Checklist voor het optimaliseren van codeervelden binnen Factuurverwerking
Als je facturen Touchless wilt verwerken is het belangrijk om de Spend Cloud zo slim mogelijk in te richten. Dit betekent niet alleen goede afspraken met de leverancier, maar ook het gebruik van bepaalde instellingen in de Spend Cloud zelf. Het uiteindelijke doel is om het aantal handmatige handelingen te minimaliseren, zodat facturen automatisch (touchless) verwerkt kunnen worden door de Spend Cloud.
Hoe kan ik op basis van data de juiste keuzes maken om factuurvelden automatisch te laten vullen?
Als je de tijdbesparing-analyse hebt aangevraagd is dit al een mooie basis om door middel van data te gaan optimaliseren. In dit document zie je onder andere welke velden van de factuur er vaak worden gewijzigd en wat de uiteindelijke waarde is. Dit document geeft een overkoepelend inzicht, je ziet namelijk alle wijzigingen op alle facturen van de afgelopen 91 dagen.
Als je een overzicht wilt hebben van één specifieke factuur. Dan kan je deze data vinden op de Codeer- en Archiefpagina in de Spend Cloud. Door een factuur te selecteren zie je de knoppen:
Automatisch ingevulde waarden: Deze is zowel voor de kop-codering als voor de regel-codering beschikbaar. Hier zie je waarom een veldwaarde is ingevuld en door welke methode. Automatisch verwerken: Hier zie je wat je nog moet optimaliseren om een factuur automatisch te laten verwerken. Laatste wijzigingen: Deze knop zie je alleen bij de factuurregel. Deze knop geeft je een overzicht van alle wijzigingen die hebben plaatsgevonden wanneer een veld is bijgewerkt.
Ik heb de data, hoe nu verder?
Er is veel data beschikbaar en het is niet altijd even makkelijk de data te interpreteren. Om die reden hebben we een checklist gemaakt om per codeer-veld gemakkelijk te achterhalen welke stappen je kunt nemen om een veld wel automatisch te kunnen laten vullen door de Spend Cloud.
Zie je uit de data bijvoorbeeld dat het ‘Bedrag-veld’ vaak wordt gewijzigd. Dan wordt deze niet goed uitgelezen uit de factuur. Je zoekt dit veld vervolgens op in de checklist en hier zie je dat de eerste optimalisatie-stap is om het bedrag uit de order te controleren. Het beste is namelijk om facturen te coderen op basis van een order. Deze vervolgens te matchen en de factuur automatisch goed te laten keuren op basis van de order. Indien jullie omgeving geen Inkoop heeft, dan is de volgende optimalisatie-stap van toepassing. Namelijk om contact op te nemen met de crediteur met het verzoek voortaan een XML-factuur te sturen.
Download hieronder in de bijlage de Optimalisatie-checklist voor factuurverwerking.
Bekijk hier de Themawebinar met uitleg over de Optimalisatie-checklist.
Related Articles
Het archief van Factuurverwerking
In het menu-onderdeel Archief van Factuurverwerking vind je alle facturen terug die ooit aan jou zijn toegekend. In het overzicht kun je de status terugvinden van een factuur. Door op een factuurregel te klikken, kom je op een pagina met alle ...
Factuurverwerking configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Factuurverwerking, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Factuurverwerking. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet ...
Statistieken factuurverwerking
Op de Statistieken pagina van Factuurverwerking vind je verschillende statistieken met betrekking tot de facturen die zijn verwerkt via Spend Cloud. Zo kun je bijvoorbeeld de top 5 crediteuren inzien met de meeste facturen. Je kunt de selectievelden ...
Wat kun je met de module Factuurverwerking?
Factuurverwerking is een arbeidsintensief proces waar de module Factuurverwerking van de Spend Cloud uitkomst biedt. Na ontvangst en handmatige codering door de administratief medewerker begint de factuur aan een reis door de organisatie, op zoek ...
Inzage archief Factuurverwerking beheren
Er zijn in Spend Cloud meerdere mogelijkheden om een gebruiker inzage te geven in het archief van factuurverwerking. In dit artikel gaan we dieper in op welke mogelijkheden dit zijn en hoe je dit instelt. Tevens staan er onderaan dit artikel een ...