Een contract registreren
Nadat een contract is toegevoegd in Spend Cloud kun je de gegevens van het contract invullen (registreren) in het menu-onderdeel Registreren. Door vanuit het registreren-overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van het contract kunt invullen.
Registreren
Aan de rechterkant van de registratie-pagina wordt de contractscan weergegeven. Als de contractscan uit meerdere pagina’s bestaat, kun je in de afbeelding naar beneden scrollen om de overige pagina’s te bekijken. Je kunt ook de contractscan downloaden of openen in een apart venster door de iconen bovenin de scan te gebruiken.
Als je de optie ‘Mening vragen’ gebruikt vanuit bijvoorbeeld de Postbus of het Archief, wordt het e-mailverkeer dat hieruit ontstaat weergegeven onder de kop ‘Correspondentie’. Deze knop vind je onder de weergave van de contractscan.
Aan de linkerkant van de pagina, kun je alle gegevens voor de registratie invullen. Het contractnummer en de administratie zijn bij het toevoegen van het contract al bepaald en zijn daarom niet aanpasbaar.
- Relatie
Indien de relatie bekend is in Spend Cloud, zal de tekstherkenning op basis van het IBAN-, btw- en het KvK-nummer de relatie voor je invullen. Indien de relatie niet bekend is, kun je de relatie selecteren uit de keuzelijst. Controleer de gegevens van de relatie bij Relaties als de relatie ook niet voorkomt in de keuzelijst.
- Contractgegevens kopiëren
Indien er meerdere contracten voor de betreffende relatie aanwezig zijn, dan heb je de mogelijkheid om de gegevens van het eerder geregistreerde contract over te nemen.
- Titel
Hier geef je de titel van het contract op. Deze titel wordt in het overzicht en de selectievelden weergegeven. Het is daarom raadzaam om een zo duidelijk mogelijke titel op te geven.
- Soort
Hier geef je op wat voor een soort contract je aan het registreren bent. Mocht de gewenste contractsoort er niet tussen staan, kan deze worden toegevoegd in het applicatiebeheer.
- Omschrijving
Geef hier (indien nodig) een omschrijving van het contract mee.
- Referentienummer
Hier vul je het referentienummer in.
- Contracteigenaar
Een contracteigenaar is de persoon die het contract na de registratie zal bevestigen en daarna zal beoordelen. Dit houdt in dat deze medewerker zal beslissen of het contract uiteindelijk moet worden verlengd of moet worden beëindigd. Alleen de medewerkers waarbij in hun rol is gespecificeerd dat zij contracteigenaar zijn, worden in deze keuzelijst weergegeven.
- Actie
Hier kun je kiezen welke actie een contracteigenaar moet uitvoeren nadat het contract is geregistreerd. Afhankelijk van uw instellingen, kun je ‘Te bevestiging’ of ‘Te registreren’ selecteren. Standaard zal hier ‘Te bevestigen’ worden weergegeven. Dit betekent dat het contract na het afronden van de registratie ter bevestiging naar de contracteigenaar wordt verzonden. De contracteigenaar heeft dan de mogelijkheid om de registratie goed te keuren of af te keuren. Als je de optie ‘Te registreren’ tot jouw beschikking hebt, kun je het contract ter registratie naar de contracteigenaar versturen. Dit betekent dat de contracteigenaar de mogelijkheid heeft om alle of een aantal gegevens van het contract zelf te registreren.
- Onderhevig aan prijswijzigingen (indien ingeschakeld in jouw omgeving)
Hier kun je aangeven of het contract onderhevig is aan structurele prijswijzigingen. Dit is vaak het geval bij huurcontracten waar de prijs jaarlijks wordt verhoogd. Op het moment dat je hier kiest voor ‘Ja’, verschijnen er velden waar je de frequentie van de verhoging kunt aangeven, de datum waarop de prijs van het contract wordt gewijzigd en eventueel een omschrijving kunt toevoegen van de verhoging. Deze gegevens worden gebruikt voor de notificatie die wordt verzonden (een maand voor de ingevulde datum) om de prijs dan te wijzigen.
Op het moment dat het contract onderhevig is aan prijswijzigingen, komt het contract in het overzicht van het menu ‘Prijswijzigingen’. Met de juiste rechten kun je hier
de prijs van het contract aanpassen met een bepaald percentage of bedrag.
- Factuurmoment
Hier geef je aan op welk moment de factuur, die bij het contract hoort, binnenkomt. Dat kan bijvoorbeeld aan het begin of einde van de maand zijn. Als dit aan het begin van de maand gebeurt, kies je hier voor ‘Vooraf’. Als je hier een keuze maakt, verschijnt het veld ‘Factuurwijze’. Hier kun je aangeven hoe vaak er een factuur zal binnenkomen.
- Facturen automatisch goedkeuren
Je hebt de mogelijkheid om de facturen die bij het contract horen automatisch te laten goedkeuren als deze binnenkomen. Dit betekent dat de factuur niet meer beoordeeld hoeft te worden door een medewerker, nadat de financiële administratie de factuur heeft gecodeerd. De factuur wordt meteen doorgestuurd naar het exporteren overzicht. Als je hier voor ‘Ja’ kiest, zullen er twee nieuwe velden verschijnen. Hier kun je aangeven wat de maximale prijstolerantie op de factuur mag zijn. Hierdoor kan een factuur alsnog automatisch worden goedgekeurd als het factuurbedrag enigszins verschilt van het door jouw opgegeven factuurbedrag.
In de configuratie van jouw omgeving is een standaard afwijkingstolerantie ingesteld. Als je op de infoballon naast deze velden klikt, zie je wat de standaard ingestelde afwijkingstolerantie is. Deze standaard-waarde zal worden gebruikt op het moment dat je de velden leeg laat. Als je bij deze velden een nieuwe afwijkingstolerantie invult, is deze waarde leidend voor dit contract.
- Fysieke locatie
Afhankelijk van jouw instellingen heb je de mogelijkheid om aan te geven waar het fysieke contract wordt bewaard. Bijvoorbeeld ‘De archiefkast, nummer 2B’. De gegevens die worden weergegeven in de keuzelijst, kun je instellen in het applicatiebeheer bij het menu-onderdeel Bewaarplekken.
- Bewaartermijn in jaren
Hier kun je aangeven hoeveel jaren het fysieke contract bewaard moet blijven.
Contractperiode
Na het invullen van de algemene informatie ga je door naar de specifieke gegevens van de contractperiode.
- Ingangsdatum
Hier kun je de ingangsdatum van het contract in te vullen.
- Soort
Bij soort geef je aan of dit een contract voor bepaalde of onbepaalde tijd is. Als je voor bepaalde tijd hebt gekozen, verschijnen er extra velden. Deze zijn hieronder aangegeven met een ‘*’.
* Looptijd
Geef hier aan wat de looptijd van het contract is.
* Einddatum
Als je de looptijd hebt ingevuld, zal Spend Cloud automatisch de einddatum voor je berekenen. Je kunt van deze automatisch gegenereerde datum afwijken, door zelf een andere datum te selecteren.
- Opzegtermijn
Hier kun je aangeven wat de opzegtermijn is. Wanneer er geen opzegtermijn is kun je hier ‘0’ invoeren.
* Uiterste opzegdatum
Als je de looptijd, de einddatum en de opzegtermijn hebt ingevuld, kan Spend Cloud de uiterste opzegdatum automatisch voor je invullen. Je kunt van deze automatisch gegenereerde datum afwijken door zelf een andere datum te selecteren.
- Kosten excl. btw
Hier geef je aan hoeveel er wordt gefactureerd. Als je bijvoorbeeld één factuur per jaar krijgt, vul je hier het bedrag in wat op de jaarlijkse factuur zal staan. Als de factuur maandelijks binnenkomt, vul je hier het bedrag per maand in. Als de kosten op de binnengekomen factuur hoger blijken te zijn dan hier is aangegeven, zal Spend Cloud een melding geven.
- Actiemoment
Bij ‘Actiemoment’ kun je aangeven op welke datum Spend Cloud een actiemoment moet genereren. Als de datum van het actiemoment is bereikt, krijgt de contracteigenaar een notificatie per e-mail en moet hij of zij bepalen of het contract moet worden verlengd of beëindigd.
- Notificatiedatum contracteigenaar / Informeer contracteigenaar op
Je kunt ervoor kiezen om de contracteigenaar een extra notificatie te sturen voordat de datum van het actiemoment is bereikt. Dit is handig als de contracteigenaar van tevoren tijd nodig heeft om te onderzoeken of het contract straks verlengd of beëindigd moet worden. Hier kies je vanaf welke datum deze notificatie moet worden verstuurd.
- Herhaal elke
Als je ervoor kiest om de contracteigenaar een extra notificatie te versturen, kun je deze melding eventueel laten herhalen. Je kunt ervoor kiezen om deze melding iedere maand of iedere week te versturen tot het actiemoment is bereikt. Hetzelfde kun je doen voor een contractbetrokkene.
- Notificatiedatum betrokkenen / Informeer betrokkenen op
Als er medewerkers betrokken zijn bij het contract, kun je deze medewerkers ook een notificatie e-mail laten ontvangen. Deze kun je toevoegen nadat je op ‘Opslaan’ hebt geklikt.
- Verlengingsvorm
In het contract wordt vaak aangegeven wat de verlengingsvorm is. Hier kun je dit gegeven voor jouw eigen registratie invullen, zodat je dit niet hoeft op te zoeken als je besluit het contract te verlengen.
- Bestanden en notities koppelen
Hier kun je ervoor kiezen om een bestand en/of een notitie toe te voegen. Als je deze optie of opties aanvinkt, kun je in de vervolgstap deze bestanden en/of notities toevoegen.
- Codering vastleggen
Als je ook met de module Verplichtingen werkt, heb je de mogelijkheid om de codering van het contract vast te leggen.
Om de registratie op te slaan, klik je bovenaan de pagina op ‘Doorgaan’. In de vervolgstappen heb je de mogelijkheid om betrokkenen toe te voegen, bestanden te koppelen en de codering vast te leggen.
Verzenden
Contracten die zijn geregistreerd krijgen de status ‘Te verzenden’ in het overzicht. Deze status kun je herkennen aan het papieren vliegtuig-icoon.
Door een contract te verzenden wordt deze doorgestuurd naar de contracteigenaar voor verdere verwerking.
Related Articles
Contractgegevens registreren door contracteigenaar
Tijdens het registreren van het contract worden de voorwaarden van het contract ingevoerd in Spend Cloud. Afhankelijk van de instellingen moet de contracteigenaar, nadat het contract (gedeeltelijk) is geregistreerd, de registratie aanvullen. Het ...Een contract verlengen of beëindigen
Bij het passeren van een actiemoment, moet een contracteigenaar aangeven of het contract moet worden verlengd of beëindigd. Afhankelijk van de keuze die wordt gemaakt tijdens het beoordelen, wordt er een notificatie naar de uitvoerder gestuurd om het ...Een contract toevoegen en verwerken via het menu-onderdeel Postbus
Om een contract in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de menu-onderdelen Postbus of Toevoegen. In de postbus van Contractbeheer vind je alle contracten die per e-mail zijn binnengekomen via het ingestelde ontvangstadres. Een contract ...Een contract definitief afkeuren
Je kunt een contract op verschillende plekken definitief afkeuren, als je hiervoor de juiste rechten hebt. Het definitief afkeuren van een contract is mogelijk vanuit de menu-onderdelen Registreren en Afgekeurd. Door een contract definitief af te ...Een contract in afwachting van bevestiging
Bij een contractverlenging of –beëindiging kun je aangegeven dat je nog in afwachting bent van een bevestiging. De contracten waarbij dit het geval is worden weergegeven met de status ‘In afwachting van bevestiging’. Als je de bevestiging van de ...