Vanwege de AVG mogen we de verzamelde gegevens niet langer bewaren dan nodig. Om te kunnen voldoen aan deze regelgeving kun je nu de bewaartermijnen voor specifieke gegevens uit de Spend Cloud definiëren. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je de functionaliteit 'Gegevensbewaring' kunt configureren en gebruiken.
Op dit moment kan je deze functionaliteit gebruiken om e-mails in de Postbus, na het verlopen door een door jullie ingesteld bewaringstermijn, te laten verwijderen. Wil je ook oude facturen en/of orders laten verwijderen, kijk dan
hier.
Rechten instellen
Er zijn drie opties voor Gegevensbewaring binnen de rechten in Spend Cloud. Een beheerder kan deze rechten aan een rechtenset toewijzen door naar Applicatiebeheer / Organisatie/ Rechten te navigeren.
- Weergeven
Wanneer ‘Weergeven’ is toegewezen, heeft de gebruiker toegang tot het overzicht en kan hij alle gegevens bekijken.
- Bewerken
Wanneer ‘Bewerken’ is toegewezen, kan de gebruiker de bewaartermijnen aanpassen.
- Beoordelen
Zodra een regel is bewerkt, moet deze door een andere gebruiker worden beoordeeld. Gebruikers met het ‘Beoordelen-recht’ hebben de mogelijkheid om de regels te beoordelen en hiermee de ingestelde bewaartermijn te activeren of te beëindigen.
Zodra de bewaardatum is verstreken en de gegevens zijn verwijderd, kunnen deze gegevens niet worden hersteld. Wees daarom voorzichtig bij het verstrekken van bewerkings- en beoordeel rechten.
Weergeven van bewaartermijnen
Je kunt het overzicht van gegevensbewaring openen door te navigeren naar: Applicatiebeheer / Algemeen / Gegevensbewaring.
Wanneer je dit overzicht opent, zie je onmiddellijk alle bewaartermijnen. De details zijn verdeeld over modules en subitems. Dit geeft een gestructureerd overzicht van alle bewaartermijnen. Voor nu is alleen het onderdeel ‘E-mails’ binnen Factuurverwerking beschikbaar. De ingestelde bewaartermijn bij dit item geldt voor alle Postbus-e-mails die binnen de module Factuurverwerking worden verstuurd. Als de bewaartermijn is verstreken, worden deze e-mails uit de Spend Cloud verwijderd. Na verloop van tijd zullen hier voor meerdere modules en subitems bewaartermijnen beschikbaar zijn.
Activering
Standaard zijn alle regels gedeactiveerd, dus we zullen nooit gegevens verwijderen zonder beoordeling. Om een bewaartermijn te activeren, hebben we een workflow geïmplementeerd. Nadat een gebruiker de gegevens heeft aangepast, zal een andere gebruiker (met de juiste rechten) vervolgens deze wijzigingen moeten beoordelen. Zo zorgen we ervoor dat gegevens niet ‘per ongeluk’ worden verwijderd.
Je kunt een regel voor gegevensbewaring activeren door naar de bewerkingspagina te gaan. Deze pagina is toegankelijk door te klikken op de knop 'Bewerken' in de linkerbovenhoek van het overzicht.
Instellen van het termijn
Om een bewaarperiode te activeren, moet je op de bewerken pagina eerst de periode activeren. Dit doe je door op ‘Ja’ te klikken in het veld ‘Ingeschakeld’. Alleen wanneer ‘Ja’ is geselecteerd, wordt de keuzelijst bij ‘Bewaartermijn’ actief.
Door gebruik te maken van de dropdown velden kan je de bewaartermijn specificeren. Als je bijvoorbeeld ‘2 jaar’ selecteert, verwijdert de Spend Cloud alle e-mails ouder dan twee jaar. Wanneer je op de knop 'Opslaan' klikt, worden de details naar de relevante beoordelaars gestuurd. Deze dienen de wijzigingen vervolgens te controleren en goed- of af te keuren.
Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een bewaringstermijn van 7 jaar
De volgende gegevens kunnen niet worden aangepast op de bewerken pagina:
- Status
Deze waarde geeft de status van een regel aan. Standaard is de status ‘Inactief’. Wanneer de bewaartermijn wordt bijgewerkt, verandert de status in ‘Te beoordelen’. Als de bewaartermijn is goedgekeurd, verandert de status in ‘Actief’.
- Aangemaakt
Dit veld toont de datum, tijd en gebruiker die in eerste instantie de bewaartermijn heeft ingesteld.
- Gewijzigd
Dit veld toont de datum, tijd en gebruiker die de regel voor gegevensbewaring heeft bewerkt of beoordeeld (alle wijzigingen na de eerste update).
Om de bewaartermijn bij te werken, moet er een andere beoordelaar zijn dan de gebruiker die de regel heeft bijgewerkt. Als er geen beoordelaar beschikbaar is kan de regel niet worden bewerkt. De regels kunnen niet worden bijgewerkt als ze in afwachting zijn van beoordeling (status = ‘Te beoordelen’). Dit geldt ook voor de overige regels binnen de module. Wanneer je een geactiveerde regel wilt deactiveren, moet de optie ‘Nee’ worden geselecteerd in het veld ‘Ingeschakeld’. Wanneer je de regel vervolgens opslaat moet de wijziging alsnog worden beoordeeld en na goedkeuring zal Spend Cloud stoppen met het verwijderen van de gegevens.
Beoordelen
Het beoordelingsoverzicht is toegankelijk door te klikken op de knop ‘Beoordelen’ in de linkerbovenhoek van de weergave-pagina. Deze knop is alleen actief als de gebruiker beoordelings-rechten heeft en wanneer er daadwerkelijk gegevens ter beoordeling staan.
In het beoordeel-overzicht zijn twee opties beschikbaar:
De beoordelaar is verantwoordelijk voor het controleren van de informatie binnen de regels voor gegevensbewaring. Nadat de controle is uitgevoerd, kan de beoordelaar in de gele markering aangeven of de regel kan worden goedgekeurd, moet worden afgekeurd of in de wacht wordt gezet. Als 'Afkeuren' of 'In de wacht' wordt geselecteerd, moet er verplicht een uitleg worden gegeven waarom de bewuste keuze is gemaakt.
Wanneer de regel wordt afgekeurd, zal Spend Cloud de gegevens uit de regel niet verwijderen. De regel krijgt nu de status ‘Inactief’ en kan nu eventueel worden bewerkt naar een andere bewaartermijn.
Als je geen fouten hebt gevonden in de regel, selecteer je 'Goedkeuren'. De status van de regel verandert nu naar ‘Actief’. Spend Cloud zal nu na het verstrijken van de bewaartermijn de gegevens gaan verwijderen.
Onderaan de regel is de workflow geschiedenis zichtbaar. Dit overzicht toont informatie over de wijzigingen in de regel zoals:
Het mutatieoverzicht is toegankelijk door op de knop 'mutatieoverzicht' in de linkerbovenhoek van de weergave-pagina te klikken.
Dit overzicht biedt alle historische wijzigingen binnen ‘Gegevensbewaring’ (update- en beoordelingswaarden). Dit overzicht laat zien wanneer de wijzigingen zijn opgetreden en wat de wijzigingen waren.