De default rechtensets kan door de applicatiebeheerder gebruikt worden om de standaard rechtensets per module vanuit de Spend Cloud te raadplegen. Deze rechtensets worden tijdens een implementatie ingericht door de consultant. Hierbij is er rekening gehouden met functiescheidingen. Het is echter mogelijk dat de standaard rechtensets door wijzigingen of andere redenen niet meer te raadplegen zijn in jouw Spend Cloud-omgeving. In de bijlage van dit artikel kun je de standaard rechtensets vinden en eventueel aanmaken.
Module Factuurverwerking
Standaard rollen
Factuurverwerking crediteurenadministratie: De crediteurenadministratie is verantwoordelijk voor het toevoegen, coderen, verzenden en exporteren van facturen.
Het verwijderen van facturen in het menu Coderen adviseren wij standaard uit te zetten, zodat er geen gat in het boekstuknummer reeks ontstaat. Iets wat accountants niet wenselijk vinden. Een foutief toegevoegde factuur met een boekstuknummer zou je in dat geval definitief kunnen afkeuren.
Factuurverwerking tekenbevoegd: De tekenbevoegde (budgethouder) is verantwoordelijk voor het beoordelen van facturen.
Het bewerken of verwijderen van ‘Gekoppelde bestanden’ en ‘Gekoppelde facturen’ zou je indien gewenst uit kunnen zetten in deze rechtenset.
Factuurverwerking Inzage archief: Het kunnen inzien van facturen in het archief. Afhankelijk van waar je in de organisatiestructuur de rol aanmaakt kun je een gedeelte of alle facturen zien.
Het bewerken of verwijderen van ‘Gekoppelde bestanden’ en ‘Gekoppelde facturen’ adviseren wij uit te zetten voor deze inzage rechtenset.
Applicatiebeheerder: (specifiek voor Factuurverwerking de instellingen benoemen)
Applicatiebeheer > Factuurverwerking > Postbus
Applicatiebeheer > Factuurverwerking > Procuratie
Module Inkoop
Standaard rollen
Inkoopadministratie: De inkoopafdeling is verantwoordelijk voor het beheer van de inkooporders. Afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden kan de inkoopafdeling ook orders beoordelen, leveranciers beoordelen en/of orderaanvragen verrijken.
Inkoop Aanvrager / Beoordelaar: De aanvrager is verantwoordelijk voor het aanvragen van de orders. Afhankelijk van het procuratiebedrag kan je zelf de order plaatsen of zal iemand met een hoger bedrag een beoordeling moeten doen.
Inkoop Inzage archief: Het kunnen inzien van inkooporders in het archief. Afhankelijk van waar je in de organisatiestructuur de rol aanmaakt kun je een gedeelte of alle inkooporders zien.
Het ‘Kopiëren’ van orders en ‘Ontvangsten terugdraaien’ zouden voor deze rechtenset uit moeten staan.
Het bewerken of verwijderen van ‘Gekoppelde bestanden’ en ‘Gekoppelde orders’ adviseren wij uit te zetten voor deze inzage rechtenset.
Applicatiebeheerder: (specifiek voor Inkoop de instellingen benoemen)
Applicatiebeheer > Inkoop > Procuratie
Module Kas & Pas
Standaard rollen
Kas & Pas administratie: De kas&pas administratie is verantwoordelijk voor het coderen van de saldorekening, exporteren van boeken en het afsluiten van (onterechte) openstaande boeken.
Kas & Pas medewerker/beoordelaar: De pashouder is de mededwerker met de pas die uitgaven mag doen.
Pasbeoordelaar: De pasbeoordelaar is de medewerker die aan het einde een periode de uitgaven en/of bonnen controleert.
Applicatiebeheerder: (specifiek voor Kas & Pas de instellingen benoemen)
Geen specifieke module menu’s voor Kas & Pas
Module Contractbeheer
Standaard rollen
Contractadministratie: De contractadministratie is verantwoordelijk voor het toevoegen, registreren en monitoren van de contracten.
Contracteigenaar: De contracteigenaar is verantwoordelijk voor het eventueel bevestigen en beoordelen van het contract.
Contract Betrokkene: De contract betrokkene heeft toegang tot de gekoppelde contracten en kan eventueel notificaties ontvangen.
Applicatiebeheerder: (specifiek voor Contractbeheer de instellingen benoemen)
Geen specifieke module menu’s voor Contractbeheer
Module Declareren
Standaard rollen
Declaratie medewerker: De declaratie medewerker heeft de mogelijkheid om declaraties in te dienen.
Declaratie beoordelaar: De declaratie beoordelaar mag tot aan een bepaald bedrag declaraties beoordelen.
Declaratie administrateur: De declaratie administrateur is verantwoordelijk voor het monitoren- en het exporteren van declaraties.
Applicatiebeheerder: (specifiek voor Declareren de instellingen benoemen)
Applicatiebeheer > Declareren > Procuratie