Een bewaarplek van een contract toevoegen
In het optionele onderdeel Bewaarplekken vind je een overzicht van alle bewaarplekken. Een bewaarplek is de plaats waar het fysieke document is gearchiveerd.
Een bewaarplek toevoegen
Door een bewaarplek toe te voegen kun je tijdens het registreren van een contract aangeven waar het fysieke document is gearchiveerd. Je kunt ook een bewaarplek bewerken door op het potloodje te klikken achteraan de regel. Zo kun je de naam van een bewaarplek aanpassen. De nieuwe naam zal automatisch bij alle contracten die geregistreerd zijn met de bewaarplek worden getoond.
Door bovenaan het overzicht van bewaarplekken op de knop ‘Toevoegen’ te klikken, kun je een nieuwe bewaarplek aanmaken.
Geef als eerste de naam op van de fysieke bewaarplek. Bijvoorbeeld: ‘Archiefkast, lade A’. Nadat je op ‘Opslaan’ hebt geklikt kan de bewaarplek direct worden gekozen bij het registreren van het contract.
Als je een bewaarplek de status ‘Passief’ geeft, kan deze bewaarplek niet meer worden gekozen bij het registreren van contracten. De bewaarplek blijft wel zichtbaar bij contracten die geregistreerd zijn met deze bewaarplek.
Related Articles
Een contract toevoegen via het menu-onderdeel Toevoegen
Om een contract in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de menu-onderdelen Postbus of Toevoegen. Contracten die per post zijn binnengekomen en zijn ingescand, kun je uploaden op de pagina Toevoegen. Papieren contracten digitaliseren Om ...
Een contract in afwachting van bevestiging
Bij een contractverlenging of –beëindiging kun je aangegeven dat je nog in afwachting bent van een bevestiging. De contracten waarbij dit het geval is worden weergegeven met de status ‘In afwachting van bevestiging’. Als je de bevestiging van de ...
Een contract toevoegen en verwerken via het menu-onderdeel Postbus
Om een contract in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de menu-onderdelen Postbus of Toevoegen. In de postbus van Contractbeheer vind je alle contracten die per e-mail zijn binnengekomen via het ingestelde ontvangstadres. Een contract ...
Een contractsoort toevoegen
In het menu-onderdeel Soorten van het applicatiebeheer van contractbeheer, vind je een overzicht van alle contractsoorten. De contractsoorten die hier zijn toegevoegd, kun je selecteren bij het registreren van een contract. Zo kun je aangeven om wat ...
Vrije velden bij contracten
Het is mogelijk om vrije velden aan te maken in Spend Cloud. Deze vrije velden zijn zichtbaar bij het registreren van contracten. Zo kun je bijvoorbeeld ‘Kenteken’ toevoegen als vrij veld, zodat je bij een leasecontract ook het kenteken van de auto ...