Een contract toevoegen en verwerken via het menu-onderdeel Postbus
Om een contract in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de menu-onderdelen Postbus of Toevoegen. In de postbus van Contractbeheer vind je alle contracten die per e-mail zijn binnengekomen via het ingestelde ontvangstadres.
Een contract stuur je naar de postbus op het e-mailadres [klantnaam]@contract.spend.cloud
De binnengekomen e-mails moeten gecontroleerd worden op spam, de inhoud van het contract en indien van toepassing, worden toegewezen aan een administratie. Daarna kunnen de e-mails worden verwerkt en worden de contracten doorgestuurd naar het onderdeel Registreren.
E-mail controleren
Door op de e-mail te klikken in het overzicht of op het potlood-icoon aan het einde van de regel, kun je de e-mail inclusief bijlagen bekijken. Op deze pagina kun je vervolgens controleren of de e-mail ook daadwerkelijk een contract betreft. Als dit het geval is geef je aan bij welk boekjaar en, indien van toepassing, aan welke administratie het contract toebehoort.
Je kunt onderaan de pagina bij ‘Bestanden’ aangeven hoe de bijlage(s) moeten worden verwerkt. Door bijlages te verslepen, kun je de volgorde aanpassen. Zo kun je de vervolgpagina’s onder de eerste pagina van het contract plaatsen. Je kunt de bijlagen op verschillende manieren verwerken. De volgende opties zijn mogelijk:
- Nieuw contract: Als het de eerste of enige pagina van een contract is.
- Vervolg: Als het een vervolgpagina is van het bovenstaande contract.
- Bijlage: Dit is een aanvulling op het contract, zoals een afbeelding.
- Negeer: Als het bestand niet verwerkt hoeft te worden.
Nadat je op ‘Opslaan’ hebt geklikt zal de e-mail klaar worden gezet om te worden verwerkt. Als je kiest voor ‘Verwerken’ zal deze direct worden doorgestuurd naar Registreren.
Indien je nog vragen hebt over het contract, kun je binnen de e-mail in de postbus de knop ‘Mening vragen’ gebruiken. Hiermee kun je een vraag uitzetten naar een medewerker of een extern contactpersoon, voordat je het contract naar het onderdeel Registreren verzendt.
E-mail verwerken
E-mails met contracten die zijn gecontroleerd krijgen de status ‘Te verzenden’. Deze kun je herkennen aan het papieren vliegtuig-icoon. Door de e-mails in het overzicht te selecteren en daarna op ‘Verwerken’ bovenaan het overzicht te klikken, worden de contracten binnen de e-mails verwerkt en doorgestuurd naar het onderdeel Registreren.