Een factuur coderen

Een factuur coderen

In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt coderen.
Facturen coderen

Coderen

Doordat de factuur eerst door de tekstherkenning gaat, worden een aantal gegevens herkend en automatisch ingevuld. Naast de tekstherkenning die wordt uitgevoerd, kunnen andere velden ook al voor je zijn ingevuld. Als deze geel worden weergegeven, zijn deze gevuld met behulp van de functie Autosuggest. Deze gegevens moeten worden gecontroleerd en eventueel worden gecorrigeerd.  

Aan de rechterkant van de bewerken-pagina, wordt de PDF van de factuur weergegeven. De gegevens uit deze weergave kun je met je muis selecteren en kopiëren naar een gewenst tekstvak, zodat je niet alles over hoeft te typen. 

Als je de optie ‘Mening vragen’ hebt gebruikt vanuit bijvoorbeeld de postbus of het archief, wordt het e-mailverkeer dat hieruit ontstaat weergegeven onder de kop ‘Correspondentie’. Deze knop is te vinden onder de weergave van de factuurscan. 

Aan de linkerkant van de pagina, kun je alle gegevens voor de registratie invullen. Het boekstuknummer en de administratie worden automatisch ingevuld en zijn daarom niet aanpasbaar.
  1. Crediteur 
De tekstherkenning vult de crediteur in wanneer er een IBAN nummer, Kvk-nummer of btw nummer op de factuur staat vermeld en deze gelinkt kan worden naar een crediteur in Spend Cloud. Om herkend te worden, moet deze crediteur wel geregistreerd zijn bij ‘Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties’. 
  1. Orders matchen
Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Inkoop, heb je hier de mogelijkheid om inkoopfacturen te matchen aan inkooporders. Lees hier meer over orders matchen.
  1. Koppel factuur
Door in het vakje bij ‘Koppel factuur’ een vinkje te zetten, kun je in een volgende stap (na het opslaan) relevante bestanden koppelen aan de factuur. Dit kunnen bijvoorbeeld andere facturen, contracten of aanvullende facturen zijn. 
  1. Toevoegen als sjabloon
Door in het vakje bij ‘Toevoegen als sjabloon’ te klikken, kun je van de factuur een sjabloon maken. In een sjabloon leg je een aantal standaard waarden vast betreft een specifieke factuur. Als je vervolgens dit sjabloon selecteert tijdens het coderen worden alle geregistreerde velden automatisch ingevuld. Zo kun je terugkerende facturen snel en eenvoudig coderen. 

Factuurregels

Nadat je de algemene gegevens hebt aangevuld, kun je de factuurregels aanmaken. In een factuurregel kun je vastleggen hoe de factuur moet worden geboekt, bijvoorbeeld door een grootboekrekening en kostenplaats te selecteren. 
Een factuurregel coderen
  1. Medewerker
In dit veld selecteer je de medewerker die de factuur dient te beoordelen. Indien er maar één medewerker bevoegd is of wanneer er een workflow is ingesteld, zal deze medewerker automatisch worden geselecteerd. Als er niemand is geselecteerd, kun je zelf een keuze maken. Als de optie ‘Actie’ ook is ingeschakeld, kun je de factuur ook ter codering aanbieden. In sommige omgevingen kun je hier ook een 'groep' selecteren. 

Als er iets niet goed gaat met een factuurregel kun je deze door op het kruisje, rechtsboven in de factuurregel, te klikken, verwijderen. 

Bovenaan de pagina kun je de knop ‘Factuurregel toevoegen’ vinden. Door hierop te klikken kun je de factuur opsplitsen in meerdere factuurregels. Dit doe je bijvoorbeeld als je het bedrag over meerdere grootboekrekeningen wilt verdelen. Spend Cloud zal dan automatisch het verschil tussen het totaalbedrag en het bedrag in de factuurregel weergeven bij de nieuwe regel. 

Nadat alle gegevens zijn geregistreerd, kun je de factuur opslaan. Op de pagina die volgt kun je eventueel bestanden koppelen.  Tot slot kun je de factuur vanuit het codeer-overzicht verzenden. 



Verzenden

Facturen die zijn gecodeerd krijgen de status ‘Te verzenden’. Deze kun je herkennen aan het papieren vliegtuig-icoon. Door een factuur te verzenden wordt deze doorgestuurd naar de medewerker die deze dient te beoordelen. 

Herkenning opnieuw toepassen

Wanneer je facturen hebt ontvangen van een nieuwe/onbekende crediteur, bepaalde zaken niet direct herkend worden op de PDF of in de XML-factuur heb je de mogelijkheid om de herkenning opnieuw toe te passen. Via deze knop zie je een overzicht van alle nog niet gecodeerde facturen. Als er bijvoorbeeld veel facturen van een nieuwe crediteur zijn binnen gekomen kun je eerst de crediteur aanmaken in Spend Cloud of in je financiële pakket. Bij het laatste geval wordt deze na een import in Spend Cloud toegevoegd, via dit onderdeel kun je eenvoudig de herkenning opnieuw toepassen op alle (geselecteerde) facturen. Je kunt dit ook gebruiken wanneer een crediteur niet op basis van IBAN kan worden herkend, door eerst een KvK of BTW nummer aan de crediteurgegevens toe te voegen en daarna de herkenning opnieuw uitvoeren. Wanneer je veel XML facturen van een crediteur hebt ontvangen en er bepaalde gegevens niet goed worden uitgelezen kun je de XML-factuur veldindeling aanpassen, daarna kun je ook de XML-veldindeling opnieuw toepassen via dezelfde knop in dit onderdeel.

Wanneer je facturen via dit onderdeel de herkenning opnieuw toepast wordt het proces van het toevoegen van een nieuwe factuur opnieuw uitgevoerd. Het kan een aantal seconde duren voor je de factuur weer bij coderen ziet.

Importeer relaties

Vanuit het onderdeel 'Coderen' is het ook mogelijk om een (webservice-)import voor relaties te draaien. Dit kan van pas komen indien er facturen in de codeerbak staan waarbij de relatie niet herkend is. Na het importeren van (nieuwe) relaties, is het handig om de actie 'onbekende crediteuren' uit te voeren zodat het systeem deze alsnog kan invullen bij de facturen waarbij geen relatie herkend is.

Controle boekstuknummers

Middels deze functie kun je in één oogopslag zien welke boekstuknummers er (per administratie) missen. Missende boekstuknummers kunnen ontstaan doordat er facturen zijn verwijderd vanuit het onderdeel Coderen omdat deze bijvoorbeeld dubbel zijn ingeboekt. 

Controleverslag

Het controleverslag genereert een overzicht van alle facturen in de codeerbak met status 'te verzenden'.  Dit verslag kun je gebruiken om te controleren of alle te verzenden facturen ook daadwerkelijk doorgezet mogen worden. Indien dit het geval is, kun je al deze facturen in één keer selecteren door het vinkje te zetten bij 'Status'.


Csv- / Excel-export

Deze exports genereren een overzicht van de (geselecteerde) facturen in het overzicht Coderen.

PDF genereren

Deze export genereert een PDF van de (geselecteerde) facturen in het onderdeel Coderen.

Meer acties



PDF en codering tonen

Hiermee wordt een PDF gegenereerd van de huidige codering van de factuur en de bijbehorende PDF-factuur.

Definitief afkeuren

Hiermee kun je de factuur definitief afkeuren zonder deze te hoeven openen.

Verwijderen

Hiermee kun je de factuur verwijderen. Let op: dit kan ervoor zorgen dat er boekstuknummers komen te missen in de boekstuknummerreeks. De missende boekstuknummers worden weergegeven in het onderdeel 'Controle boekstuknummers'.

PDF/XML herkenning opnieuw toepassen

Indien de relatie / bepaalde codeervelden niet herkend zijn, kun je hiermee de herkenning nogmaals uitvoeren per factuur. Dit kun je gebruiken wanneer je bijvoorbeeld gegevens van een relatie hebt toegevoegd ter bevordering van de herkenning of eem XML-factuur veldindeling hebt toegevoegd of bijgewerkt. Via de knop herkenning opnieuw toepassen bovenaan het overzicht van coderen kun je dit voor meerdere facturen tegelijk toepassen.

Spend Cloud Purchase to Pay: van bestelling tot betaling

Facturen coderen is maar een klein onderdeel van het proces van bestelling tot betaling. Spend Cloud Purchase to Pay integreert het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementproces naadloos. Zo kun je facturen zelfs touchless verwerken: zonder handmatige handelingen! Ontdek Spend Cloud Purchase to Pay en verminder het aantal administratieve taken drastisch. 

    • Related Articles

    • Facturen beoordelen en coderen

      Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...

    • Autosuggest: facturen coderen met automatische suggesties

      In plaats van diverse velden handmatig te moeten invullen, kun je handelingen besparen met de Autosuggest voor het coderen van facturen. Deze geavanceerde techniek maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om repetitieve taken te verminderen. ...

    • Facturen beoordelen en coderen door een groep medewerkers

      Standaard kunnen organisaties een factuurregel naar een individuele medewerker ter beoordeling verzenden en optioneel ter codering naar een individuele medewerker. Er bestaat ook de mogelijkheid om de factuurregel ter beoordeling of ter codering naar ...

    • Wat kun je doen als een factuur niet opent in een nieuw scherm?

      Binnen de module Factuurverwerking kun je voor verschillende menu-onderdelen instellen om de PDF van een factuur in een apart scherm te openen zodra je een factuur opent. In dit artikel leggen we je uit wat je kunt controleren als dit niet gebeurd. ...

    • Facturen afkeuren of terughalen als crediteurenadministratie

      Mogelijkerwijs doet zich een situatie voor waarbij een factuur ter beoordeling naar een verkeerde medewerker is verzonden en je deze aan een andere medewerker wilt aanbieden. In dit artikel leggen we uit hoe je de factuur kunt 'terug halen' en deze ...