Met een coderingsmatrix kun je per grootboekrekening bepalen welke keuzemogelijkheden er beschikbaar zijn bij een bepaald veld. Bij het toevoegen van een nieuwe grootboekrekening kun je een coderingsmatrix instellen. Je kunt ook achteraf een coderingsmatrix voor een grootboekrekening instellen. Dit doe je door te navigeren naar Applicatiebeheer / Algemeen / Grootboek en daar in het grootboekrekeningen-overzicht achterin een regel op de drie puntjes te klikken en te kiezen voor ‘Stel coderingsmatrix in’.
Instellingen per administratie
Je kunt per administratie instellen voor welke velden er beperkte keuzemogelijkheden moeten worden ingesteld. Als je voor ‘Niet toestaan’ kiest, zal dit veld grijs worden weergegeven en zullen er geen keuzemogelijkheden beschikbaar zijn. Met de optie ‘Toestaan (alle opties), kan dit veld optioneel worden ingevuld en heeft de gebruiker de keuze uit alle beschikbare opties. De optie ‘Toestaan (beperkte opties)’, doet hetzelfde alleen heeft de gebruiker een beperkte keuzemogelijkheid. Deze keuzemogelijkheid, kun je op de volgende pagina instellen (Opslaan en doorgaan). Bij ‘Verplicht’ (alle opties of beperkte opties), moet het veld verplicht worden ingevuld door de gebruiker. Je kunt kiezen of de gebruiker kan kiezen uit alle opties of een beperkte set, die is in te stellen na het klikken op ‘Opslaan en doorgaan’.
Koppelen van de opties
Als je hebt gekozen voor ‘beperkte opties’, dan kun je op de volgende pagina kiezen welke keuzemogelijkheden in de lijst voor de gebruiker voor moeten komen, bijvoorbeeld welke kostenplaatsen en/of projecten de gebruiker uit kan kiezen.
Je kunt ook later de ingestelde opties bewerken door bij het grootboek op de drie puntjes te klikken en daar voor 'Koppel verbijzondering' te kiezen.
Als ‘alle opties’ zijn toegestaan, kun je na het ‘Opslaan en doorgaan’ nog wel een standaardwaarde instellen voor het veld.
Kopiëren naar andere grootboekrekeningen
Als de zojuist ingestelde coderingsmatrix ook geldt voor andere grootboekrekeningen, dan kun je deze gemakkelijk overnemen. Dit doe je door in het grootboekrekening-overzicht achteraan de regel te klikken op de drie puntjes en te kiezen voor de optie ‘Kopiëren’. Vervolgens kun je aangeven welke koppelingen voor welke velden je wilt overnemen.
De coderingsmatrix kan in sommige gevallen (afhankelijk van financieel pakket) via de webservice worden ingelezen. In alle andere gevallen is er ook een mogelijkheid deze middels CSV te importeren. Klik
hier meer informatie daarover.