E-mails
Vanuit het menuonderdeel E-mails in Applicatiebeheer>Algemeen, kun je de e-mails die worden verzonden vanuit de Spend Cloud aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer er een factuur moet worden beoordeeld, een periode moet worden afgesloten of wanneer een declaratie is afgekeurd.
Er zijn een aantal algemene e-mails en e-mails per module. De e-mails zijn opgesteld met een standaard tekst en uitleg. Hieronder leggen we uit hoe je zo’n e-mail kunt aanpassen. In de e-mails kunnen verschillende tags worden gebruikt om de e-mail te personaliseren. Afhankelijk van de e-mail die je wilt aanpassen, kunnen de beschikbare tags afwijken.
E-mail aanpassen
Klik in het overzicht op de e-mail die je wilt aanpassen. In het voorbeeld hieronder gaan we de ‘Wachtwoord vergeten’ e-mail aanpassen.
Na de omschrijving en de module van het bericht vind je de beschikbare tags. Door op een tag te klikken wordt deze toegevoegd in het bericht. Zo kun je het bericht aanvullen met specifieke informatie voor de ontvangers van het bericht.
Als jouw omgeving beschikbaar is in meerdere talen, dan kun je het bericht in al die talen aanpassen.
Bij het onderwerp kun je de titel van de e-mail bedenken. Standaard staat hier de tekst ‘Nieuw wachtwoord’ aangevuld met de tag <application_name>. De titel van de e-mail wordt hiermee: Nieuw wachtwoord Spend Cloud.
Je kunt hier ook zelf iets anders van maken. Zo is de naamswijziging naar Spend Cloud onlangs doorgevoerd in het hele systeem. Als je denkt dat jouw collega’s nog niet genoeg bekend zijn met ‘Spend Cloud’, zou je het onderwerp kunnen wijzigen naar: Nieuw <application_name> wachtwoord (ProActive). De titel wordt hiermee: Nieuw Spend Cloud wachtwoord (ProActive).
Vervolgens kun je met het bericht aan de slag. Dit bericht is de inhoud van de e-mail.
Door in het hoekje aan de rechteronderkant van het vakje te klikken, vast te houden en te slepen, kun je het tekstvak groter maken.
De standaardtekst voor deze e-mail is:
Uw nieuwe wachtwoord voor Spend Cloud is: <br/><br/> <password><br/>Indien u uw gebruikersnaam niet verkregen heeft of deze u onbekend is kunt u contact opnemen met de applicatiebeheerder van Spend Cloud.<br/><br/>Indien u zelf geen nieuw wachtwoord heeft proberen op te vragen, is het mogelijk dat iemand ongeoorloofd toegang probeert te verkrijgen tot uw account. Het IP adres vanaf waar de request gedaan is, is: <ip_address>
Naast de tags kun je hierin ook gebruik maken van html tags om de layout van de tekst te bepalen. Zo zie je in de standaardtekst de tag <br/> terugkomen. Dit geeft een regeleinde aan en begint een nieuwe lijn (enter) in de e-mail. Onderaan dit artikel vind je een aantal html tags die je kunt gebruiken voor de layout.
Als je binnen jouw organisatie een informele aanspreekvorm gewend bent, zou je de tekst kunnen aanpassen met ‘je’ en ‘jouw’. Ook zou je de tag <application_link> kunnen toevoegen, zodat de ontvanger van de e-mail direct vanuit de mail kan doorklikken naar jullie Spend Cloud omgeving. Tot slot zou je de tag voor het IP adres kunnen weglaten als je hier als beheerder geen interesse in hebt en je denkt dat jouw collega’s dit verwarrend vinden.
Verwijder de tag <password> niet. Anders wordt er geen nieuw wachtwoord aangemaakt voor de ontvanger van het bericht en zal deze alsnog niet kunnen inloggen in de Spend Cloud.
HTML tags
Veel gebruikte html tags voor de opmaak van een bericht zijn:
<br/> Gebruik deze tag na een zin om de volgende zin op een nieuwe regel te beginnen.
<b>Tekst tussen deze tekens wordt dikgedrukt weergegeven</b>
<i>Tekst tussen deze tekens wordt schuin weergegeven</i>
<u>Tekst tussen deze tekens wordt onderstreept weergegeven</u>
Related Articles
Berichten op het dashboard plaatsen
In het menu-onderdeel Mededelingen onder het algemene applicatiebeheer, kun je mededelingen aanmaken die bij gebruikers of andere beheerders op het dashboard komen te staan. Je vindt hier ook een overzicht van alle eerder aangemaakte mededelingen. ...Data opschonen binnen Factuurverwerking
Bekijk deze webinar voor meer informatie over housekeeping en het verwijderen van data. Binnen de Spend Cloud verwerken we veel data. In principe verwijderen we geen data, mits daarom wordt gevraagd. Het is als gebruiker mogelijk om zelf e-mails te ...Gegevensbewaring
Vanwege de AVG mogen we de verzamelde gegevens niet langer bewaren dan nodig. Om te kunnen voldoen aan deze regelgeving kun je nu de bewaartermijnen voor specifieke gegevens uit de Spend Cloud definiëren. In dit artikel leggen we stap voor stap uit ...Relaties beheren
Binnen de Spend Cloud worden relaties gebruikt voor het boeken van facturen, verplichtingen & contracten en bij het koppelen van leveranciers. Via Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties kun je alle relaties inzien en beheren. Er zijn verschillende ...Algemene configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Algemeen, vind je instellingen die van toepassing zijn op de gehele Spend Cloud. Zo kun je hier instellingen vinden voor het inloggen in de Spend Cloud, wachtwoordvereisten, taal-instellingen en de gegevens ...