In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt coderen. 

We willen dat jij zo min mogelijk tijd kwijt bent aan het coderen van een factuur. De Spend Cloud helpt daar op verschillende manieren aan mee. Zo kan je bij een relatie standaard waarden invullen, herkennen wij gegevens via onze AI oplossingen Smartscan en Autosuggest en kan je verschillende workflows instellen. Wij raden aan om zoveel mogelijk te automatiseren, zodat je alleen de uitzonderingen nog handmatig moet coderen. 

Op de codeer-pagina staat veel informatie. Niet alle velden zullen direct tot de verbeelding spreken. Daarom hebben we in onderstaand artikel alle velden stuk voor stuk uitgelegd. 

Buiten het coderen van een factuur heb je bovenaan de codeer-pagina nog verschillende andere opties. Ook wel de ‘codeer-knoppen’ genoemd. Deze knoppen helpen je in het codeer-proces en zorgen dat je sommige handelingen net iets makkelijker kunt uitvoeren. 

Bij het verwerken van een factuur uit de Postbus, zal de Spend Cloud proberen de informatie uit de factuur te lezen. Deze velden worden op basis van deze herkenning automatisch in de codeer-velden toegepast. 

Als je een PDF-factuur hebt verwerkt zal de tekstherkenning worden uitgevoerd door onze AI tool SmartScan. Op een PDF-factuur kunnen een aantal velden worden herkend, zoals de crediteur, factuurdatum, totaalbedrag, betalingsreferentie en ordernummer. 

Bij een XML-factuur wordt er een XML-factuur veldindeling toegepast op de factuur om de gegevens uit de XML zoveel mogelijk over te nemen in de Spend Cloud. Indien dit niet mogelijk is zullen we terugvallen op SmartScan om bepaalde gegevens alsnog uit de bij de XML geleverde PDF te halen. Hoe meer velden vooraf ingevuld zijn, des te minder werk je hebt aan het coderen van een factuur. 

Mijn XML-factuurgegevens worden niet goed uitgelezen, wat kan ik doen? 

In veel gevallen zal de Spend Cloud al automatisch factuurregels aanmaken. Bij XML-facturen worden alle factuurregels uitgelezen. Deze kunnen, door middel van instellingen bij de relatie, gegroepeerd worden tot één factuurregel of uitgesplitst worden op bijvoorbeeld per kostenplaats of grootboekrekening. SmartScan maakt bij een PDF-factuur altijd één factuurregel aan. Wanneer een factuur wordt gematcht aan een order kunnen er wel meerdere regels worden aangemaakt, op basis van de codering van de order.

 

Als jouw organisatie gebruik maakt van de modules Inkoop en Factuurverwerking, heeft de crediteurenadministratie de mogelijkheid om inkoopfacturen te matchen aan de inkooporders. Een match houdt in dat er in de Spend Cloud een koppeling ontstaat tussen de factuur en de order. Door deze link kun je de codering die is vastgelegd bij de order toepassen op de factuur. Daarnaast kun je, afhankelijk van hoe dit bij de leverancier is ingesteld, een factuurregel automatisch laten goedkeuren als het factuurbedrag en het orderbedrag overeenkomen. Het matchen van facturen aan orders kan je veel tijd aan het coderen besparen, omdat de gegevens uit de order worden overgenomen. Wil je meer weten over de mogelijkheden van matchen? Lees dan het volgende artikel: Orders matchen

Wanneer een specifiek type factuur regelmatig terugkeert, en er geen koppeling met een order is, heb je de mogelijkheid om deze te coderen met een sjabloon. Met een sjabloon kun je een factuur ‘voorcoderen’. In een sjabloon leg je een aantal standaardwaarden vast betreft een specifieke factuur. Als je vervolgens dit sjabloon selecteert tijdens het coderen worden alle geregistreerde velden automatisch ingevuld. Zo kun je terugkerende facturen snel en eenvoudig coderen. 

Je kunt op basis van de crediteur die op de factuur is herkend een aantal codeervelden standaard laten invullen, dit zijn de velden:

Deze standaardwaarden stel je in via het onderdeel Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties. Wanneer de relatie wordt herkend op de factuur worden deze gegevens automatisch ingevuld in de factuur. Een aantal van deze gegevens kunnen ook voor de hele administratie ingesteld worden, dit stel je in via het onderdeel Applicatiebeheer / Algemeen / Administraties. Wil je meer weten over het vullen van standaardwaarden en het opstellen van standaard omschrijvingen? Lees dan de volgende artikelen: Relaties Beheren & Standaard omschrijving in de factuurkop en regels.

Wanneer codeervelden niet ingevuld kunnen worden op basis van bovenstaande functionaliteiten en leeg blijven tijdens het toevoegen van de factuur zal onze AI tool een poging doen velden voor jou in te vullen. Dit doen we met de techniek van AutoSuggest*. Wanneer een veld geel is gearceerd is deze door AI gevuld. Dit gebeurt op basis van o.a. historische data en de voorspellende kracht van Artificial Intelligence. 

Er zijn diverse mogelijkheden om tijd te besparen tijdens het coderen van facturen. Wat de beste oplossing voor jou organisatie is hangt van diverse factoren af, wanneer je de module Inkoop gebruikt kun je veel tijd besparen met het koppelen van orders aan facturen. Door XML- facturen te vragen van relaties en met ze in gesprek te gaan bepaalde gegevens standaard mee te geven kan je ook een hoop tijd besparen. Wanneer dit geen mogelijkheid is zijn standaardwaarden een goede oplossing, omdat je vaak dezelfde factuur/kostensoorten van relaties ontvangt kun je al veel tijd besparen door standaard gegevens door de Spend Cloud in te laten vullen als de relatie op de factuur wordt herkend. Je kunt meerdere oplossingen combineren om de factuurgegevens zo veel als mogelijk vooraf in te laten vullen.

Een factuur is opgedeeld in twee delen: De factuurkop en de factuurregel(s). In de kop worden een aantal  algemene gegevens verwerkt. Zoals: de administratie, crediteur, totaalbedrag enzovoort. In de factuurregel(s) kun je de kosten van de factuur uitsplitsen, bijvoorbeeld door de kosten te verdelen over meerdere kostenplaatsen en de kosten te specificeren per grootboekrekening. We gaan hieronder verder in op de codeervelden.

Boekstuknummer
Het boekstuknummer is een uniek nummer dat aan iedere factuur wordt toegewezen. Deze wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van een factuur. Meestal bestaat dit uit een jaartal, administratie en volgnummer. Je kunt de opmaak van het nummer bekijken via de configuratie instellingen van je omgeving. Dit nummer is een vast gegeven en kan niet worden gewijzigd.

Hier zie je wat voor soort factuur het betreft. PDF of XML. Bij een XML-factuur zie je hier ook staan welke XML-factuur veldindeling is toegepast om de gegevens uit de XML uit te lezen.

Dit is de administratie waarin de factuur is verwerkt. Wanneer de Spend Cloud omgeving meerdere administraties heeft (of de mogelijkheid tot) kies je bij het toevoegen of verwerken vanuit de Postbus een administratie. De administratie kan niet achteraf worden gewijzigd. Wil je de factuur toch in een andere administratie verwerken, download dan de PDF (en eventueel XML), keur de factuur definitief af en voeg hem opnieuw toe (XML kan alleen via de Postbus worden toegevoegd). 

De tekstherkenning vult de crediteur in wanneer er één, maar het liefst alle drie van deze gegevens is herkend:

Om herkend te worden, moet deze crediteur wel geregistreerd zijn bij ‘Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties’. Als de relatie die is ingevuld bij de factuur een andere bankrekening heeft dan wij op de factuur hebben herkend zie je hier een melding van, zo weet je dat de crediteur is herkend op basis van het KVK of BTW nummer, of dat de crediteur is gewijzigd naar een andere crediteur met een andere bankrekening. Zo kun je snel achterhalen of de bankrekening op de factuur niet klopt of dat deze gewijzigd is bij de crediteur maar nog niet bij de relatiegegevens, en kun je betaling aan de verkeerde bankrekening voorkomen. Tevens toont het systeem in het uitklapmenu alle crediteuren met een bankrekening die op de factuur is herkend, ook als we meerdere bankrekeningen herkennen. Zo kun je snel de juiste crediteur selecteren. Als er geen relatie is herkend, en je kunt de relatie ook niet kiezen, controleer dan of deze wel in je financiële pakket staat. Je kunt deze dan via de Importeer knop in het overzicht importeren. Wanneer je de mogelijkheid hebt om relaties in Spend Cloud aan te maken klik je op het plusje naast het lege veld. Een bestaande relatie kun je bewerken via het onderdeel Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties. Houd er rekening mee dat, indien je gebruik maakt van een relatie-import, gegevens mogelijk overschreven worden vanuit het importbestand. Je dient de gegevens dan (ook) bij te werken in het 

Wanneer je met de module Inkoop werkt en er orders beschikbaar zijn bij deze crediteur kun je hier de knop gebruiken om de factuur te matchen aan een order. Als de leverancier een ordernummer op de factuur vermeldt kan de Spend Cloud deze uitlezen en een matching voorstel doen of een automatische match maken. Lees meer over matchen in het volgende artikel: Orders matchen

Als er een sjabloon beschikbaar is voor deze crediteur kun je die hier selecteren. Als er een standaard sjabloon is bij de relatie wordt deze hier automatisch ingevuld en toegepast op de factuur. Lees meer over factuurverwerking met sjablonen in het volgende artikel: Sjablonen

Deze gegevens kunnen van de factuur afgelezen worden. Wanneer je standaardwaarden hebt ingericht of de factuur matcht aan een order kunnen deze gegevens overschreven worden. Denk aan een standaard btw-code of onze betalingsreferentie bij de relatie, of de btw-code die in een inkooporder is toegepast. 

Dit is een optioneel veld om een toelichting bij de factuur te vermelden.

Gebruik deze knop om een bijlage toe te voegen. Na het coderen wordt dit bestand onderaan de factuur beschikbaar en te downloaden voor iedereen die toegang heeft tot de factuur in de Spend Cloud. Wanneer je een factuur vanuit de Postbus verwerkt kunnen extra bestanden al als bijlagen worden geselecteerd. Deze zijn dan automatisch gekoppeld aan de factuur.

Vink deze opties aan om de factuur aan een andere factuur te koppelen of om een sjabloon op basis van de factuur-codering aan te maken, zodat je deze codering bij een nieuwe factuur kunt hergebruiken. Na het opslaan van de factuur wordt je naar een nieuw scherm geleid om een factuur te koppelen en/of de sjabloon aan te maken.

Hier kun je de factuur verder coderen en de kosten uitsplitsen/verantwoorden. Een factuur heeft minimaal één factuurregel. Er is geen limiet aan factuurregels, maar wanneer je facturen exporteert naar een financieel pakket kunnen er problemen ontstaan in de verbinding als facturen met een groot aantal factuurregels worden verwerkt. De limiet hierin kan per pakket verschillen.

Wanneer je met de module Contractbeheer werkt kun je hier een contract selecteren om de factuur aan het contract te koppelen. Indien dit in het contract toegestaan is en de factuur binnen de afwijkingsmarges valt, zou de factuurregel automatisch goedgekeurd kunnen worden op basis van het contract. Wil je meer weten over het goedkeuren van factuurregels op basis van een contract? Lees dan het volgende artikel: Een factuur automatisch goedkeuren op basis van een contract.

Selecteer hier de grootboekrekening, waar de kosten betrekking op hebben. De gekozen grootboekrekening is voor een groot deel bepalend voor de rest van de codering van de factuurregel.

Op basis van de grootboekrekening kunnen er standaardwaarden gekozen zijn die automatisch worden ingevuld zodra je de grootboekrekening invult. Op basis van een grootboekrekening kan een coderingsmatrix ingesteld worden waarmee je een invoerveld verplicht, verboden of optioneel in te vullen maakt. Ook kun je via de coderingsmatrix een beperkte keuzelijst opstellen, bijvoorbeeld door het koppelen van specifieke kostenplaats-nummers aan een grootboekrekening. Zo maak je het coderen makkelijker door gegevens automatisch in te vullen of een kleinere selectie te bieden tijdens het coderen, wat zorgt voor minder zoekwerk en hopelijk minder foutieve coderingen. Wil je hier meer over weten? Lees dan de volgende artikelen: Coderingsmatrix instellen en Grootboekrekening - workflow en standaardwaarden

Vul de periode in waar de kosten betrekking op hebben. Standaard vullen we hier de periode op basis van de factuurdatum in. Je kunt bij de relatie ook instellen dat de periode standaard een maand eerder of later is, bijvoorbeeld wanneer een crediteur altijd vooraf of juist een maand achteraf factureert. Daarbij heb je ook, afhankelijk van de inrichting van jouw Spend Cloud omgeving*, de mogelijkheid om aantal periodes te kiezen, wanneer je hier meer dan 1 invult zullen de kosten in je financiële pakket verdeeld worden over meerdere periodes, gerekend vanaf de maand van de gekozen periode. Een periode is in Spend Cloud altijd een kalendermaand. 

Deze set aan velden zijn met elkaar belangrijk voor het beoordelingssproces binnen de Spend Cloud. De velden hebben dan ook allemaal met elkaar te maken. Zo selecteer je eerst de kostenplaats waar de kosten betrekking op hebben. Daarna de organisatorische eenheid. Wanneer er maar één organisatorische eenheid is gekoppeld aan de kostenplaats (of een workflow is ingesteld), zal deze gelijk worden ingevuld. Wanneer er meerdere zijn gekoppeld, moet je eerst zelf een selectie maken. Je kunt alleen organisatorische eenheden kiezen die gekoppeld zijn aan de kostenplaats. Op basis van de gekozen organisatorische eenheid kan er een medewerker worden gekozen. 

Indien ingericht in jouw omgeving is het mogelijk om een afwijkende administratie in te vullen, bijvoorbeeld omdat je kosten wilt verdelen over meerdere administraties. Dit is alleen mogelijk indien ingeschakeld en jouw financiële pakket dit ondersteunt. Lees hier meer over in het volgende artikel: Boeken in afwijkende administratie

Afhankelijk van de inrichting van jouw Spend Cloud omgeving heb je de mogelijkheid om extra velden in te vullen, zoals kostendrager, of aantal(len). Deze vrije velden zijn vaak tijdens de implementatie van jullie Spend Cloud omgeving vastgesteld, of eventueel later toegevoegd. Via de coderingsmatrix van de grootboekrekening kan bepaald worden of deze velden verplicht ingevuld moeten worden en of dat er een beperkte keuzelijst is.

Nadat de volledige codering van de factuur is ingevuld klik je bovenaan het scherm om de factuurcodering op te slaan en  te verzenden. Indien de factuur niet automatisch goedgekeurd kan worden op basis van een gekoppelde order of contract zal deze naar de gekozen medewerker (of groep) ter beoordeling verstuurd worden. De factuur legt op dit moment de procuratieschema voor deze factuur vast en zal steeds aan een nieuwe medewerker worden aangeboden tot iemand met voldoende procuratie de factuur heeft beoordeeld. De factuur wordt per procuratieniveau beoordeeld. Als je bijvoorbeeld een factuur van €5.000 hebt, en een procuratieniveau van €100, €1.000 en €10.000 zal de factuur in totaal aan drie beoordelaars aangeboden worden ter goedkeuring. Hierbij wordt gekeken naar de organisatorische eenheid waar de factuur op is geboekt. Als er op de gekozen organisatorische eenheid geen beoordelaar is met voldoende procuratie, zal de factuur aangeboden worden op een hogere organisatorische eenheid in de organisatiestructuur. Wanneer de factuur wordt afgekeurd keert deze terug naar de centrale administratie. Na volledige goedkeuring kan de factuur geëxporteerd worden naar je financiële pakket.

Wil je de kosten direct in je financiële pakket inzichtelijk hebben? Dan is de functionaliteit voorregistratie wellicht iets voor jou. Lees hier meer informatie over in het volgende artikel: Voorregistratie via een webservice

Facturen die zijn gecodeerd krijgen de status ‘Te verzenden’. Deze kun je in het overzicht herkennen aan het papieren vliegtuig-icoon. Door een factuur te verzenden wordt deze doorgestuurd naar de medewerker(s) die deze dient te beoordelen. 

Deze exports genereren een overzicht van de (geselecteerde) facturen in het overzicht Coderen. Wanneer je geen selectie maakt worden alle facturen geëxporteerd.

Hiermee download je een PDF van de PDF-factuur in combinatie met de huidige codering.

Hiermee kun je de factuur definitief afkeuren, je dient hierbij wel een toelichting in te vullen waarom de factuur definitief is afgekeurd. Houd er rekening mee dat definitief afgekeurde facturen niet teruggehaald kunnen worden. Voeg de factuur opnieuw toe indien de factuur onterecht definitief is afgekeurd.

Facturen coderen is maar een klein onderdeel van het proces van bestelling tot betaling. Spend Cloud Purchase to Pay integreert het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementproces naadloos. Zo kun je facturen zelfs touchless verwerken: zonder handmatige handelingen! Ontdek Spend Cloud Purchase to Pay en verminder het aantal administratieve taken drastisch.