Coderingsmatrix instellen
Met een coderingsmatrix kun je per grootboekrekening bepalen welke keuzemogelijkheden er beschikbaar zijn bij een bepaald veld. Bij het toevoegen van een nieuwe grootboekrekening kun je een coderingsmatrix instellen. Je kunt ook achteraf een coderingsmatrix voor een grootboekrekening instellen. Dit doe je door te navigeren naar Applicatiebeheer / Algemeen / Grootboek en daar in het grootboekrekeningen-overzicht achterin een regel op de drie puntjes te klikken en te kiezen voor ‘Stel coderingsmatrix in’.
Instellingen per administratie
Je kunt per administratie instellen voor welke velden er beperkte keuzemogelijkheden moeten worden ingesteld. Als je voor ‘Niet toestaan’ kiest, zal dit veld grijs worden weergegeven en zullen er geen keuzemogelijkheden beschikbaar zijn. Met de optie ‘Toestaan (alle opties), kan dit veld optioneel worden ingevuld en heeft de gebruiker de keuze uit alle beschikbare opties. De optie ‘Toestaan (beperkte opties)’, doet hetzelfde alleen heeft de gebruiker een beperkte keuzemogelijkheid. Deze keuzemogelijkheid, kun je op de volgende pagina instellen (Opslaan en doorgaan). Bij ‘Verplicht’ (alle opties of beperkte opties), moet het veld verplicht worden ingevuld door de gebruiker. Je kunt kiezen of de gebruiker kan kiezen uit alle opties of een beperkte set, die is in te stellen na het klikken op ‘Opslaan en doorgaan’.
Koppelen van de opties
Als je hebt gekozen voor ‘beperkte opties’, dan kun je op de volgende pagina kiezen welke keuzemogelijkheden in de lijst voor de gebruiker voor moeten komen, bijvoorbeeld welke kostenplaatsen en/of projecten de gebruiker uit kan kiezen.
Je kunt ook later de ingestelde opties bewerken door bij het grootboek op de drie puntjes te klikken en daar voor 'Koppel verbijzondering' te kiezen.
Als ‘alle opties’ zijn toegestaan, kun je na het ‘Opslaan en doorgaan’ nog wel een standaardwaarde instellen voor het veld.
Kopiëren naar andere grootboekrekeningen
Als de zojuist ingestelde coderingsmatrix ook geldt voor andere grootboekrekeningen, dan kun je deze gemakkelijk overnemen. Dit doe je door in het grootboekrekening-overzicht achteraan de regel te klikken op de drie puntjes en te kiezen voor de optie ‘Kopiëren’. Vervolgens kun je aangeven welke koppelingen voor welke velden je wilt overnemen.
De coderingsmatrix kan in sommige gevallen (afhankelijk van financieel pakket) via de webservice worden ingelezen. In alle andere gevallen is er ook een mogelijkheid deze middels CSV te importeren. Klik hier meer informatie daarover.
Ontdek alle mogelijkheden van Spend Analytics in dit artikel en de themawebinar. Zo blijf je jouw Spend Cloud-omgeving verbeteren.
Related Articles
Grootboekrekeningen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel ‘Grootboek’ zie je een overzicht van alle grootboekrekeningen. Je kunt hier ook nieuwe grootboekrekeningen toevoegen en gegevens aanpassen. Grootboekrekeningen toevoegen Bovenaan het grootboekrekeningen-overzicht, staat de knop ...Coderingsmatrix importeren
Coderingsmatrix via CSV importeren Voor het inlezen van verbijzonderingen met administratie "Uit bestand" moet het volgende in het bestand vermeld staan: Het bestand voor kostenplaats verbijzonderingen: Administratienummer ; Grootboekrekeningnummer; ...Het optimalisatie-menu
Indien het algemene optimalisatie-menuonderdeel is ingeschakeld in de configuratie van jouw Spend Cloud, kan je dit menu terugvinden via Applicatiebeheer / Algemeen / Optimalisatie. Het optimalisatie-menu geeft je advies over welke kostenplaats je ...Een administratie aanmaken en beheren
In het menu-onderdeel ‘Administraties’, kun je een nieuwe administratie toevoegen of een administratie verwijderen en de gegevens van bestaande administraties weergeven of bewerken. Toevoegen van een administratie Je kunt een nieuwe administratie ...Een medewerker toevoegen
In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...