Gegevensbewaring

Vanwege de AVG mogen we de verzamelde gegevens niet langer bewaren dan nodig. Om te kunnen voldoen aan deze regelgeving kun je nu de bewaartermijnen voor specifieke gegevens uit de Spend Cloud definiëren. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je de functionaliteit 'Gegevensbewaring' kunt configureren en gebruiken. 

Rechten instellen 

Er zijn drie opties voor Gegevensbewaring binnen de rechten in Spend Cloud. Een beheerder kan deze rechten aan een rechtenset toewijzen door naar Applicatiebeheer / Organisatie/ Rechten te navigeren.

 

1. Weergeven
   

Wanneer ‘Weergeven’ is toegewezen, heeft de gebruiker toegang tot het overzicht en kan hij alle gegevens bekijken.

1. Bewerken
   

Wanneer ‘Bewerken’ is toegewezen, kan de gebruiker de bewaartermijnen aanpassen.

1. Beoordelen 
   

Zodra een regel is bewerkt, moet deze door een andere gebruiker worden beoordeeld. Gebruikers met het ‘Beoordelen-recht’ hebben de mogelijkheid om de regels te beoordelen en hiermee de ingestelde bewaartermijn te activeren of te beëindigen.

Zodra de bewaardatum is verstreken en de gegevens zijn verwijderd, kunnen deze gegevens niet worden hersteld.  Wees daarom voorzichtig bij het verstrekken van bewerkings- en beoordeel rechten.

Weergeven van bewaartermijnen 

Je kunt het overzicht van gegevensbewaring openen door te navigeren naar: Applicatiebeheer / Algemeen / Gegevensbewaring.

Wanneer je dit overzicht opent, zie je onmiddellijk alle bewaartermijnen.  De details zijn verdeeld over modules en subitems. Dit geeft een gestructureerd overzicht van alle bewaartermijnen. Voor nu is alleen het onderdeel ‘E-mails’ binnen Factuurverwerking beschikbaar. De ingestelde bewaartermijn bij dit item geldt voor alle e-mails die binnen de module Factuurverwerking worden verstuurd. Als de bewaartermijn is verstreken, worden deze e-mails uit de Spend Cloud verwijderd. Na verloop van tijd zullen hier voor meerdere modules en subitems bewaartermijnen beschikbaar zijn.

Activering

Standaard zijn alle regels gedeactiveerd, dus we zullen nooit gegevens verwijderen zonder beoordeling. Om een bewaartermijn te activeren, hebben we een workflow geïmplementeerd. Nadat een gebruiker de gegevens heeft aangepast, zal een andere gebruiker (met de juiste rechten) vervolgens deze wijzigingen moeten beoordelen. Zo zorgen we ervoor dat gegevens niet ‘per ongeluk’ worden verwijderd.

Je kunt een regel voor gegevensbewaring activeren door naar de bewerkingspagina te gaan. Deze pagina is toegankelijk door te klikken op de knop 'Bewerken' in de linkerbovenhoek van het overzicht.

Instellen van de termijn 

Om een bewaarperiode te activeren, moet je op de bewerken pagina eerst de periode activeren. Dit doe je door op ‘Ja’ te klikken in het veld ‘Ingeschakeld’. Alleen wanneer ‘Ja’ is geselecteerd, wordt de keuzelijst bij ‘Bewaartermijn’ actief. 

Door gebruik te maken van de dropdown velden kan je de bewaartermijn specificeren. Als je bijvoorbeeld ‘2 jaar’ selecteert, verwijdert de Spend Cloud alle e-mails ouder dan twee jaar. Wanneer je op de knop 'Opslaan' klikt, worden de details naar de relevante beoordelaars gestuurd. Deze dienen de wijzigingen vervolgens te controleren en goed- of af te keuren.

 

 De volgende gegevens kunnen niet worden aangepast op de bewerken pagina: 

1. Status
   

Deze waarde geeft de status van een regel aan. Standaard is de status ‘Inactief’. Wanneer de bewaartermijn wordt bijgewerkt, verandert de status in ‘Te beoordelen’. Als de bewaartermijn is goedgekeurd, verandert de status in  ‘Actief’. 

1. Aangemaakt
   

Dit veld toont de datum, tijd en gebruiker die in eerste instantie de bewaartermijn heeft ingesteld.

1. Gewijzigd
   

Dit veld toont de datum, tijd en gebruiker die de regel voor gegevensbewaring heeft bewerkt of beoordeeld (alle wijzigingen na de eerste update). 

Om de bewaartermijn bij te werken, moet er een andere beoordelaar zijn dan de gebruiker die de regel heeft bijgewerkt. Als er geen beoordelaar beschikbaar is kan de regel niet worden bewerkt. De regels kunnen niet worden bijgewerkt als ze in afwachting zijn van beoordeling (status = ‘Te beoordelen’). Dit geldt ook voor de overige regels binnen de module. Wanneer je een geactiveerde regel wilt deactiveren, moet de optie ‘Nee’ worden geselecteerd in het veld ‘Ingeschakeld’. Wanneer je de regel vervolgens opslaat moet de wijziging alsnog worden beoordeeld en na goedkeuring zal Spend Cloud stoppen met het verwijderen van de gegevens.  

Beoordelen

Het beoordelingsoverzicht is toegankelijk door te klikken op de knop ‘Beoordelen’ in de linkerbovenhoek van de weergave-pagina. Deze knop is alleen actief als de gebruiker beoordelings-rechten heeft en wanneer er daadwerkelijk gegevens ter beoordeling staan.

In het beoordeel-overzicht zijn twee opties beschikbaar: 

• Klik op het ‘weergeven’ icoon. Hiermee navigeer je naar de inzage-pagina
• Klik op het ‘beoordelen’ icoon. Hiermee navigeer je naar de beoordelen-pagina.

 

 

De beoordelaar is verantwoordelijk voor het controleren van de informatie binnen de regels voor gegevensbewaring. Nadat de controle is uitgevoerd, kan de beoordelaar in de gele markering aangeven of de regel kan worden goedgekeurd, moet worden afgekeurd of in de wacht wordt gezet. Als 'Afkeuren' of 'In de wacht' wordt geselecteerd, moet er verplicht een uitleg worden gegeven waarom de bewuste keuze is gemaakt. 

 

Wanneer de regel wordt afgekeurd, zal Spend Cloud de gegevens uit de regel niet verwijderen. De regel krijgt nu de status ‘Inactief’ en kan nu eventueel worden bewerkt naar een andere bewaartermijn. 

1. Als je de gegevens eerst wilt verifiëren met het management of het bestuur, dan kun je de regel ‘In de wacht’ zetten. De status verandert naar in ‘In de wacht’. Spend Cloud zal nu nog geen gegevens verwijderen, ook al is de opgegeven datum gepasseerd. Pas wanneer de regel is goedgekeurd zullen er gegevens worden verwijderd.  

Als je geen fouten hebt gevonden in de regel, selecteer je 'Goedkeuren'. De status van de regel verandert nu naar ‘Actief’. Spend Cloud zal nu na het verstrijken van de bewaartermijn de gegevens gaan verwijderen. 

Na het verstrijken van de ingestelde bewaartermijn zal Spend Cloud alleen gegevens verwijderen bij de volgende voorwaarden: 

1. Geactiveerd staat op ‘Ja’
   
2. De bewaartermijn is goedgekeurd 
   
3. De status van de regel staat op ‘Actief’
   

De gebruiker die de de bewaartermijn heeft ingesteld, kan de regel niet beoordelen (de beoordelings-knop is inactief). De beoordeling dient altijd te worden gedaan door een andere gebruiker dan degene die de regel heeft aangemaakt.   

Workflow geschiedenis 

Onderaan de regel is de workflow geschiedenis zichtbaar. Dit overzicht toont informatie over de wijzigingen in de regel zoals: 

1. Statuswijzigingen
   
2. Goedkeuring
   
3. Afwijzing
   
4. In de wacht
   
5. Dit omvat details over de status, aangeboden aan, verzonden door, datum & opmerking.

Mutatieoverzicht

Het mutatieoverzicht is toegankelijk door op de knop 'mutatieoverzicht' in de linkerbovenhoek van de weergave-pagina te klikken.

Dit overzicht biedt alle historische wijzigingen binnen ‘Gegevensbewaring’ (update- en beoordelingswaarden). Dit overzicht laat zien wanneer de wijzigingen zijn opgetreden en wat de wijzigingen waren.

 

• Related Articles

• Data opschonen binnen Factuurverwerking

  Bekijk deze webinar voor meer informatie over housekeeping en het verwijderen van data. Binnen de Spend Cloud verwerken we veel data. In principe verwijderen we geen data, mits daarom wordt gevraagd. Het is als gebruiker mogelijk om zelf e-mails te ...

• Een btw-percentage toevoegen

  In het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Algemeen / Btw kun je de verschillende btw-tarieven onderhouden. In het overzicht staan welke tarieven al zijn toegevoegd. Bovenaan het overzicht kun je een nieuw percentage aanmaken door op de knop ...

• Rollen

  Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...

• Kostenplaatsen toevoegen en beheren

  In het menu-onderdeel Kostenplaatsen staan alle kostenplaatsen die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostenplaats toevoegen of een lijst met kostenplaatsen importeren. Via het overzicht kun je ook een workflow instellen en ...

• Relaties beheren

  Binnen de Spend Cloud worden relaties gebruikt voor het boeken van facturen, verplichtingen & contracten en bij het koppelen van leveranciers. Via Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties kun je alle relaties inzien en beheren. Er zijn verschillende ...