Dat je data en daarbij persoonsgegevens niet oneindig mag bewaren, is inmiddels bij iedereen bekend. Nadat het legitieme doel is behaald van de data, moet deze worden verwijderd. Dit is terug te lezen in artikel 5.1. van de GDPR. Hoe Spend Cloud je hierbij kan helpen, lees je in dit artikel. 

In artikel 6 van deze regeling staat dat er grofweg vier legale doelen zijn voor het bewaren van data. 

Wanneer mag je data bewaren?

• Wanneer de gebruiker toestemming heeft gegeven. Denk bijvoorbeeld aan het accepteren van cookies in de browser. 
  
• Wanneer de globale of lokale wet- en regelgeving toestemming geeft. Hierbij moet je denken aan bijvoorbeeld de bewaarplicht van (meestal) 7 jaar voor financiële gegevens. 
• Als er een contractuele verplichting is met een bedrijf. Zo hebben wij in onze overeenkomst staan dat zolang het contract actief is, wij de gegevens van contactpersonen mogen opslaan in ons CRM-systeem.  
• Als je gerechtvaardigd belang hebt. Dit is de verwerking van persoonsgegevens met een bepaald belang. Bijvoorbeeld het voorkomen van fraude of het goed beveiligen en beschermen van computersystemen. 
  

Wet- en regelgeving zorgt ervoor dat alle organisaties bepaalde verplichtingen hebben bij het verwerken van data. Belangrijk hierbij is dat de Spend Cloud altijd zorgvuldig met data omgaat, maar dat klanten zelf verantwoordelijk zijn voor het vastleggen en bepalen van de juridische basis. Je bepaalt zelf wanneer wij data verwijderen. Daar kunnen wij geen aannames over doen, alleen faciliteren. 

Ik wil data laten verwijderen voor mij Spend Cloud-omgeving 

• De Gegevensbewaring functionaliteit in de Spend Cloud. Dit is een automatische opschoonactie voor e-mails in de Spend Cloud.
  
• De overige opschoon-acties kunnen worden aangevraagd via dit formulier. Op het moment dat je dit formulier hebt ingevuld, wordt er een support call aangemaakt. Deze support call zal niet de hoogste urgentie krijgen, maar wordt uiteraard wel opgepakt. Je krijgt een bericht op het moment dat het opschonen van de data is uitgevoerd. Het verwijderen van deze data heeft voordelen in het kader van duurzaamheid. We zullen minder opslag nodig hebben en daardoor minder servercapaciteit bij Google.

Wij raden aan om bovenstaande opschoonacties zo snel mogelijk uit te voeren wanneer je ziet dat er facturen, orders of e-mails in jullie Spend Cloud archief staan die ouder zijn dan wettelijk is toegestaan.   

Tip: Niet alleen is het belangrijk om de wet- en regelgeving rondom databeheer in de gaten te houden. Het is ook belangrijk om te kijken of je hier duurzame stappen in kunt zetten. We gaan tijdens een themawebinar dieper in op hoe het opschonen van data een positief duurzaam effect kan hebben op de planeet. Bekijk hier de themawebinar.