloud

  Dat je data en daarbij persoonsgegevens niet oneindig mag bewaren, is inmiddels bij iedereen bekend. Nadat het legitieme doel is behaald van de data, moet deze worden verwijderd. Dit is terug te lezen in artikel 5.1. van de GDPR. Hoe Spend Cloud je ...

• Bevoegdheden en rollen binnen de Spend Cloud

  Tijdens het implementatieproces van de Spend Cloud is er een organisatiestructuur vastgesteld. Deze kun je vinden bij Applicatiebeheer > Organisatie > Structuur. De structuur is het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en is daarmee een ...