In de Spend Cloud kunnen
cliëntmutaties aangemaakt worden, die
vervolgens in je financieel pakket tot een verkoopfactuurregel kunnen leiden. Hieronder vind je uitleg over aanvullingen binnen de module Kas & Pas ten aanzien van de inrichting in de kostensoorten en de boekingsgang wanneer je een verkoopfactuurregel
in je financieel pakket wil genereren. Tot slot vind je informatie over hoe je mutaties met betrekking tot inkomende facturen ten laste van cliënten kan verwerken in de Spend Cloud. Grootboekrekeningen, kostensoorten & producten
Kostensoorten kunnen in de Spend Cloud gebruikt worden om grootboekrekeningen uit te splitsen en van een eenvoudigere naam te voorzien. Daarnaast kan er eventueel een aanvullende toelichting ingevoerd worden die getoond wordt op het moment dat de kostensoort geselecteerd wordt bij het maken van een boeking. Hiermee kan het boeken op de juiste grootboekrekening vereenvoudigd worden voor de kasmedewerkers. We kunnen bij een kostensoort ook instellen of het boeken op een cliënt toegestaan en eventueel verplicht is. Bij het boeken op een cliënt-gerelateerde-kostensoort dient er vaak op een product geboekt te worden, zodat er een verkoopfactuurregel aangemaakt kan worden in het financiële pakket op dat productsoort.
Beschrijving boekingsgang
Voor deze beschrijving wordt er een voorbeeld gebruikt dat begint met een betaling van €100,- voor kleding ten behoeve van een cliënt. Dit wordt geboekt op een kostensoort waarbij een cliënt of cliëntgroep is geselecteerd.
Na goedkeuring wordt de periode van het boek geëxporteerd. Hierbij wordt de boeking als volgt aangeboden aan het financiële pakket. De boekingen in het boek zullen geëxporteerd worden als 1 boeking.
Grootboek | Omschrijving | Debet | Credit |
1200 – Tussenrekening cliëntgelden | Kleding | 100 |
|
1500 – Tegenrekening boek | Boek | 0 | 100 |
Daarnaast zal er in het financieel pakket een verkoopfactuurregel aangemaakt moeten worden voor de facturatie richting de cliënt/debiteur. Hiervoor zal de onderstaande boeking gemaakt moeten worden.
Grootboek | Omschrijving | Debet | Credit |
1200 – Tussenrekening cliëntgelden | Kleding |
| 100 |
123456 – Debiteur X | Kleding | 100 |
|
Dit moet bereikt worden door een verkoopfactuurregel op het product “Kleding”. Op het moment dat een boekingsperiode geëxporteerd wordt naar het financiële pakket komt de boeking in het financiële pakket terecht.
Mutaties van het financiële pakket naar de Spend Cloud (optioneel)
Om alle cliëntkosten die niet vanuit de Spend Cloud zijn gegenereerd in te lezen in de Spend Cloud dienen er mutaties ingelezen te worden vanuit het financiële pakket om de uitnutting kloppend te maken. Dit zijn alle cliëntboekingen in het financiële pakket die niet aangemaakt zijn door de Spend Cloud.
Het gaat hierbij om de volgende velden:
Nr. | Veld/kolomnaam | Opmerking (en) |
1 | Periode * |
|
2 | Boekingsdatum | Kunnen we eventueel afleiden uit de aanmaakdatum |
3 | Productnaam | Kunnen we eventueel een standaardwaarde voor zetten |
4 | Kostenplaatsnummer | Kunnen we eventueel een standaardwaarde voor zetten |
5 | Bedrag * |
|
6 | BTW % | Kunnen we eventueel een standaardwaarde voor zetten |
7 | Btw bedrag | Kan eventueel berekend worden |
8 | Cliëntnummer * |
|
9 | Omschrijving | Kunnen we eventueel een standaardwaarde voor zetten |
10 | Aanmaakdatum |
|
* Verplicht
Kosten met betrekking tot inkomende facturen ten laste van cliënten kunnen het beste via mutaties worden ingelezen. Overleg met een ProActive | Visma consultant welke optie het beste bij jouw organistie past.