Autosuggest: facturen coderen met automatische suggesties

In plaats van diverse velden handmatig te moeten invullen, kun je handelingen besparen met de Autosuggest voor het coderen van facturen. Deze geavanceerde techniek maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om repetitieve taken te verminderen. Benieuwd hoe jouw digitale factuurverwerkingsproces efficiënter kan? 

Autosuggest levert een onmisbare ondersteuning bij het verwerken van facturen. Daarbij maakt het gebruik van geavanceerde techniek. Jouw proces wordt hiermee minder foutgevoelig en je bespaart tijd, moeite, kosten en frustratie. Hoe Autosuggest precies werkt, leggen we op deze pagina uit.

Bekijk je liever een video met daarin alle informatie die je nodig hebt? Bekijk dan de  themawebinar over Autosuggest.

Wat doet Autosuggest?

Autosuggest doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen op basis van historische data. Daarbij leert de software van de manier waarop jij zelf facturen codeert en suggesties accepteert of afwijst. Digitale factuurverwerking wordt dus alleen maar beter! Denk bijvoorbeeld aan het veld voor een grootboekrekening waar een factuur op geboekt moet gaan worden. Deze verandert dan van kleur, zodat het duidelijk is dat het een suggestie is. Deze suggestie is daarna handmatig nog aan te passen wanneer nodig. 

Hoe werkt het?

1. Factuur openen
   

Wanneer een factuur wordt toegevoegd aan het 'Coderen' menu, wordt gekeken of bij deze factuur (en bijbehorende factuurregel(s)) velden leeggelaten worden. Indien een veld leeg blijft, bijvoorbeeld omdat er geen standaard waarde is ingesteld zoals een standaard grootboekrekening vanuit de crediteur (relatie), dan zal Autosuggest op basis van historische data (maximaal 1 jaar oud) een suggestie invullen of voorstellen. Deze suggestie is gebaseerd op basis van de reeds eerder geëxporteerde facturen. Als je een factuur opent om te gaan coderen, zie je meteen de gele velden die Autosuggest voor je heeft ingevuld (bij de optie 'Automatisch vullen'). Of je bekijkt de suggesties in een uitklapmenu voor invulvelden waar alleen suggesties gedaan worden (bij de optie 'Alleen suggesties'). Hou er hierbij rekening mee dat Autosuggest alleen de initiële codering zal proberen in te vullen. Het is niet zo dat bij elke extra handmatig ingevulde waarde een nieuwe bereking wordt gemaakt voor daaropvolgende velden. Wanneer ieder verplicht veld is gevuld, kun je door naar de volgende stap.

1. Verzenden
   

Wanneer je zeker weet dat alles klopt kun je de factuur verzenden. 

1. Exporteren
   

De facturen worden geëxporteerd wanneer deze zijn goedgekeurd en gecontroleerd. De geëxporteerde facturen worden qua data gebruikt om Autosuggest verder te verbeteren qua suggesties. Hoe vaker een bepaalde combinatie is gemaakt bij het inboeken, hoe meer zekerheid er ontstaat dat een bepaalde suggestie juist is. 

Maar dan kan Autosuggest dus ook ‘verkeerde’ suggesties doen?

Autosuggest kan verkeerde voorstellen doen, als de software nog niet veel tijd gehad heeft om te leren. Om dat constant handmatig te moeten aanpassen is natuurlijk veel te omslachtig, dus daar hebben we een oplossing voor! 

Naast ‘automatisch vullen’ zoals in de bovenste alinea is uitgelegd, kun je namelijk ook kiezen voor ‘alleen suggesties’. Dan blijft het veld leeg en kun je gebruik maken van een uitklapmenu van suggesties. Je hoeft dus niets te corrigeren en maakt je eigen keuze. Gelukkig leert Autosuggest snel bij en zal het niet lang duren voordat de suggesties steeds beter worden. Wanneer er een verkeerde suggestie wordt gedaan en deze wordt gecorrigeerd, dan wordt de zekerheid waarmee de suggestie gedaan is weer lager. Na verloop van tijd zal er een andere suggestie gemaakt worden of de zekerheid wordt te laag waardoor ook Autosuggest het veld leeg laat.

Maar wat als ik nooit een suggestie wil bij het veld ‘Organisatorische eenheden’ bijvoorbeeld?

Ook daar hebben we aan gedacht! Een ander voorbeeld van wanneer Autosuggest verkeerde voorstellen doet, is wanneer een bepaalde waarde geen standaard heeft. Stel dat je vier keer per maand een product bestelt, maar iedere keer voor een andere organisatorische eenheid. Dan kan Autosuggest moeilijk een goede voorspelling doen en is de functionaliteit eerder frustrerend dan behulpzaam. Daarom kun je in de Spend Cloud ook ‘individuele velden uitschakelen’. Zo kun je bijvoorbeeld het veld ‘eenheden’ uitschakelen, terwijl Autosuggest wel voor alle andere velden een automatische invulling geeft. 

Statistieken over hoeveel correcte voorstellen de Spend Cloud doet, worden in jouw eigen Spend Cloud omgeving bijgehouden. Zo kun je zelf de percentages van het aantal goede suggesties zien per veld. Op basis van de statistieken kun je dan heel gericht keuzes maken over de instellingen van jouw Spend Cloud. Zo werkt de techniek het beste voor jouw organisatie.

Autosuggest: een flexibele ondersteuning tijdens digitale factuurverwerking

De voordelen van het werken met Autosuggest?

1. Tijdsbesparing door een efficiënter werkproces. 
2. Tijdsbesparing door een minder foutgevoelig proces. 
3. Geldbesparing door tijdsbesparing. 
4. Werken met toekomstbestendige en innovatieve software. 
5. Minder handmatige handelingen voor applicatiebeheerders, omdat deze werkwijze minder onderhoud vereist (updaten van templates is bijvoorbeeld verleden tijd). 
6. Het optimaliseren van de factuurverwerking wordt eenvoudiger en laagdrempeliger. 
7. Minder frustratie, omdat de software beter aansluit op de werkwijze van jouw organisatie. 
   
   

Hoe activeer ik Autosuggest?

Dit kan via het menu Applicatiebeheer> Factuurverwerking > Autosuggest Statistieken, zie ook het betreffende artikel over dit menu.

Het advies is om te beginnen met 'Alleen suggesties' en alle velden in te schakelen. Wanneer je eenmaal genoeg ervaring hebt opgedaan met de suggesties en je zou de velden direct ingevuld willen hebben dan kan je 'Automatisch vullen' overwegen.

• Related Articles

• Autosuggest Statistieken

  Via Applicatiebeheer> Factuurverwerking > Autosuggest Statistieken, vind je terug hoe Autosuggest jouw organisatie kan helpen om sneller en zorgvuldiger facturen te coderen met behulp van automatische suggesties. Autosuggest doet met kunstmatige ...

• Facturen beoordelen en coderen

  Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...

• Een factuur coderen

  In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt coderen. Facturen coderen Coderen ...

• Facturen beoordelen en coderen door een groep medewerkers

  Standaard kunnen organisaties een factuurregel naar een individuele medewerker ter beoordeling verzenden en optioneel ter codering naar een individuele medewerker. Er bestaat ook de mogelijkheid om de factuurregel ter beoordeling of ter codering naar ...

• Facturen beoordelen

  Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die je kunt beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je facturen ook beoordelen in ...