Data opschonen binnen Factuurverwerking

Data opschonen binnen Factuurverwerking

Bekijk deze webinar voor meer informatie over housekeeping en het verwijderen van data.

Binnen de Spend Cloud verwerken we veel data. In principe verwijderen we geen data, mits daarom wordt gevraagd. Het is als gebruiker mogelijk om zelf e-mails te verwijderen middels de housekeeping-functionaliteit binnen de Spend Cloud. Dat is vooralsnog de enige plek waar data opgeschoond kan worden door de klant zelf.

We hebben van klanten meerdere keren de vraag gekregen of we ook andere data kunnen opschonen die bijvoorbeeld langer dan 7 jaar in de Spend Cloud wordt bewaard. Dit is namelijk de bewaartermijn die veelal wordt gehanteerd voor bijvoorbeeld facturen. We hebben daar onderzoek naar gedaan en daarom is het voor factuurverwerking vanaf nu mogelijk om een opschoning aan te vragen. 

Op het moment dat je bovenstaand formulier hebt ingevuld, wordt er een support call aangemaakt. Deze support call zal niet de hoogste urgentie krijgen, maar wordt uiteraard wel opgepakt. Je krijgt een bericht op het moment dat het opschonen van de data is uitgevoerd. Het verwijderen van deze data heeft voordelen in het kader van duurzaamheid. We zullen minder opslag nodig hebben en daardoor minder servercapaciteit bij Google.

In de toekomst zullen we deze functionaliteit ook uitbreiden voor de overige modules. 

    • Related Articles

    • Data verwijderen uit de Spend Cloud

      Dat je data en daarbij persoonsgegevens niet oneindig mag bewaren, is inmiddels bij iedereen bekend. Nadat het legitieme doel is behaald van de data, moet deze worden verwijderd. Dit is terug te lezen in artikel 5.1. van de GDPR. Hoe Spend Cloud je ...

    • Gegevensbewaring

      Vanwege de AVG mogen we de verzamelde gegevens niet langer bewaren dan nodig. Om te kunnen voldoen aan deze regelgeving kun je nu de bewaartermijnen voor specifieke gegevens uit de Spend Cloud definiëren. In dit artikel leggen we stap voor stap uit ...

    • Bevoegdheden en rollen binnen de Spend Cloud

      Tijdens het implementatieproces van de Spend Cloud is er een organisatiestructuur vastgesteld. Deze kun je vinden bij Applicatiebeheer > Organisatie > Structuur. De structuur is het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en is daarmee een ...

    • Codeermogelijkheden beheren per medewerker

      In het optionele menu Applicatiebeheer / Algemeen / Codeermogelijkheden vind je een overzicht van medewerkers die de rechten hebben om inkooporders te coderen en/of in de module Factuurverwerking de rechten om extern te coderen. In dit menu kan je ...

    • Administratief een periode afsluiten

      In de Spend Cloud kun je administratief een periode afsluiten. Dit kan je doen als een periode in het financieel pakket is afgesloten. Als je de periode dan ook administratief afsluit in de Spend Cloud, worden alle exports automatisch naar de eerst ...