Aanvraag nieuwe OCI koppeling
In jouw inkoopproces in de Spend Cloud kan je gebruik maken van OCI-koppelingen. Daarmee maak je vanuit de Spend Cloud een uitstap naar de webshop van een leverancier om jouw orderaanvraag samen te stellen. Deze orderaanvraag wordt vervolgens beschikbaar gemaakt in de winkelwagen van jouw Spend Cloud-omgeving voor verdere aanvullingen en kan worden aangeboden in de organisatie voor een beoordeling.
Om dit proces mogelijk te maken, dient de koppeling tussen jouw Spend Cloud-omgeving en de desbetreffende leverancier op de correcte wijze gemaakt te worden. Afstemming met de leverancier is hierin noodzakelijk om een juiste werking te kunnen waarborgen.- Je zit in een implementatietraject en wilt een OCI-koppeling met een bestaande leverancier.
- Je zit in een implementatietraject en wilt een OCI-koppeling met een nieuwe leverancier.
- Je bent live en vraagt in de Spend Cloud een bestaande koppeling aan.
- Je bent live en vraagt via de Supportafdeling een koppeling aan met een nieuwe leverancier.
1. Je zit in een implementatietraject en wilt een OCI-koppeling met een bestaande leverancier
Aan het begin van de implementatie heb je samen met de consultant geïnventariseerd met welke leveranciers je een OCI-koppeling zou willen. Om dit voor elkaar te krijgen, levert de consultant best-practices en tips aan, zodat jij zelf contact kan opnemen met de leverancier. Het proces volgt in dit geval de volgende stappen:
Actie | Omschrijving | Verantwoordelijk |
1 | Aandachtspunten vóór OCI aanvraag Bekende aandachtspunten (zoals mogelijkheid van grootboek-vertaaltabel, accounts per afleveradres, facturen ontvangen in XML formaat) aan de klant meegeven en best practices delen per gewenste koppeling. In geval van een volledig nieuwe leverancier voor de klant ook de bij Visma |ProActive bekende contactgegevens van OCI leverancier delen met de klant. | Visma | ProActive Consultant |
2 | Inhoudelijk gesprek over de webshop Inhoudelijk gesprek met de accountmanager van de OCI leverancier over de (on)mogelijkheden en functionaliteiten van de webshop koppeling. Te denken valt aan aantal accounts, afbakening van assortiment, kortingen, orderbevestigingen, grootboek-vertaaltabel, extra kosten, adresgegevens facturering, voorkeur voor XML facturatie). | Klant (eventueel met ondersteuning Visma | ProActive Consultant) |
3 | Inloggegevens per mail aanvragen bij contactpersoon OCI leverancier Aanvragen van inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel klantnummer of locatiecodes bij de contactpersoon van de OCI leverancier met consultant in CC. Verder is het voor een webshop koppeling relevant om af te stemmen hoe en waar de order bij de leverancier geplaatst moet worden (via e-mail met een PDF bestand, via HTTPS een XML bestand óf via SFTP een XML bestand). Zie onderaan dit artikel een voorbeeld email. | Klant |
4 | Aanleveren inloggegevens per mail Aanleveren inloggegevens OCI (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel locatiecodes per afleveradres en klantnummers. | OCI Leverancier |
5 | Activeren OCI koppeling en technisch testen van de OCI koppeling OCI koppeling activeren en configureren. Technisch testen van de koppeling door middel van een eerste ‘roundtrip’ met inloggegevens klant | Visma | ProActive Consultant |
6 | OCI leverancier aanmaken in de Spend Cloud OCI leverancier aanmaken met de juiste instellingen en koppelen aan leverancier groep/categorie/rollen, rechten etc. Meer informatie is te vinden door op de link te klikken onder het kopje ‘koppel de leverancier aan een OCI koppeling’ | Visma | ProActive Consultant (uitleg hierover voor de klant tijdens onboarding training) |
7 | Eerste order plaatsen in afstemming met OCI leverancier Plaatsen eerste bestelling in afstemming contactpersoon OCI leverancier. De eerste order kan direct geplaatst worden of worden afgevangen. Doel is om niet alleen de webshop succesvol te benaderen, maar om samen met de OCI leverancier te controleren of de bestelling bij hen goed is binnengekomen en geplaatst. | Klant |
8 | Verhelpen foutmelding bij plaatsen van de order In geval van foutmelding
| Visma | ProActive Consultant |
2. Je zit in een implementatieproces en wil een OCI-koppeling met een nieuwe leverancier
| Actie | Omschrijving | Verantwoordelijk |
| 1 | Behoefte nieuwe OCI leverancier Behoefte bij consultant kenbaar maken van de nieuwe OCI koppeling | Klant |
| 2 | Staffel OCI koppelingen nagaan De eerste 5 koppelingen zijn kosteloos. Mocht de klant al meer dan 5 OCI koppelingen hebben wordt er meerprijs doorberekend. Voor vragen hierover verwijzen we de klant naar de overeenkomst of accountmanager. | Visma | ProActive Consultant |
| 3 | Documentatievereisten OCI koppeling versturen Documentatie met Spend Cloud vereiste van de OCI koppeling mailen naar de contactpersoon van de nieuwe OCI leverancier. De documentatie: https://oci-docs.spend.cloud/ | Klant |
| 4 | OCI koppeling moet door OCI leverancier ontwikkeld worden of beschikbaar gemaakt worden voor Visma | ProActive. LET OP: Het is afhankelijk van de leverancier hoeveel tijd dit kost. Afhankelijk van de tijdsduur kan het wellicht een betere optie zijn om voor een alternatieve bestelmogelijkheid te kiezen. Ook is het per leverancier afhankelijk of zij kosten voor de koppeling in rekening brengen. | OCI Leverancier |
| 5 | URL en inloggegevens aanleveren Per mail URL en inloggegevens aanleveren bij ProActive consultant. Verder is het voor een webshop koppeling relevant om af te stemmen hoe en waar de order bij de leverancier geplaatst moet worden (via e-mail met een PDF bestand, via HTTPS een XML bestand óf via SFTP een XML bestand). | Klant |
| 6 | OCI leverancier aanmaken in de Spend Cloud OCI leverancier aanmaken met de juiste instellingen en koppelen aan leverancier groep/categorie/rollen, rechten etc. Meer informatie is te vinden door op de link te klikken onder het kopje ‘koppel de leverancier aan een OCI koppeling’ | Visma | ProActive Consultant (uitleg hierover voor de klant tijdens onboarding training) |
| 7 | Eerste order plaatsen in afstemming met OCI leverancier Plaatsen eerste bestelling in afstemming contactpersoon OCI leverancier. De eerste order kan direct geplaatst worden of worden afgevangen. Doel is om niet alleen de webshop succesvol te benaderen, maar om samen met de OCI leverancier te controleren of de bestelling bij hen goed is binnengekomen en geplaatst. | Klant |
| 8 | Verhelpen foutmelding bij plaatsen van de order In geval van foutmelding
| Visma | ProActive Consultant |
3. Je bent live en vraagt in de Spend Cloud een bestaande koppeling aan
| Actie | Omschrijving | Verantwoordelijk |
| 1 | Check of koppeling bestaan in Spend Cloud - De klant checkt via Applicatiebeheer > Inkoop > Beschikbare webshops of de leverancier al een bestaande OCI koppeling heeft met Spend Cloud. Indien dit niet het geval is, zie scenario 4. | Klant |
| 2 | Inhoudelijk gesprek over de webshop Inhoudelijk gesprek met de accountmanager van de OCI leverancier over de (on)mogelijkheden en functionaliteiten van de webshop koppeling. Bekende aandachtspunten (zoals mogelijkheid van grootboek-vertaaltabel, accounts per afleveradres, facturen ontvangen in XML formaat) zijn aan de klant meegeven tijdens het implementatietraject. | Klant |
| 3 | Inloggegevens per mail aanvragen bij contactpersoon OCI leverancier Aanvragen van inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel klantnummer of locatiecodes bij de contactpersoon van de OCI leverancier. Verder is het voor een nieuwe koppeling relevant om af te stemmen hoe en waar de order bij de leverancier geplaatst moet worden (via e-mail met een PDF bestand, via HTTPS een XML bestand óf via SFTP een XML bestand). | Klant |
| 4 | Aanleveren inloggegevens Aanleveren inloggegevens OCI (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel locatiecodes per afleveradres en klantnummers in het menuondredeel 'beschikbare webshops' | Klant |
| 5 | Activeren OCI koppeling Op basis van de aanvraag in stap 1 wordt de OCI koppeling geactiveerd in de omgeving door de support consultant van ProActive. Zodra dit gereed is ontvangt de klant bericht. Deze OCI koppeling kan nu gekozen worden bij “Externe koppelingen”. | Visma | ProActive Support |
| 6 | OCI leverancier aanmaken in Spend Cloud OCI leverancier aanmaken met de juiste instellingen en koppelen aan leverancier groep/categorie/rollen, rechten, externe koppeling etc. Meer informatie is te vinden door op de link te klikken onder het kopje ‘koppel de leverancier aan een OCI koppeling’ | Klant |
| 7 | Eerste order plaatsen in afstemming met OCI leverancier Plaatsen eerste bestelling in afstemming contactpersoon OCI leverancier. De eerste order kan direct geplaatst worden of worden afgevangen. Doel is om niet alleen de webshop succesvol te benaderen, maar om samen met de OCI leverancier te controleren of de bestelling bij hen goed is binnengekomen en geplaatst. | Klant |
| 8 | Verhelpen foutmelding bij plaatsen van de order In geval van foutmelding
| Visma | ProActive Support |
4. Je bent live en vraagt via support een OCI-koppeling aan met een nieuwe leverancier
| Actie | Omschrijving | Verantwoordelijk |
| 1 | Om ervoor te zorgen dat de leverancier op de hoogte is van de manier waarop Visma | ProActive verwacht dat een OCI-koppeling wordt opgesteld, wordt er een link naar een document verstuurd waarin bovenstaand staat uitgelegd. De documentatie: https://oci-docs.spend.cloud/. | Klant |
| 2 | Inhoudelijk gesprek over de webshop Inhoudelijk gesprek met de accountmanager van de OCI leverancier over de (on)mogelijkheden en functionaliteiten van de webshop koppeling. Bekende aandachtspunten (zoals mogelijkheid van grootboek-vertaaltabel, accounts per afleveradres, facturen ontvangen in XML formaat) zijn aan de klant meegeven tijdens het implementatietraject. | Klant & Leverancier |
| 3 | Inloggegevens per mail aanvragen bij contactpersoon OCI leverancier Aanvragen van inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel klantnummer of locatiecodes bij de contactpersoon van de OCI leverancier. Zie onder deze tabel een voorbeeld email. Verder is het voor een webshop koppeling relevant om af te stemmen waar de order bij de leverancier geplaatst moet worden (via e-mail met een PDF bestand, via HTTPS een XML bestand óf via SFTP een XML bestand). | Klant |
| 4 | Aanleveren inloggegevens per mail Aanleveren inloggegevens OCI (gebruikersnaam en wachtwoord) en eventueel locatiecodes per afleveradres en klantnummers. | OCI Leverancier |
| 5 | Aanvragen OCI koppeling voor jouw Spend Cloud omgeving - De aanvraag van de OCI koppeling wordt door de klant kenbaar gemaakt bij Visma | ProActive. In een mail naar support@proactive.nl wordt gevraagd om de OCI-koppeling op te zetten met de leverancier. In de mail worden de credentials voor de webshop meegegeven, de login-url (zoals deze is opgegeven door de leverancier) en de andere aanvullende informatie die verzameld is in stap 3 en 4. | Klant |
| 6 | Activeren OCI koppeling Op basis van de verkregen informatie in stap 5 wordt de OCI koppeling geactiveerd voor desbetreffende Spend Cloud omgeving. Deze OCI koppeling kan nu gekozen worden bij “Externe Koppeling”. Zodra dit mogelijk is wordt dit gecommuniceerd aan de klant. | Visma | ProActive Support |
| 7 | OCI leverancier aanmaken in Spend Cloud OCI leverancier aanmaken met de juiste instellingen en koppelen aan leverancier groep/categorie/rollen, rechten, externe koppeling etc. Meer informatie is te vinden door op de link te klikken onder het kopje ‘koppel de leverancier aan een OCI koppeling’ | Klant |
| 8 | Eerste (test)order plaatsen in afstemming met OCI leverancier Plaatsen eerste bestelling in afstemming contactpersoon OCI leverancier. De eerste order kan direct geplaatst worden of worden afgevangen. Doel is om niet alleen de webshop succesvol te benaderen, maar om samen met de OCI leverancier te controleren of de bestelling bij hen goed is binnengekomen en geplaatst. | Klant & Leverancier |
9 | Verhelpen foutmelding bij plaatsen van de order In geval van foutmelding
| Visma | ProActive Support |
Voorbeeld e mail aanvraag OCI inloggegevens
Graag willen wij [naam klant en eventueel debiteurnummer(s) of KvK-nummer(s)] gebruik maken van jullie OCI-koppeling met de Spend Cloud.
Zouden jullie mij de inloggegevens (gebruikersnaam én wachtwoord) willen communiceren van een OCI account en de benodigde URL om in te loggen op de webshop?
Met vriendelijke groet,
[naam klant]
Related Articles
OCI-Leveranciers (aanvragen en instellen)
OCI staat voor Open Catalog Interface. Vrij vertaald betekent dit: "Het beschikbaar stellen van het bestelproces bij een leverancier vanuit de eigen vertrouwde omgeving". Door middel van een OCI koppeling kun je via Spend Cloud naar de webshop van ...Een nieuwe leverancier toevoegen en koppelen aan de juiste gegevens
Via Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers kun je alle leveranciers beheren. Nadat een leverancier is toegevoegd in Spend Cloud en is gekoppeld aan een leveranciersgroep, kunnen bestellers orderaanvragen indienen voor deze leverancier. Hieronder ...Een foutmelding bij het plaatsen van een OCI-order
Wanneer een order die is aangemaakt via een OCI-koppeling naar de leverancier wordt verzonden, is het mogelijk dat er een foutmelding wordt gegeven. Deze foutmelding kan op verschillende momenten van het OCI-proces verschijnen. Zie daarvoor dit ...Wat kun je met de module Inkoop?
Met de module Inkoop kun je het hele inkoopproces van bestelling tot levering en betaling volgen. Het is mogelijk om per medewerker in te stellen of deze zelfstandig mag bestellen, bij welke leveranciers dat mag en tot welk bedrag. De inkoopaanvraag ...Wat kan ik als applicatiebeheerder controleren als een besteller niet de gewenste leverancier(s) ziet?
Het kan voorkomen dat een besteller niet de gewenste leverancier kan selecteren bij het maken van een bestelling. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit wat je kunt controleren en tot slot wat je kan doen om dit op te lossen. Controle-stappen ...