Declaraties controleren

Nadat een declaratie is volledig is goedgekeurd middels het procuratieschema, bestaat er de mogelijkheid om deze nog een laatste keer te controleren, alvorens deze in het onderdeel exporteren terechtkomt. Dit onderdeel is optioneel en kan dus ook worden overgeslagen. 

Indien het gewenst is dat de functionaliteit wordt in- of uitgeschakeld kan contact op worden genomen met onze Support-afdeling (alleen voor applicatiebeheerders). 

Overzicht

In het onderdeel controleren kunnen medewerkers declaraties controleren en bewerken. Indien het onderdeel is ingeschakeld kan in de rechtensets van de medewerkers die toegang moeten hebben tot het onderdeel een vinkje worden gezet bij Declareren / Controleren. 

Overzicht menu Controleren

Vanuit het overzicht bestaat de mogelijkheid om een declaratie direct te bewerken, door op het potloodje te klikken. Hiermee kan een bepaalde declaratie direct worden aangepast, mocht dat nodig zijn. Vaak is er de behoefte om alleen bepaalde declaraties te controleren (bijvoorbeeld declaraties boven een bepaald bedrag); de medewerker kan er dan voor kiezen alleen deze selectie van declaraties te controleren om vervolgens de rest van de declaraties ineens te controleren. Dit kan de medewerker doen door in het overzicht een vinkje te zetten in het vakje naast Declaratienummer en vervolgens te kiezen voor 'Controle verwerken'. 

Controleren

Een declaratie kan worden gecontroleerd door op het hamertje te klikken, zoals te zien in bovenstaande afbeelding. In het scherm dat vervolgens wordt geopend heb je de mogelijkheid om alle regels uit te klappen en deze op juistheid na te lopen. Indien een declaratie onjuist is heeft een medewerker de volgende opties:

1. Bij een onjuiste codering kan de declaratie worden bewerkt (let op: het bedrag kan niet worden aangepast!)
   
2. Bij onterecht ingediende declaratieregel(s) of een foutief ingevoerd bedrag bestaat de mogelijkheid om de declaratieregel(s) af te keuren of zelfs te verwijderen
   
3. Bij onduidelijkheid, om wat voor reden dan ook, kan een mening worden gevraagd
   
   

Mogelijkheden bij Controleren

Zodra de declaratie na controle juist is bevonden kiest de medewerker voor Gecontroleerd en zal de declaratie doorgaan naar het onderdeel Exporteren.

• Related Articles

• Declaratie configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Declaraties, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Declareren. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze ...

• Favoriete declaraties (voor terugkomende declaraties)

  In het menu-onderdeel Favorieten, vind je een overzicht met de door jou als favoriet gemarkeerde declaraties. Favoriete declaraties kunnen handig zijn als je meer dan eens dezelfde onkosten moet declareren. Als dit overzicht leeg is, betekent het dat ...

• Een declaratie aanmaken

  In het menu-onderdeel Declaraties onder Declareren vind je een overzicht van jouw aangemaakte declaraties die nog verzonden moeten worden of in behandeling zijn bij een medewerker. Vanuit hier kun je nieuwe declaraties toevoegen. Declaraties kunnen ...

• Voortgang declaraties

  In Spend Cloud kun je de voortgang van het beoordelen van de declaraties bijhouden. Je vind dit menu via Declareren / Voorgang. Meer informatie over dit menu In dit menu vind je per medewerker een tijdsbestek van hoeveel dagen een declaratie ...

• Declaraties-procuratie inrichten

  In het menu-onderdeel ‘Procuratie’ kun je instellen op welk niveau de declaraties moeten worden beoordeeld. Nieuwe procuratie toevoegen Met een procuratieniveau kun je aangeven tot welk bedrag een medewerker mag beoordelen. Als er een procuratie van ...