Een bewaarplek van een contract toevoegen
In het optionele onderdeel Bewaarplekken vind je een overzicht van alle bewaarplekken. Een bewaarplek is de plaats waar het fysieke document is gearchiveerd.
We raden af om bewaarplekken toe te voegen en te beheren in Spend Cloud. Vanuit onze best practise adviseren we alle contracten te digitaliseren en geen fysieke bewaarplekken aan te houden of dit te registreren bij contracten.
Een bewaarplek toevoegen
Door een bewaarplek toe te voegen kun je tijdens het registreren van een contract aangeven waar het fysieke document is gearchiveerd. Je kunt ook een bewaarplek bewerken door op het potloodje te klikken achteraan de regel. Zo kun je de naam van een bewaarplek aanpassen. De nieuwe naam zal automatisch bij alle contracten die geregistreerd zijn met de bewaarplek worden getoond.
Door bovenaan het overzicht van bewaarplekken op de knop ‘Toevoegen’ te klikken, kun je een nieuwe bewaarplek aanmaken.
Geef als eerste de naam op van de fysieke bewaarplek. Bijvoorbeeld: ‘Archiefkast, lade A’. Nadat je op ‘Opslaan’ hebt geklikt kan de bewaarplek direct worden gekozen bij het registreren van het contract.
Als je een bewaarplek de status ‘Passief’ geeft, kan deze bewaarplek niet meer worden gekozen bij het registreren van contracten. De bewaarplek blijft wel zichtbaar bij contracten die geregistreerd zijn met deze bewaarplek.