Themawebinar: Bestellen met het gemak van OCI-koppelingen
Ook jij kunt sneller en eenvoudiger inkopen met OCI webshop koppelingen!
Wil jij jouw leveranciers ervan overtuigen aan de slag te gaan met OCI? Daar hebben we een (Engelse) download voor!
In onderstaande themawebinar over de Spend Cloud module Inkoop behandelen we graag een aantal vragen over OCI-koppelingen.
- Hoe vraag ik een OCI-koppeling aan?
- Welke mogelijkheden zijn er met OCI-koppelingen?
- Hoe zorgen OCI-koppelingen onder andere voor een versneld inkoopproces?
Dus, ben jij benieuwd hoe eenvoudig inkopen is met OCI-koppelingen? Kijk de opname dan terug of download de sheets.
Heb jij een vraag over bestellen met OCI-koppelingen?
Kijk dan eerst onder de opname of deze terug te vinden is in onderstaande veelgestelde vragen of in het artikel over het aanvragen van een nieuwe OCI-koppeling. Kan je het antwoord niet vinden?
Neem dan contact op met de support afdeling.
Veelgestelde vragen over OCI webshop koppelingen
Vragen over overzichten
Is er een overzicht van OCI-koppelingen beschikbaar?
Ja, dit is te vinden onder applicatiebeheer van de Spend Cloud module Inkoop in het menu ‘Beschikbare webshops’.
Is het overzicht van leveranciers die werken met OCI actueel?
We proberen dit zo actueel mogelijk te houden.
Vragen over de webshop omgeving
Wordt er in de webshop rekening gehouden met minimale bedragen die moeten worden besteld bij een leverancier?
Dit is afhankelijk van de instellingen die door de leverancier ingesteld zijn.Vaak wordt er in de webshop al een melding gegeven als het minimale bestelbedrag nog niet is bereikt. Wanneer dit bedrag bereikt is, kan de winkelwagen pas worden overgezet naar de Spend Cloud.
Hoe weet je zeker dat prijzen accuraat zijn?
De Spend Cloud maakt verbinding met de webshop van de leverancier, dus houdt de Spend Cloud die gegevens aan. De prijzen die daar gelden zijn leidend. Het updaten van die gegevens is de verantwoordelijkheid van de leverancier. Je kunt er dus vanuit gaan dat alle gegevens zoals prijzen up-to-date zijn.
Vragen over de verwerking van webshop orders in de Spend Cloud
Wanneer je meerdere producten bestelt, worden er dan ook meerdere regels aangemaakt?
Aantallen groter dan één, van hetzelfde product, worden samengevoegd tot één regel. Verschillende producten betekenen verschillende regels.
Kan de kostenplaats al vooraf gekoppeld worden aan een medewerker?
De kostenplaats moet, afhankelijk van de instellingen, gekozen worden door de besteller of door de inkoopafdeling. De codering werkt precies hetzelfde als bij vrije regel orders.
Kun je een grootboekrekening nog aanpassen tijdens het coderen?
Ja, dat kan.
Kun je meerdere kostenplaatsen en locaties selecteren in een bestelling?
De kostenplaats kun je per regel wijzigen, maar je kunt één bestelling per locatie plaatsen.
Kunnen webshopartikelen zichtbaar worden gemaakt in de Spend Cloud zelf?
Nee, dit kan helaas (nog) niet.
Waar kan ik het afleveradres meegeven aan een order?
Je kunt in het Applicatiebeheer van de module Inkoop, Afleveradressen instellen. Vervolgens kan een medewerker een standaard afleveradres instellen in zijn/haar Profiel.
Kan ik de codering van orders beïnvloeden en/of automatiseren?
Dit betreft een omvangrijke vraag, waarbij veel afhankelijk is van de instellingen. In basis dient de codering opgegeven te worden in de Spend Cloud en hierbij zijn drie uitgangssituaties:
- Codering is verplicht in de order
- In elke orderregel dient aangegeven te worden, welke grootboekrekening en eventuele verbijzonderingen van toepassing zijn.
- Voordeel: Na het matchen van een factuur, heeft de crediteurenadministratie hier geen omkijken meer naar.
- Codering is optioneel in de order
- Hierbij wordt het aan de besteller overgelaten of zij in staat zijn om de grootboekrekening en eventuele verbijzonderingen te bepalen. Is dit niet het geval kan dit later door de afdeling inkoop en/of crediteurenadministratie worden gedaan.
- Codering is niet van toepassing in de order
- De besteller wordt niet lastig gevallen met het invullen van de financiële codering om zijn bestelling te kunnen doen en dit wordt overgelaten aan de afdeling inkoop/crediteurenadministratie.
Uiteraard zijn er op bovenstaande nog vele varianten te bedenken. Belangrijkste hierin is dat de coderingsmatrix, zoals deze is bepaald voor de module factuurverwerking, ook van toepassing is op de module inkoop.
Wil je meer weten over de specifieke inrichting in jouw omgeving? Neem dan contact met ons op voor een workshop op maat.
Hoe kan ik een administratie toevoegen aan een bestaande OCI-koppeling?
In de leveranciersinstellingen kun je aangeven op welke administraties er besteld mag worden. Dit werkt hetzelfde als bij elke andere leverancier.
Kun je ook op basis van afleveradres activeren als je maar één inlogcode hebt voor alle administraties?
Het is mogelijk om een inlog op basis van afleveradres of op administratie in te stellen. Per afleveradres en/of administratie zijn aparte inlogcodes nodig.
Kun je instellen dat medewerkers zien dat ze bepaalde producten bij bepaalde leveranciers moeten bestellen? Pennen zijn bijvoorbeeld bij veel leveranciers beschikbaar, dus zouden we een melding willen dat medewerkers dit bij de voorkeursleverancier bestellen.
Helaas is dit momenteel niet mogelijk, maar we zijn dit in de toekomst zeker van plan.
Vragen over nieuwe OCI-koppelingen
Wat is de gemiddelde doorlooptijd van het aansluiten van een OCI-koppeling?
Een gemiddelde is er niet, omdat de doorlooptijd sterk afhankelijk is van de reactiesnelheid van de leverancier en hoe ver zij al zijn met OCI-koppelingen. De doorlooptijd is logischerwijs een stuk langer als een leverancier nog helemaal niet met OCI werkt, dan als er al minstens één koppeling gerealiseerd is.
Hoe kan ik een nieuwe OCI-koppeling realiseren?
Als je bij de leverancier aangeeft dat je graag een OCI-koppeling zou willen, kunnen zij contact opnemen met ProActive om dit te realiseren. Om een leverancier van het nut van een OCI-koppeling te overtuigen, hebben we een infosheet klaarstaan.an dit artikel kunt downloaden.
Related Articles
Themawebinar: Leveranciersbeheer
Jouw inkoopproces optimaliseren met leveranciersbeheer in de Spend Cloud Tijdens de themawebinar hebben we diverse inkoopvraagstukken behandeld die je in de Spend Cloud kunt tackelen. Naast het inkoopproces in vogelvlucht, bespraken we wat de beste ...Themawebinar: Snel en eenvoudig leveranciers aanmaken en wijzigen
Leveranciers op de juiste manier instellen is cruciaal voor optimaal gebruik van de Spend Cloud module Inkoop. Naar aanleiding van feedback die we gekregen hebben tijdens de Themawbinar OCI-koppelingen, zullen we daarom tips geven over het aanmaken ...Themawebinar: Een combinatie van betaalpassen en declaratiesoftware
Jij kunt gebruik maken van slimme betaalpassen én declaratiesoftware. Samen. Maar doe je dat ook? En kan dit efficiënter? Daar hebben we het tijdens onderstaande webinar over. Betaalpassen als het kan, declareren als het moet Tijdens de webinar ...Themawebinar: Inzicht in je spend met productgroepen
Door productgroepen in de Spend Cloud in te richten, krijg je inzicht in: Welke productgroepen de meeste uitgaven worden gedaan. Hoeveel leveranciers er aan een productgroep gekoppeld zijn. Hoe de uitgaven verdeeld zijn. Welke keuzes je kan maken ...Themawebinar: Optimaliseer het werken met functieprofielen
In onderstaand artikel vind je meer informatie over hoe je het werken met functieprofielen kunt optimalieren. Zo kun je het themawebinar (terug)kijken, waarin we duidelijk uitleggen: Hoe je functieprofielen definieert, voordat je ze daadwerkelijk ...