Uitgangspunten in de inrichting volgens Best Practice

1. Er wordt al gewerkt met de module Factuurverwerking en het Best Practice Factuurverwerkingsproces van factuur toevoegen tot exporteren
   
2. Voor de Best Practice Contractbeheer wordt er gewerkt met het ideale contractbeheer werkproces.
   
1. Uitgangspunt hierbij is om het aantal decentrale acties te minimaliseren. Oftewel, alleen een actiemoment bij de contracteigenaar voor de uiterste opzegdatum met daarbij de vraag of het contract (1) verlengd of (2) beëindigd moet worden. Alle andere handelingen in het proces zou je centraal willen beleggen om de kwaliteit te kunnen waarborgen.
3. Als contractsoorten en contractgroepen waarop contracten kunnen worden geregistreerd maken wij standaard als basis 'Facilitair, 'HRM', 'ICT' en 'Vastgoed' aan zodat er direct gestart kan worden en ervaring kan worden opgedaan met het contractbeheer werkproces.
   
1. Deze contractsoorten kunnen uiteraard naar wens aangepast of uitgebreid worden, maar maak de lijst met keuzes niet te lang. Hou er rekening mee dat de meeste medewerkers zoeken op relatie (crediteur) en als de lijst te lang is dan weten medewerkers niet meer welke zij moeten kiezen.
   
2. Deze contractgroepen kunnen uiteraard ook naar wens aangepast of uitgebreid worden. Vraag je hierbij kritisch af wie er naast de contracteigenaar (standaard al toegang tot het contract waarvoor diegene verantwoordelijk is) en de contractbeheer administrateurs (zien standaard al alle contracten) nog meer bepaalde contracten moeten kunnen inzien op basis van een inzage groep. Het beheerden en onderhouden zorgt namelijk voor meer applicatiebeheer en dat wil je zoveel mogelijk voorkomen. 
   
4. Voor de top 100 crediteuren (op basis van aantal facturen) een analyse maken voor welke crediteuren een contract geregistreerd moet worden. Dit kan een belangrijke crediteur zijn waarvoor je een raamovereenkomst zou willen registreren of omdat er terugkerende kosten van toepassing zijn zoals huur van een pand, energie voorschotnota's of een maandelijkse softwarelicentie.